IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del
dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il
Codice in
materia di protezione dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 4, comma 1, lett. d) del citato Codice,
il quale individua i dati sensibili;
Considerato che, ai sensi dell'art. 26, comma 1, del Codice, i
soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i
dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorita' e, ove
necessario, con il consenso scritto degli interessati,
nell'osservanza dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice,
nonche' dalla legge e dai regolamenti;
Considerato che il trattamento dei dati in questione puo' essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 40 del Codice);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi' superflua la
richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di
numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di
quelle in scadenza il 31 dicembre 2005, armonizzando le prescrizioni
gia' impartite alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano
provvisorie e a tempo determinato, ai sensi dall'art. 41, comma 5,
del Codice, e, in particolare, efficaci per il periodo di diciotto
mesi;
Considerata la necessita' di garantire il rispetto di alcuni principi
volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i
trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta'
fondamentali, nonche' per la dignita' delle persone, e in
particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali
sancito all'art. 1 del Codice;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili e'
effettuato da parte di soggetti operanti in diversi settori di
attivita' economiche di seguito individuate;
Visto l'art. 167 del Codice;
Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i dati
trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di
trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;
Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico
di cui all'Allegato B) al medesimo Codice, recanti norme e regole
sulle misure di sicurezza;
Visto l'art. 41 del Codice;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale
ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;
Autorizza
il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 4, comma 1, lett.
d), del Codice, fatta eccezione dei dati idonei a rivelare la vita
sessuale, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi e
i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo
l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo
da escluderne il trattamento quando le finalita' perseguite nei
singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente,
dati anonimi od opportune modalita' che permettano di identificare
l'interessato solo in caso di necessita', in conformita' all'art. 3
del Codice.
Capo I
ATTIVITA' BANCARIE, CREDITIZIE, ASSICURATIVE,
DI GESTIONE DI FONDI, DEL SETTORE TURISTICO,
DEL TRASPORTO ED ALTRE ATTIVITA' AUTORIZZATE
1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione:
- a) imprese autorizzate all'esercizio dell'attivita' bancaria e
creditizia o assicurativa ed organismi che le riuniscono, anche se in
stato di liquidazione coatta amministrativa;
- b) societa' ed altri organismi che gestiscono fondi-pensione o di
assistenza, ovvero fondi o casse di previdenza;
- c) societa' ed altri organismi di intermediazione finanziaria, in
particolare per la gestione o l'intermediazione di fondi comuni di
investimento o di valori mobiliari;
- d) societa' ed altri organismi che emettono carte di credito o
altri mezzi di pagamento, o che ne gestiscono le relative operazioni;
- e) imprese che svolgono autonome attivita' strettamente connesse e
strumentali a quelle indicate nelle precedenti lettere, e relative
alla rilevazione dei rischi, al recupero dei crediti, a lavorazioni
massive di documenti, alla trasmissione dati, all'imbustamento o allo
smistamento della corrispondenza, nonche' alla gestione di esattorie
o tesorerie;
- f) imprese che operano nel settore turistico o alberghiero o del
trasporto, agenzie di viaggio e operatori turistici;
- g) operatori economici autorizzati a svolgere la propria attivita'
in base ad autorizzazione comunque resa ai sensi delle norme
contenute nel regio decreto 18 giugno 1931, n. 773 (T.u.l.p.s.) o nel
decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 112.
2) Finalita' del trattamento.
La presente autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta,
limitatamente ai dati e alle operazioni indispensabili per adempiere
agli obblighi anche precontrattuali che i soggetti di cui al punto 1)
assumono, nel proprio settore di attivita', al fine di fornire
specifici beni, prestazioni o servizi richiesti dall'interessato.
L'autorizzazione e' rilasciata anche per adempiere o per esigere
l'adempimento ad obblighi previsti, anche in materia fiscale e
contabile, dalla normativa comunitaria, dalla legge, dai regolamenti,
o dai contratti collettivi, o prescritti da autorita' od organi di
vigilanza o di controllo nei casi indicati dalla legge o dai
regolamenti.
Il trattamento avente tali finalita' puo' riguardare anche la tenuta
di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di
altri documenti necessari per espletare compiti di organizzazione o
di gestione amministrativa di imprese, societa', cooperative o
consorzi.
3) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati
trattati.
Il trattamento puo' riguardare i dati sensibili attinenti ai soggetti
ai quali sono forniti i beni, le prestazioni o i servizi, in misura
strettamente pertinente a quanto specificamente richiesto
dall'interessato che, ove necessario, abbia manifestato il proprio
consenso scritto ed informato. Nei medesimi limiti, e' possibile
trattare dati relativi a terzi, allorche' non sia altrimenti
possibile procedere alla fornitura al beneficiario dei beni, delle
prestazioni o dei servizi.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari
di trattamenti, la manifestazione di volonta' deve riferirsi
specificamente a ciascuno di essi.
4) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati, nei limiti strettamente
pertinenti al perseguimento delle finalita' di cui al punto 2), a
soggetti pubblici o privati, ivi compresi fondi e casse di previdenza
ed assistenza o societa' controllate e collegate ai sensi dell'art.
2359 del codice civile, nonche', ove necessario, ai familiari
dell'interessato.
I titolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale
comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in
accoglimento di una richiesta dell'interessato (art. 7, comma 3,
lettera c), del Codice), devono conservare un elenco dei destinatari
delle comunicazioni effettuate, recante un'annotazione delle
specifiche categorie di dati comunicati.
I dati sensibili non possono essere diffusi.
Capo II
SONDAGGI E RICERCHE
1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione e finalita' del
trattamento.
Imprese, societa', istituti ed altri organismi o soggetti privati, ai
soli fini del compimento di sondaggi di opinione, di ricerche di
mercato o di altre ricerche campionarie.
Il sondaggio o la ricerca devono essere effettuati per scopi
puntualmente determinati e legittimi, noti all'interessato.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati
trattati.
Il trattamento puo' riguardare i dati attinenti ai soggetti che
abbiano manifestato il proprio consenso informato e che abbiano
risposto a questionari o ad interviste effettuate nell'ambito di
sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche
campionarie.
Il consenso deve essere manifestato in ogni caso per iscritto.
I dati personali di natura sensibile possono essere trattati solo se
il trattamento di dati anonimi non permette al sondaggio o alla
ricerca di raggiungere i suoi scopi.
3) Conservazione dei dati.
Il trattamento successivo alla raccolta non deve permettere di
identificare gli interessati, neanche indirettamente, mediante un
riferimento ad una qualsiasi altra informazione.
I dati personali, individuali o aggregati, devono essere distrutti o
resi anonimi subito dopo la raccolta, e comunque non oltre la fase
contestuale alla registrazione dei campioni raccolti. La
registrazione deve essere effettuata senza ritardo anche nel caso in
cui i campioni siano stati raccolti in numero elevato.
Entro tale ambito temporale, resta ferma la possibilita' per il
titolare della raccolta, nonche' per i suoi responsabili o
incaricati, di utilizzare i dati personali al fine di verificare
presso gli interessati la veridicita' o l'esattezza dei campioni.
4) Comunicazione dei dati.
I dati sensibili non possono essere ne' comunicati, ne' diffusi.
I campioni del sondaggio o della ricerca possono essere comunicati o
diffusi in forma individuale o aggregata, sempre che non possano
essere associati, anche a seguito di trattamento, ad interessati
identificati o identificabili.
Capo III
ATTIVITA' DI ELABORAZIONE DI DATI
1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione.
Imprese, societa', istituti ed altri organismi o soggetti privati,
titolari autonomi di un'attivita' svolta nell'interesse di altri
soggetti, e che presuppone l'elaborazione di dati ed altre operazioni
di trattamento eseguite in materia di lavoro, ovvero a fini
contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali.
2) Prescrizioni applicabili.
Il trattamento e' regolato dalle autorizzazioni:
- a) n. 1/2005, rilasciata il 21 dicembre 2005, concernente il
trattamento dei dati sensibili a cura, in particolare, delle parti di
un rapporto di lavoro qualora le finalita' perseguite siano quelle
indicate al punto 3) di tale autorizzazione;
- b) n. 4/2005, rilasciata il 21 dicembre 2005, riguardante il
trattamento dei dati sensibili ad opera dei liberi professionisti e
di altri soggetti equiparati, qualora le finalita' perseguite siano
quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari
di trattamenti, la manifestazione di volonta' deve riferirsi
specificamente a ciascuno di essi.
Capo IV
ATTIVITA' DI SELEZIONE DEL PERSONALE
1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione e finalita' del
trattamento.
La presente autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta, alle
agenzie per il lavoro e agli altri soggetti che, in conformita' alla
legge, svolgono, nell'interesse di terzi, attivita' di
intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla
ricollocazione professionale.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati
trattati.
Il trattamento puo' riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di
salute e l'origine razziale ed etnica dei candidati all'instaurazione
di un rapporto di lavoro o di collaborazione, solo se la loro
raccolta e' giustificata da scopi determinati e legittimi ed e'
strettamente indispensabile per instaurare tale rapporto.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei
familiari o dei conviventi dei candidati e' consentito con il
consenso scritto degli interessati e qualora sia finalizzato al
riconoscimento di uno specifico beneficio in favore dei candidati, in
particolare ai fini di un'assunzione obbligatoria o del
riconoscimento di un titolo derivante da invalidita' o infermita', da
eventi bellici o da ragioni di servizio.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari
di trattamenti, la manifestazione di volonta' deve riferirsi
specificamente a ciascuno di essi.
Il trattamento deve riguardare le sole informazioni strettamente
pertinenti a tale finalita', sia in caso di risposta a questionari
inviati anche per via telematica, sia nel caso in cui i candidati
forniscano dati di propria iniziativa, in particolare attraverso
l'invio di curricula.
Non e' consentito il trattamento dei dati:
- a) idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di
altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati,
associazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale,
l'origine razziale ed etnica, e la vita sessuale;
- b) inerenti a fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore;
- c) in violazione delle norme in materia di pari opportunita' o
volte a prevenire discriminazioni.
3) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute e l'origine razziale ed
etnica possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti
al perseguimento delle finalita' di cui ai punti 1) e 2), a soggetti
pubblici o privati che siano specificamente menzionati nella
dichiarazione di consenso dell'interessato.
I dati sensibili non possono essere diffusi.
4) Norme finali.
Restano fermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai
regolamenti.
Capo V
MEDIAZIONE A FINI MATRIMONIALI
1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione.
La presente autorizzazione e' rilasciata alle imprese, alle societa',
agli istituti e agli altri organismi o soggetti privati che
esercitano, anche attraverso agenzie autorizzate, un'attivita' di
mediazione a fini matrimoniali o di instaurazione di un rapporto di
convivenza.
2) Finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata ai soli fini dell'esecuzione dei
singoli incarichi conferiti in conformita' alle leggi e ai
regolamenti.
3) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare i soli dati sensibili attinenti alle
persone direttamente interessate al matrimonio o alla convivenza.
Non e' consentito il trattamento di dati relativo a persone minori di
eta' in base all'ordinamento del Paese di appartenenza o, comunque,
in base alla legge italiana.
4) Categorie di dati oggetto di trattamento.
Il trattamento puo' riguardare i soli dati e le sole operazioni che
risultino indispensabili in relazione allo specifico profilo o alla
personalita' descritto o richiesto dalle persone interessate al
matrimonio o alla convivenza.
I dati devono essere forniti personalmente dai medesimi interessati.
L'informativa preliminare al consenso scritto deve porre in
particolare evidenza le categorie di dati trattati e le modalita'
della loro comunicazione a terzi.
5) Comunicazione dei dati.
I dati possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti
all'esecuzione degli specifici incarichi ricevuti.
I titolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale
comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in
accoglimento di una richiesta dell'interessato (art. 7, comma 3,
lettera c), del Codice), devono conservare un elenco dei destinatari
delle comunicazioni effettuate, recante un'annotazione delle
specifiche categorie di dati comunicati.
L'eventuale diffusione anche per via telematica di taluni dati
sensibili deve essere oggetto di apposita autorizzazione di questa
Autorita'.
6) Norme finali.
Restano fermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai
regolamenti, in particolare nell'ambito della legge penale e della
disciplina di pubblica sicurezza, nonche' in materia di tutela dei
minori.
Capo VI
PRESCRIZIONI COMUNI A TUTTI I TRATTAMENTI
Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi
indicati si applicano, altresi', le seguenti prescrizioni:
1) Dati idonei a rivelare lo stato di salute.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute deve
essere effettuato anche nel rispetto dell'autorizzazione n. 2/2005,
rilasciata il 21 dicembre 2005.
Il trattamento dei dati genetici non e' consentito nei casi previsti
dalla presente autorizzazione.
2) Modalita' di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 11 e 14 del
Codice, dagli articoli 31 e seguenti del Codice e dall'Allegato B) al
Codice, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato
unicamente con operazioni, nonche' con logiche e mediante forme di
organizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto alle
finalita' indicate nei capi che precedono.
La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola
direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato (fermo restando
quanto previsto dall'art. 84, comma 1, del Codice), in plico chiuso o
con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti
non autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di
cortesia.
Resta inoltre fermo l'obbligo di informare l'interessato, ai sensi
dell'art. 13, commi 1, 4 e 5 del Codice, anche quando i dati sono
raccolti presso terzi.
3) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1,
lett. e) del Codice, i dati sensibili possono essere conservati per
un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le
finalita', ovvero per adempiere agli obblighi o agli incarichi
menzionati nei precedenti capi. A tal fine, anche mediante controlli
periodici, deve essere verificata costantemente la stretta
pertinenza, non eccedenza e indispensabilita' dei dati rispetto al
rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o
cessati, anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di
propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche,
risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono
essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma
di legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica
attenzione e' prestata per l'indispensabilita' dei dati riferiti a
soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le
prestazioni e gli adempimenti.
Restano fermi i diversi termini di conservazione previsti dalle leggi
o dai regolamenti.
Resta altresi' fermo quanto previsto nel capo II in materia di
sondaggi e di ricerche.
4) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione
della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una
richiesta di autorizzazione a questa Autorita', qualora il
trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni
suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prendera' in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi
dell'art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da
circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non
considerate nella presente autorizzazione.
5) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento e dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o
limiti piu' restrittivi in materia di trattamento di dati personali
e, in particolare:
- a) dalla legge 20 maggio 1970, n. 300;
- b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135;
- c) dal decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276.
Restano altresi' fermi gli obblighi di legge che vietano la
rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui
profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonche' gli
obblighi deontologici, previsti anche dai codici deontologici e di
buona condotta adottati in attuazione dell'art. 12 del Codice.
Resta ferma, infine, la possibilita' di diffondere dati anonimi anche
aggregati.
6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° gennaio
2006 fino al 30 giugno 2007, salve eventuali modifiche che il Garante
ritenga di dover apportare in conseguenza di eventuali novita'
normative rilevanti in materia.
La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana.
Roma, 21 dicembre 2005
Roma, 21 dicembre 2005
Il presidente
Pizzetti
Il segretario generale
Buttarelli
Il relatore
Fortunato