A tutte le amministrazioni
pubbliche
La legge 4 gennaio 1968, n. 15, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
n. 23 del 27 gennaio 1968, ha introdotto norme profondamente
innovative per quanto concerne la produzione agli organi della
pubblica amministrazione, da parte dei cittadini, di atti e
documenti, nonche' la formazione, il rilascio e la conservazione
degli stessi da parte della pubblica amministrazione.
In particolare, l'art. 2 della citata legge n. 15/1968 dispone che
i cittadini possono produrre, in sostituzione delle certificazioni,
dichiarazioni debitamente sottoscritte sugli stati, sulle condizioni
personali, sui fatti e requisiti espressamente indicati (data e luogo
di nascita, residenza, cittadinanza, godimento dei diritti politici,
stato di celibe, coniugato o vedovo, stato di famiglia, esistenza in
vita, nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o
discendente, posizione agli effetti degli obblighi militari,
iscrizione ad albi ed elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione).
L'art. 3 prevede la facolta' per i cittadini di produrre ai
competenti organi della pubblica amministrazione dichiarazioni
temporaneamente sostitutive della prescritta documentazione per
fatti, stati e qualita' personali (oltre quelli indicati nell'art. 2)
stabiliti con specifici regolamenti predisposti dai Ministeri e dagli
altri enti pubblici.
Solo al momento di procedere all'emanazione dei provvedimenti
favorevoli ai cittadini che hanno prodotto le dichiarazioni
temporaneamente sostitutive, le amministrazioni richiederanno agli
interessati la presentazione della normale documentazione.
L'art. 4 prevede la possibilita' di produrre, in luogo degli atti
notori, dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorieta' concernenti
fatti, stati o qualita' personali che siano a diretta conoscenza
degli interessati.
Le disposizioni recate dai citati articoli della legge n. 15/68
risultano estremamente innovative non solo per la concreta
possibilita' offerta ai cittadini di evitare la produzione della
tradizionale documentazione, ma anche per quanto attiene alle
competenze attribuite per l'autentica delle sottoscrizioni.
La legge n. 15/68 dispone infatti che tale competenza spetti ai
notai, cancellieri, segretari comunali, funzionari incaricati dal
sindaco e funzionari competenti a ricevere la documentazione.
In questa sede, si vuole richiamare l'attenzione proprio su
quest'ultima disposizione.
Pertanto, non dovranno essere istituiti uffici appositi per le
autenticazioni, in quanto, si ribadisce, lo stesso ufficio competente
a ricevere la documentazione deve essere messo in grado di provvedere
direttamente all'autenticazione nell'arco normale del lavoro
d'ufficio, dotandolo delle attrezzature e delle strumentazioni
necessarie.
Gli articoli 5 e 6 disciplinano la facolta' per i cittadini di
comprovare la data ed il luogo di nascita, la residenza, lo stato di
celibe, coniugato o vedovo e ogni stato e qualita' personale mediante
esibizione di documenti anche d'identita' rilasciati dalla pubblica
amministrazione, contenenti l'attestazione dei dati richiesti.
In questo caso, la semplice esibizione del documento e la
trascrizione dei dati che interessano su un modulo sottoscritto
dall'interessato e dal pubblico funzionario sono sufficienti a
sostituire la produzione dei relativi certificati.
Infine, preme richiamare le disposizioni dell'art. 10 sugli
accertamenti d'ufficio: le pubbliche amministrazioni tassativamente
non possono richiedere ai cittadini la produzione del certificato di
assenza di precedenti penali e di carichi pendenti, ne' atti o
certificati concernenti fatti, stati e qualita' personali che
risultino attestati in documenti gia' in loro possesso o che esse
stesse siano tenute a certificare.
I rimanenti articoli della legge n. 15/68 prevedono ulteriori
agevolazioni per i cittadini.
Con circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri - Ufficio
riforma dell'amministrazione - Prot. n. 778/808 del 21 ottobre 1968,
pubblicata nel Bollettino ufficiale del Ministero di grazia e
giustizia n. 22 del 30 novembre 1968, che si allega in copia, sono
state diramate istruzioni per l'applicazione della legge 4 gennaio
1968, n. 15, con specifico riferimento all'azione amministrativa da
porre in essere per raggiungere le finalita' agevolative per il
cittadino, perseguite dalla legge in questione.
Si deve sottolineare che tale legge conferisce ai cittadini veri e
propri diritti soggettivi nei confronti della pubblica
amministrazione e che per larga parte contiene norme applicabili
immediatamente, senza bisogno di ulteriori disposizioni attuative.
La portata largamente innovativa delle disposizioni legislative non
ha trovato soddisfacente riscontro sul piano applicativo; gli
accertamenti svolti dallo scrivente Dipartimento hanno messo in
evidenza la sostanziale inoperativita' della legge n. 15/68,
soprattutto per quanto concerne la previsione dell'art. 2
(autocertificazione) e l'emanazione dei regolamenti di cui all'art.
3, nonche' degli articoli 5, 6 e 10.
Si rende pertanto necessario che tutte le amministrazioni pubbliche
realizzino le piu' opportune iniziative di carattere organizzativo e
funzionale per superare gli inconvenienti evidenziati.
In particolare, ai fini di una corretta e sollecita applicazione
della normativa, dovranno essere svolte le seguenti attivita':
brevi corsi di formazione per il personale dipendente sulla
normativa recata dalla legge n. 15/68 e modalita' di applicazione
della stessa all'interno dell'amministrazione o ente;
predisposizione della necessaria modulistica da utilizzare per
l'autocertificazione, sulla falsariga dell'allegato 1/ A alla citata
circolare n. 778/808 della Presidenza del Consiglio dei Ministri e
per la trascrizione dei dati dai documenti esibiti (secondo quanto
previsto dall'art. 6).
diramazione agli uffici periferici delle istruzioni applicative.
Per quanto concerne l'art. 3 della legge n. 15/68, le
amministrazioni pubbliche dovranno emanare regolamenti che prevedano
la piu' ampia casistica di rilascio, da parte dei cittadini, di
dichiarazioni temporaneamente sostitutive, limitando la produzione
della rituale documentazione solo ai casi ritenuti indispensabili per
l'inizio o per il prosieguo dell'iter di formazione del provvedimento
amministrativo.
Lo scrivente Dipartimento rappresenta l'opportunita' che i
commissari di Governo promuovano periodiche riunioni dei responsabili
degli uffici pubblici maggiormente interessati all'applicazione della
legge n. 15/68 per verificarne lo stato di attuazione, con
particolare riferimento all'art. 3.
Le amministrazioni in indirizzo pubblicizzeranno capillarmente i
contenuti fondamentali della legge nonche' la facolta' per i
cittadini di segnalare alle autorita' competenti proposte, eventuali
casi di inadempienze, ritardi e omissioni, utilizzando i piu' moderni
mezzi di penetrazione, quali radio e televisione, comunicati stampa,
opuscoli esplicativi, manifesti affissi all'interno di uffici
pubblici, bandi di concorso, etc....
I "messaggi" di pubblicizzazione dovranno chiaramente indicare che
la facolta' conferita ai cittadini dalla legge n. 15/68 si riferisce
solamente alla documentazione richiesta a corredo di domande
presentate alla pubblica amministrazione per ottenere atti
amministrativi (esemplificativamente, la liquidazione di una
pensione, l'iscrizione in albo professionale, il rilascio della
patente di guida o di una licenza commerciale), con esclusione dei
rapporti interprivatistici e della documentazione inerente
l'attivita' giudiziaria.
Tenuto conto delle prevedibili difficolta' organizzative ed
operative, si indica la data del 31 maggio 1989 quale termine ultimo
entro cui adottare i provvedimenti finalizzati alla migliore
applicazione della legge e per predisporre le iniziative di
diffusione fra i cittadini, nelle forme in precedenza indicate ovvero
nei modi ritenuti piu' efficaci ed opportuni.
Per quanto concerne i regolamenti di cui all'art. 3, qualora entro
la stessa data del 31 maggio 1989 gli stessi non risultassero
emanati, per le amministrazioni statali provvedera' lo scrivente
Dipartimento, esercitando i poteri sostitutivi.
Per le altre amministrazioni il Dipartimento pubblicizzera'
ampiamente e capillarmente le inadempienze, che potrebbero comportare
precise responsabilita' omissive.
Nel ribadire alle amministrazioni l'obbligatorieta' di attuazione
della normativa recata della legge n. 15/68, si rappresenta che i
dirigenti delle competenti unita' organiche delle amministrazioni
sono da ritenersi direttamente e personalmente responsabili della
corretta e puntuale applicazione delle disposizioni legislative in
questione; lo scrivente Dipartimento, nell'esercizio delle competenze
attribuite dalla legge 29 marzo 1983, n. 93 - legge quadro sul
pubblico impiego, si riserva di procedere all'effettuazione di
sopralluoghi e di verifiche a campione.
Il Ministro: CIRINO POMICINO