Alle amministrazioni pubbliche
1. UFFICIO PER LE RELAZIONI CON IL PUBBLICO.
L'art. 12 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29,
concernente razionalizzazione dell'organizzazione delle
amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di
pubblico impiego, dispone che le amministrazioni, al fine di
garantire la piena attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241,
istituiscano uffici per le relazioni con il pubblico nell'ambito
della propria struttura e nel contesto della ridefinizione delle
unita' organiche.
A tali uffici sono attribuite le seguenti competenze:
servizi all'utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo
III della legge n. 241/1990;
informazioni all'utenza relative agli atti ed allo stato dei
procedimenti;
ricerca ed analisi finalizzate alla formulazione di proposte sugli
aspetti organizzativi e logistici del rapporto con l'utenza;
promozione ed attuazione di iniziative di comunicazione di
pubblica utilita' per assicurare la conoscenza di normative, servizi
e strutture.
Un adeguato supporto informativo allo svolgimento delle predette
attivita' e' assicurato dalla istituzione, prevista dall'art. 11 del
citato decreto legislativo n. 29/1993, di "Servizi polifunzionali di
accesso alle amministrazioni pubbliche" sulla base di modelli e
sistemi di interconnessione definiti dall'Autorita' per l'informatica
nella P.A. di cui al decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39,
utilizzando le risorse finanziarie previste dall'art. 26 della legge
11 marzo 1988, n. 67, per la realizzazione di progetti finalizzati.
Al fine di favorire una compiuta ed omogenea attuazione del
disposto dell'art. 12 del decreto legislativo n. 29/1993, lo
scrivente Dipartimento propone di seguito un "modello" di
organizzazione dell'ufficio per le relazioni con il pubblico al quale
le amministrazioni potranno fare riferimento, con gli opportuni
adattamenti in funzione delle dimensioni, delle risorse e delle
esperienze maturate, nonche' dell'attivita' svolta e del relativo
assetto organizzativo.
Livello dell'ufficio.
L'ufficio per le relazioni con il pubblico e' istituito come unita'
organica centrale con funzioni di promozione, programmazione,
organizzazione e coordinamento, la quale, compatibilmente con la
struttura delle amministrazioni, puo' articolarsi in unita' operative
periferiche.
Ad esso e' preposto un dirigente appartenente al piu' elevato
livello previsto dall'ordinamento dell'amministrazione, al quale e'
affidata la responsabilita' di organizzare, con carattere di forte
sinergia ed integrazione, l'attivita' delle "aree" in cui si articola
l'ufficio.
Ai sensi dell'art. 12, terzo comma,' del decreto legislativo n.
29/1993, le amministrazioni avranno cura di assegnare all'ufficio,
nell'ambito delle vigenti dotazioni organiche, personale con idonea
qualificazione in campo commerciale e con elevata capacita' di
relazione con il pubblico.
Al fine di garantire un primo, omogeneo impatto con la nuova
normativa, sara' opportunamente adeguato il programma di formazione
attualmente operativo presso la Scuola superiore della pubblica
amministrazione in materia di comunicazione.
Struttura dell'ufficio.
L'ufficio introduce presso le amministrazioni pubbliche una nuova
funzione, destinata a riprodurre al loro interno quella utile
dialettica che nell'azienda oppone l'area commerciale a quella della
produzione, con il fine di concorrere a riorientare le attivita'
pubbliche dagli adempimenti formali ai risultati sostanziali
apprezzati dall'utenza.
Di norma, l'ufficio per i rapporti con il pubblico si articola,
quindi, in due distinte aree di attivita', fortemente integrate:
Area "analisi e ricerche sull'utenza".
Rappresenta la "superficie di contatto" dell'amministrazione con
l'utenza, di cui valuta sistematicamente il grado di soddisfazione
dei servizi pubblici e l'evoluzione dei bisogni quali-quantitativi,
analizzando i risultati di studi, ricerche e sondaggi ed utilizzando,
quale supporto informativo, banche dati automatizzate.
L'attivita' dell'area e' funzionale alla programmazione delle
iniziative di comunicazione e di formazione ed alla formulazione di
proposte di adeguamento organizzativo, procedurale ed operativo
dell'amministrazione.
Area "comunicazione".
Progetta ed attua, secondo il disposto dell'art. 12, quarto comma,
del decreto legislativo n. 29/1993 e sulla base delle informazioni
prodotte dall'area "analisi e ricerche sull'utenza", nonche' delle
proprie competenze professionali, iniziative di comunicazione di
pubblica utilita' volte ad assicurare, attraverso l'utilizzazione
degli opportuni strumenti (grafici, editoriali, audiovisivi,
radiotelevisivi, telematici, multimediali, pubblicitari, di
comunicazione istituzionale integrata e connessa ad eventi), ai fini
di assicurare la conoscenza di normative, servizi e strutture.
A tale scopo, intrattiene sistematici rapporti con gli organismi
ufficiali di comunicazione.
Cura l'accesso agli atti amministrativi da parte dell'utenza ai
sensi della legge n. 241/1990 ed organizza presso gli uffici
operativi periferici, sulla base delle specifiche e dei modelli di
interconnessione definiti dall'Autorita' per l'informatica nella P.A.
e d'intesa con il Dipartimento della funzione pubblica e con i
comitati metropolitani, "Servizi polifunzionali di accesso"
finalizzati alla erogazione all'utenza di informazioni sugli atti e
sullo stato dei procedimenti amministrativi.
2. DISCIPLINA DELLE ATTIVITA' DI COMUNICAZIONE DI PUBBLICA UTILITA'
SVOLTE DALLE AMMINISTRAZIONI DELLO STATO.
In attuazione delle disposizioni normative recate dall'art. 12,
quarto comma, del decreto legislativo n. 29/1993, le amministrazioni
dello Stato attuano le iniziative di comunicazione di pubblica
utilita' di propria competenza avvalendosi del Dipartimento per
l'informazione e l'editoria della Presidenza del Consiglio dei
Ministri quale struttura centrale di servizio, secondo un piano
annuale di coordinamento da sottoporre all'approvazione del
Presidente del Consiglio dei Ministri.
A tali fini, le Amministrazioni dello Stato trasmettono annualmente
al citato Dipartimento della Presidenza del Consiglio dei Ministri,
entro il 31 ottobre, un programma di realizzazione di iniziative di
comunicazione di pubblica utilita' da attuarsi l'anno successivo in
relazione alla specifica attivita' istituzionale svolta dalle singole
amministrazioni, corredato dalle necessarie indicazioni in ordine
alla copertura finanziaria ed agli strumenti d'intervento di cui alle
competenze, dell'"area comunicazione".
I programmi di carattere pubblicitario dovranno essere corredati
dalla documentazione prevista dall'art. 5 della legge n. 67/1987,
anche al fine della prevista informazione alla commissione per la
pubblicita' della pubblica amministrazione ed al garante.
Il Dipartimento per l'informazione e l'editoria sottoporra' alla
commissione di coordinamento istituita presso il Dipartimento della
funzione pubblica, per un parere di merito, una coerente ipotesi di
piano annuale di comunicazione che verra' successivamente sottoposto
all'approvazione del Presidente del Consiglio dei Ministri.
Eventuali piani integrativi determinati da emergenze e/o da
particolari sopravvenienze saranno trasmessi ed approvati con le
stesse modalita'.
Il Dipartimento per l'informazione e l'editoria svolgera' una
costante attivita' di consulenza sia per gli aspetti di merito che
procedurali nella fase di predisposizione dei programmi annuali da
parte delle amministrazioni.
I rapporti, anche convenzionali, esistenti con l'Istituto
Poligrafico dello Stato, con il servizio pubblico radiotelevisivo,
con le agenzie di stampa e informazioni e con altri enti
costituiranno elementi di integrazione ed adeguamento dei programmi
proposti dalle singole amministrazioni.
3. COMMISSIONE DI COORDINAMENTO.
Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sara'
istituita presso il Dipartimento della funzione pubblica una
commissione di coordinamento per l'attuazione della normativa recata
dagli articoli 11 e 12 del decreto legislativo n. 29/1993, composta
da rappresentanti del predetto Dipartimento, di quello per
l'informazione e l'editoria, della Scuola superiore della pubblica
amministrazione e dai responsabili degli uffici per le relazioni con
il pubblico.
La commissione svolgera' attivita' consultiva relativa a:
coordinamento delle fasi di attuazione del modello organizzativo
dell'ufficio per le relazioni con il pubblico;
definizione e aggiornamento dei programmi di formazione
professionale;
parere sul piano annuale di comunicazione di pubblica utilita'.
Lo scrivente Dipartimento resta a disposizione per eventuali
richieste di delucidazioni o di ulteriori informazioni e rappresenta
l'opportunita' che le amministrazioni regionali e gli enti locali,
nell'ambito della propria autonomia organizzativa, assumano nella
materia, pur con gli adattamenti dimensionali e qualitativi
necessari, determinazioni sostanzialmente omogenee alle indicazioni
fornite con la presente circolare, per favorire parita' di
prestazioni e di servizi nell'intero sistema pubblico.
p. Il Ministro: SACCONI