Al Dipartimento della pubblica
sicurezza
Alla Direzione generale per
l'amministrazione generale e per
gli affari del personale
Alla Direzione generale
dell'amministrazione civile
Alla Direzione generale degli
affari dei culti
Alla Direzione generale dei servizi
civili
Alla Direzione generale della
protezione civile e dei servizi
antincendi
All'Ufficio centrale per gli affari
legislativi e le relazioni
internazionali
All'Ufficio centrale per i problemi
delle zone di confine e delle
minoranze etniche
Il capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, introduce
nell'ordinamento il principio generale dell'accessibilita' ai
documenti amministrativi da parte di chiunque vi abbia interesse per
la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
In attuazione della previsione di cui all'art. 24, comma 2, della
predetta legge, il Governo ha adottato il decreto del Presidente
della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, recante la disciplina delle
modalita' di esercizio e dei casi di esclusione del diritto in esame.
Dalla cennata normativa, sia legislativa che regolamentare,
scaturisce, tra l'altro, il dovere per ciascuna amministrazione di
adottare adeguate misure organizzative per il piu' agevole esercizio
del diritto di accesso da parte dell'interessato.
Al fine di delineare gli interventi a tal uopo necessari, un gruppo
di lavoro, costituito all'interno della commissione interdirezionale
di studio della legge n. 241 e composto da rappresentanti di questo
Gabinetto, del Dipartimento della pubblica sicurezza e delle
Direzioni generali del personale e della protezione civile, ha
elaborato un documento - nel quale vengono tracciati i vari aspetti
della materia in relazione alle esigenze organizzative di questa
Amministrazione - fatto proprio, poi, dalla stessa commissione
interdirezionale.
Come comunicato con nota pari numero del 2 aprile scorso, la
Presidenza del Consiglio dei Ministri ha altresi' risolto
recentemente la questione dei costi di riproduzione e delle tariffe
da applicare per il rilascio di copia dei documenti ai quali
l'interessato intende accedere, fissando, tra l'altro, una tariffa
omnicomprensiva da corrispondere mediante applicazione di marche da
bollo ordinarie.
Definita la questione da ultimo ricordata e sulla base di quel
documento, occorre procedere all'individuazione delle misure
organizzative necessarie per il concreto esercizio del diritto di
accesso, che tengano conto, nel rispetto di quanto previsto dall'art.
22, comma 3, della legge n. 241 e dal richiamato regolamento
governativo, dei percorsi che il cittadino puo' intraprendere per
accedere agevolmente al documento che lo interessa in relazione alle
peculiarita' strutturali e funzionali della sede centrale e di quelle
periferiche dell'Amministrazione dell'interno.
Nel fornire al riguardo le linee di indirizzo di seguito riportate,
si pregano codesti uffici, nell'ambito delle rispettive competenze,
di voler impartire - attenendosi ad esse - agli uffici centrali e
periferici interessati ogni piu' opportuna disposizione atta a
consentire l'agevole esercizio del diritto di accesso nei confronti
degli atti e dei documenti in possesso di questa Amministrazione.
1) Ufficio per le informazioni sulle modalita' di esercizio del
diritto di accesso.
Lo spirito della disciplina in esame, improntato alla piu' ampia
apertura e disponibilita' della pubblica amministrazione verso il
cittadino, suggerisce di affrontare subito il tema del primo contatto
tra utente ed ufficio pubblico - consistente nella presentazione
dell'istanza di accesso - momento questo particolarmente delicato,
che dovra' essere reso il meno difficoltoso e disagevole possibile.
In tale ottica, per quanto concerne l'Amministrazione centrale,
l'Ufficio relazioni pubbliche del Ministero, ubicato al piano terra
del palazzo Viminale, fornira' agli interessati le notizie per
l'individuazione dell'ufficio - tra quelli indicati nell'unito elenco
(allegato 1) - incaricato di dare le informazioni sulle modalita' di
esercizio del diritto di accesso e sui relativi costi, nonche' di
indicare, in relazione all'oggetto della richiesta, l'ufficio
competente a formare l'atto conclusivo del procedimento o a detenerlo
stabilmente.
Tale soluzione si rende necessaria in virtu' della constatazione
che l'ufficio relazioni pubbliche, allo stato attuale, non sarebbe in
grado, per la tipologia della struttura, di espletare le funzioni
suddescritte.
Gli uffici intermedi cosi' individuati - corrispondenti agli uffici
coordinamento ed affari generali delle singole Direzioni generali -
potranno, invece, assicurare un idoneo servizio di informazione a
favore degli interessati, ai quali andra', tra l'altro, indicato con
precisione l'ufficio destinatario dell'istanza di accesso.
E' evidente che il sistema delineato, che tiene conto dell'attuale
struttura ministeriale, potra' essere modificato ove la medesima
venga sottoposta a revisione in conseguenza di nuove disposizioni
legislative ovvero in relazione al mutamento delle esigenze
organizzative.
Al fine di una ancor piu' agevole individuazione, da parte degli
interessati, degli uffici competenti, l'ufficio relazioni pubbliche
dovra' disporre di un elenco sistematico contenente tutte le unita'
organizzative dell'apparato ministeriale con l'indicazione delle
rispettive competenze e dell'ubicazione delle stesse.
A tal uopo, gli uffici in indirizzo vorranno far pervenire un
quadro prospettico comprensivo degli elementi ora descritti
all'ufficio organizzazione della Direzione generale per
l'amministrazione generale e per gli affari del personale.
Per le sedi periferiche dell'Amministrazione, si ritiene invece
preferibile demandare ai relativi dirigenti l'individuazione,
nell'ambito delle rispettive strutture organizzative, dell'ufficio
incaricato di fornire tutte le informazioni sulle modalita' di
esercizio del diritto di accesso e sui relativi costi, nonche' di
indicare l'ufficio competente a formare o a detenere stabilmente
l'atto conclusivo del procedimento.
Cio' in virtu' dell'opportunita' di consentire alla sede periferica
la scelta del modello organizzativo piu' consono alla singola realta'
locale.
Sempre allo scopo del piu' agevole esercizio del diritto di accesso
da parte del cittadino, le sedi periferiche dovranno curare la
divulgazione, con i mezzi ritenuti piu' idonei (tra gli altri, targhe
segnaletiche all'interno delle sedi, distribuzione di opuscoli,
comunicati stampa, ecc.), delle informazioni relative agli uffici,
alle rispettive competenze e all'ubicazione degli stessi.
In tutti i casi, nei locali degli uffici per le relazioni con il
pubblico, eventualmente istituiti, nonche' in quelli degli uffici
incaricati di fornire le informazioni sul diritto di accesso, dovra'
essere posto a disposizione dei cittadini materiale informativo circa
le categorie di documenti relativi ai procedimenti di competenza
degli uffici di appartenenza (Ministero, prefetture, questure,
comandi provinciali dei Vigili del fuoco, ecc.), le tariffe da
corrispondere per il rilascio di copie di documenti, i moduli per la
richiesta di accesso ai documenti ed ogni altra informazione utile
all'accesso.
2) Presentazione dell'istanza di accesso.
Circa le modalita' di presentazione della domanda di accesso, il
decreto del Presidente della Repubblica n. 352/92 detta, agli
articoli 3 e 4, una disciplina puntuale ed esauriente, in particolare
per quanto riguarda l'accesso informale.
In tal caso e rinviando al predetto art. 3, la richiesta potra'
essere rivolta verbalmente ed accolta immediatamente con la
contestuale effettuazione dell'accesso.
In virtu' dell'art. 4 del nominato decreto presidenziale, l'istanza
formale di accesso, se consegnata personalmente dall'interessato,
verra' presentata all'ufficio competente a formare l'atto conclusivo
del procedimento o a detenerlo stabilmente, che sara' tenuto a
rilasciare ricevuta e ad apporre sulla richiesta il timbro con la
data di presentazione, data dalla quale decorrera' - in conformita'
al comma 5 dello stesso art. 4 - il termine di trenta giorni per la
conclusione del procedimento.
Non e' inutile sottolineare che le istanze di cui si tratta
dovranno essere compilate in modo da rendere possibile
l'individuazione del documento oggetto dell'accesso nonche'
l'identificazione del richiedente e la prova dell'interesse
personale.
Per le richieste pervenute a mezzo del servizio postale, la data di
presentazione sara' quella in cui l'istanza perviene all'ufficio
competente, il quale ultimo provvedera' ad inoltrare immediatamente
all'interessato che l'abbia richiesto la ricevuta dell'istanza.
E' ovvio che non potranno essere prese in considerazione richieste
generiche che non consentano l'identificazione del documento cui si
vuole accedere, fermo restando il dovere dell'ufficio competente di
facilitarne l'individuazione.
Nel caso di richiesta irregolare od incompleta l'ufficio
competente, entro dieci giorni, dovra' darne tempestiva comunicazione
al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento od altro
mezzo idoneo ad accertarne la ricezione.
In tal caso il termine iniziale decorrera' dalla data di ricezione
da parte dell'ufficio competente della richiesta regolarizzata o
completata.
Le istanze erroneamente indirizzate ad ufficio diverso da quello
competente verranno immediatamente trasmesse a quest'ultimo.
3) Identificazione dei soggetti che esercitano il diritto di accesso.
All'atto della presentazione dell'istanza di accesso, i richiedenti
dovranno esibire preventivamente un valido documento di
identificazione.
Coloro che eserciteranno lo stesso diritto ma in rappresentanza di
persone giuridiche e di enti, oltre al documento di identificazione
personale, dovranno produrre idoneo titolo che attesti il proprio
potere rappresentativo.
Nel caso di rappresentanza di persone fisiche (a parte i casi di
rappresentanza legale), tale titolo consistera' in un atto di delega
dell'interessato, la cui sottoscrizione dovra' essere autenticata a
norma dell'art. 20 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.
L'identificazione del richiedente andra' effettuata da parte
dell'ufficio competente ad esaminare la richiesta di accesso.
In relazione a cio', al fine di facilitare, presso gli uffici
ministeriali, i cennati adempimenti, l'Ispettorato generale di
pubblica sicurezza del Viminale provvedera' a rilasciare fotocopia
del documento depositato presso lo stesso Ispettorato al momento
dell'ingresso nel compendio, sulla quale verra' posto il timbro e la
firma dell'operatore incaricato. Lo stesso sistema potra' essere
adottato negli altri uffici ove vengono effettuate analoghe
operazioni di controllo al momento dell'ingresso del pubblico.
4) Accoglimento della richiesta di accesso. Rifiuto, limitazione o
differimento dell'accesso.
L'atto con il quale si informa dell'accoglimento della richiesta di
accesso dovra' contenere l'indicazione dell'ufficio, completa della
sede presso cui rivolgersi, nonche' di un congruo periodo di tempo,
comunque non inferiore a 15 giorni, per prendere visione dei
documenti o per ottenerne copia.
Come stabilito dall'art. 7 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352/92, l'atto di rifiuto, limitazione o differimento
dell'accesso richiesto in via formale dovra' essere adeguatamente
motivato.
5) Rilascio copie e rimborso delle spese di riproduzione.
Nel momento in cui la domanda di accesso verra' accolta,
l'interessato potra' consultare ed estrarre copia del documento
dichiarato accessibile.
A proposito delle tariffe da applicare per il rilascio di copie di
documenti, la Presidenza del Consiglio dei Ministri ha fissato un
corrispettivo omnicomprensivo (costo della carta, spese di
funzionamento del fotoriproduttore, ecc.) in lire 500 per il rilascio
da 1 a 2 copie, in lire 1000 da 2 a 4 copie e cosi' di seguito, da
corrispondere mediante applicazione di marche da bollo ordinarie da
annullare con il datario a cura dell'ufficio ricevente l'istanza di
accesso.
6) Modalita' di esercizio dell'accesso.
La visione del documento oggetto della richiesta di accesso avra'
luogo presso l'ufficio che lo ha formato o che lo detiene in forma
stabile. Potranno anche destinarsi locali idonei per un agevole esame
dei documenti, curando tuttavia che vengano adottate le opportune
misure di vigilanza.
In caso di accesso a documenti mediante estrazione di copie ovvero
a documenti raccolti o conservati mediante strumenti informatici,
l'accesso sara' consentito esclusivamente con l'ausilio di personale
dell'Amministrazione. Ove tecnicamente possibile, copia dei dati
informatizzati potra' essere rilasciata sugli appositi supporti
forniti dal richiedente.
Trascorso il periodo indicato nella comunicazione di accoglimento
della domanda, di cui al punto 4), senza che il richiedente abbia
preso visione del documento, lo stesso, ove vorra' accedere al
medesimo documento, dovra' presentare una nuova richiesta.
7) Archivi delle istanze di accesso.
In attuazione dell'art. 11 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352/92, presso gli archivi di ciascun ufficio dovranno
istituirsi apposite sezioni per l'archiviazione delle richieste di
accesso, se possibile con sistemi automatizzati.
In attesa della realizzazione generalizzata dell'automazione, in
ciascun archivio si dovra' comunque provvedere a registrare i dati
(soggettivi, oggettivi e cronologici) delle richieste di accesso e
dei relativi procedimenti.
Tali dati verranno raccolti ed aggregati dagli uffici indicati
nell'art. 1, mentre, a livello periferico, andranno trasmessi da
ciascun ufficio dell'Amministrazione alla prefettura territorialmente
competente, per una loro aggregazione su base provinciale.
Gli uffici a competenza territoriale regionale, analogamente,
forniranno i medesimi dati alla prefettura che ha sede nel capoluogo
di regione.
Gli uffici del Ministero e le prefetture, a decorrere dalla data di
entrata in vigore del regolamento ministeriale ex art. 24, comma 4,
della legge n. 241 sulle categorie di documenti inaccessibili (in
corso di emanazione), comunicheranno ogni sei mesi tali dati
all'Ufficio organizzazione della Direzione generale per
l'amministrazione generale e per gli affari del personale, la quale
avra' il compito di tenere il registro dei dati complessivi
concernenti i procedimenti di accesso che hanno interessato tutta
l'Amministrazione dell'interno.
* * *
Tutto cio' premesso, non puo' nascondersi che la finalita' precipua
delle linee di indirizzo brevemente tracciate consiste nel rendere
esercitabile, immediatamente e concretamente, il diritto di accesso
ai documenti amministrativi da parte dei cittadini, in virtu' della
convinzione che la generalizzata e diffusa possibilita' di conoscere
l'azione e l'organizzazione amministrativa costituisce strumento
indispensabile per assicurare la legalita' dell'ordinamento nonche'
la trasparenza e l'imparzialita' nel processo di formazione delle
determinazioni amministrative.
In tale prospettiva, si confida nella puntuale collaborazione che
codesti uffici vorranno prestare nel seguire le problematiche
emergenti dalla fase di prima attuazione della normativa piu' volte
richiamata, avendo cura di rimuovere gli eventuali ostacoli alla
piena funzionalita' dei moduli organizzativi delineati con la
presente direttiva.
Nell'allegare, da ultimo, gli schemi dei prestampati che si
suggerisce di adottare per la piu' efficace semplificazione delle
procedure (allegato 2), si gradira' ricevere, entro il mese di
dicembre del corrente anno e successivamente ogni sei mesi, una
relazione sullo stato di attuazione dell'istituto dell'accesso, non
mancando di segnalare carenze e disfunzioni riscontrate nel corso
dell'applicazione della disciplina in parola.
Si resta in attesa di un cortese cenno di assicurazione e risposta.
Il Ministro: MANCINO