1. INTRODUZIONE.
Le leggi indicate in oggetto rientrano nell'ambito delle iniziative
assunte per semplificare ed accelerare i procedimenti amministrativi
e per migliorare i rapporti fra cittadino e pubblica amministrazione.
Il Dipartimento per la funzione pubblica ha diramato circolari
esplicative per la concreta applicazione delle leggi in parola, ma ha
dovuto rilevare che gli uffici pubblici non sempre si sono dimostrati
pronti a recepire le innovazioni.
L'amministrazione e' gia' intervenuta sull'argomento con l'invio di
direttive e con la predisposizione di modelli: la presente circolare
intende, da un lato, richiamare la particolare attenzione di tutti
gli uffici centrali e periferici sulla questione e, dall'altro,
sintetizzare, per quanto possibile, le disposizioni piu' rilevanti in
ordine al problema all'esame.
Le agevolazioni introdotte dalla legge n. 15/1968 - da valere
soltanto nell'ambito dei procedimenti amministrativi e, quindi,
esemplificativamente, non nella sfera dell'attivita' giudiziaria ne'
in quella dei rapporti interprivatistici - concernono la possibilita'
di comprovare la sussistenza di determinati fatti o il possesso di
taluni requisiti e stati personali mediante: dichiarazioni rilasciate
dall'interessato, in sostituzione delle tradizionali certificazioni
amministrative e degli atti di notorieta'; semplice esibizione di
documenti amministrativi contenenti i dati richiesti; produzione di
copie autentiche in luogo degli originali: accertamenti d'ufficio.
Ovviamente gli interessati hanno la facolta' di produrre la
consueta documentazione, secondo il loro indipendente ed autonomo
apprezzamento.
Si richiama l'attenzione su quanto disposto dall'art. 27 della
legge 4 gennaio 1968, n. 15, come integrato dall'articolo 9 della
legge 11 maggio 1971, n. 390, relativamente alla presentazione dei
documenti per la celebrazione del matrimonio e di quelli occorrenti
nei concorsi per le carriere statali.
Le disposizioni riguardano anche i cittadini della Comunita'
europea e, laddove applicabili, i legali rappresentanti delle persone
giuridiche.
2. DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI CERTIFICAZIONI (articolo 2, legge n.
15/1968).
2.1. Oggetto delle dichiarazioni.
Ai sensi dell'art. 2 della legge n. 15/1968, i cittadini possono
produrre, in sostituzione delle certificazioni, dichiarazioni
debitamente sottoscritte sugli stati, sulle condizioni personali, sui
fatti e requisiti espressamente indicati: data e luogo di nascita,
residenza, cittadinanza, godimento dei diritti politici, stato di
celibe, coniugato o vedovo, stato di famiglia, esistenza in vita,
nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o
discendente, posizione agli effetti degli obblighi militari,
iscrizioni ad albi ed elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione.
Anche se la predetta elencazione e' da considerare tassativa, sono
da aggiungere gli stati di separato e divorziato, per analogia a
quelli di celibe, coniugato o vedovo, oltre alla posizione reddituale
ai sensi dell'art. 24 della legge 13 aprile 1977, n. 114.
Le dichiarazioni degli interessati non sono, pero', ammesse in
sostituzione degli stati di servizio e dei fogli matricolari
militari, degli estratti degli atti di nascita e di stato civile, nei
casi in cui, ai sensi di speciali disposizioni, occorra accertare
l'esistenza di eventuali annotazioni.
Ove siano presentate le dichiarazioni sostitutive, l'interessato e'
esonerato dal produrre la documentazione di rito; l'amministrazione a
sua volta e' tenuta ad adottare il provvedimento sulla base delle
dichiarazioni stesse, a meno che non ritenga di provvedere d'ufficio
ad accertarne preventivamente la veridicita' in relazione alla
particolare delicatezza del provvedimento da adottare o al
ragionevole dubbio che le citate dichiarazioni siano mendaci o,
comunque, non conformi al vero.
Il rilascio di mendaci dichiarazioni e' punito con le severe
sanzioni penali di cui all'art. 26 della legge n. 15/1968, sulle
quali dovra' essere richiamata la particolare attenzione dei
dichiaranti.
2.2. Soggetti dichiaranti.
Possono avvalersi della facolta' di cui all'art. 2 della legge n.
15/1968 le persone fisiche di cittadinanza italiana, maggiorenni, in
grado di intendere e di volere. E' superfluo dire che sono compresi
fra i potenziali soggetti dichiaranti anche i dipendenti
dell'amministrazione, ove si presentino come portatori di propri
diritti ed interessi e, quindi, in qualita' di terzi.
E' esclusa ogni ipotesi di rappresentanza volontaria.
Nei casi di incapacita' assoluta, le dichiarazioni sostitutive,
nonche' le relative sottoscrizioni, sono fatte dal rappresentante
legale, genitore esercente la patria potesta' o tutore; nei casi,
invece, di incapacita' relativa, esse sono fatte dall'interessato con
l'assistenza del curatore. Negli atti in cui intervengono i tutori o
i curatori occorre che i medesimi esibiscano il provvedimento di loro
nomina da parte del giudice tutelare, ai fini dell'indicazione dei
relativi estremi.
Cio' premesso in via generale, e' altresi' da tener presente che,
per talune disposizioni speciali, il minore e' ritenuto capace di
partecipare ad un dato rapporto giuridico (ad esempio rapporto
d'impiego o di lavoro) o di compiere un dato negozio giuridico (ad
esempio riconoscimento dei figli naturali) e che, secondo i principi,
tale capacita' deve ritenersi estesa all'esercizio dei diritti e
delle azioni che ne dipendono, e, quindi, al compimento di tutti gli
atti giuridici che possono essere necessari per la partecipazione al
detto rapporto o al compimento del negozio. Di conseguenza, in tutti
codesti casi, e limitatamente agli effetti propri di tali
procedimenti speciali, i minori aventi i requisiti prescritti devono
essere considerati capaci di fare direttamente le dichiarazioni
sostitutive.
Ai sensi dell'art. 20- bis, introdotto nella legge n. 15/1968
dall'art. 5 della legge 11 maggio 1971, n. 390, la dichiarazione di
chi non sa o non puo' firmare e' sottoscritta in presenza del
dichiarante da due testimoni idonei: il pubblico ufficiale fa
menzione della dichiarazione dell'interessato sulla causa
dell'impedimento a firmare.
2.3. Pubblici ufficiali.
Sono legittimati a ricevere le dichiarazioni i seguenti pubblici
ufficiali: i funzionari competenti a ricevere la documentazione
relativa alla pratica di che trattasi, i notai, i cancellieri, i
segretari comunali e gli altri funzionari incaricati dai sindaci,
anche di comuni diversi da quello di residenza. Per "funzionario
competente a ricevere la documentazione" deve intendersi qualunque
impiegato, di qualsiasi carriera e qualifica (con esclusione del
personale ausiliario e, quindi, dei dipendenti inquadrati dalla I
alla IV categoria), che, secondo gli ordini di servizio del proprio
ufficio, puo' ricevere la normale documentazione; cio' anche quando
la documentazione debba successivamente essere inoltrata, d'ufficio,
ad altra amministrazione per l'emanazione del provvedimento.
2.4. Autenticazione della firma.
Le dichiarazioni possono essere rilasciate separatamente o
congiuntamente fra loro ed anche nel contesto dell'istanza
eventualmente da produrre. Esse, di regola, devono essere presentate
gia' scritte, anche a macchina, ma sono sottoscritte, con firma per
esteso e leggibile, alla presenza dei pubblici ufficiali competenti
alla autenticazione.
L'autenticazione deve essere redatta di seguito alla
sottoscrizione. Essa consiste nell'attestazione, da parte del
pubblico ufficiale, che la firma in calce alle dichiarazioni e' stata
apposta in sua presenza dall'interessato, previa sua identificazione.
L'accertamento dell'identita' personale del dichiarante puo' avvenire
in uno dei seguenti modi: conoscenza diretta da parte del pubblico
ufficiale; testimonianza di due idonei fidefacenti dallo stesso
conosciuti; esibizione di valido documento di identita' personale,
munito di fotografia, rilasciato da una pubblica autorita'.
Il pubblico ufficiale che autentica deve ammonire l'interessato
sulla responsabilita' penale cui puo' andare incontro in caso di
dichiarazione mendace e, quindi, indicare le modalita' di
identificazione, la data e il luogo della autenticazione, il proprio
nome e cognome, la qualifica rivestita; nonche' apporre la propria
firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Ove le dichiarazioni
occupino piu' fogli, l'interessato deve apporre la propria firma
anche sui margini dei fogli intermedi; per l'autenticazionedi questi
ultimi e' sufficiente che il pubblico ufficiale vi aggiunga la
propria firma, anche con "nome" abbreviato, ma non la sigla.
2.5. Modulo.
Per rendere piu' spedite le varie operazioni, e' stato predisposto
l'accluso modulo (mod. DSC, allegato) che consta di due parti: la
prima riservata alle dichiarazioni dell'interessato in relazione alle
certificazioni richieste per lo speciale procedimento di che
trattasi, la seconda riservata agli adempimenti del pubblico
ufficiale. In tutti i casi in cui, per una ragione qualsiasi, non sia
usato il modulo, e' opportuno avvalersi, per le attestazioni del
pubblico ufficiale, di un timbro, ad inchiostro, conforme in tutto
alla seconda parte del modulo stesso.
2.6. Norme fiscali.
Le dichiarazioni sostitutive - siano o non contestuali
all'eventuale istanza - devono essere redatte su foglio bollato del
prescritto importo.
E', tuttavia, ammesso l'uso di carta non bollata - specie per i
moduli predisposti dalle pubbliche amministrazioni - sulla quale,
pero', vanno apposte ed annullate marche da bollo dell'importo
prescritto per ogni foglio di quattro pagine effettivamente
utilizzato nei limiti di cui alle vigenti disposizioni.
Nessuna imposta deve, peraltro, essere corrisposta dall'interessato
quando, per disposizione di legge o per comprovata di lui poverta',
e' esente da bollo il certificato sostituito con dichiarazione o
l'atto su cui e' apposta la firma da autenticare. Nel caso di
poverta', l'interessato, al fine di usufruire del beneficio
dell'esenzione, deve comprovare di non essere assoggettato
all'imposta sui redditi mediante certificato rilasciato dal
competente ufficio delle imposte dirette.
3. DICHIARAZIONI TEMPORANEAMENTE SOSTITUTIVE (articolo 3, legge n.
15/1968).
L'art. 3 prevede la facolta' per i cittadini di produrre ai
competenti organi della pubblica amministrazione dichiarazioni
temporaneamente sostitutive della prescritta documentazione per
fatti, stati e qualita' personali (oltre quelli indicati nell'art. 2)
stabiliti con specifici regolamenti: e' in corso la predisposizione
del regolamento riguardante l'amministrazione.
4. DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DELL'ATTO DI NOTORIETA'
(art. 4, legge n. 15/1968).
L'atto notorio concernente stati, requisiti personali e fatti a
diretta conoscenza dell'interessato puo' essere sostituito dalla
dichiarazione dell'interessato stesso. Ne consegue, fra l'altro, che
detta dichiarazione sostitutiva puo' essere utilizzata anche per
comprovare la paternita' e la maternita' dell'intestatario di titoli
di credito emessi anteriormente all'entrata in vigore della legge 31
ottobre 1955, n. 1064, ai fini della necessaria identificazione in
sede di pagamento o di qualsiasi altra operazione sui titoli stessi.
Per individuare l'ambito del diritto dei cittadini a dichiarare, si
suggerisce l'uso di un criterio che limiti le autodichiarazioni ad
ipotesi di effettiva "diretta conoscenza" che sfuggano all'obbligo di
certificazione da parte della stessa o di altra pubblica
amministrazione.
Quanto alle formalita', si rinvia a quanto detto a proposito delle
dichiarazioni sostitutive di certificazioni: e' da tener, comunque,
presente che la dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio va resa
al pubblico ufficiale oltre che sottoscritta in sua presenza e che,
ai fini fiscali, la prescritta imposta di bollo e' dovuta per ogni
quattro facciate o frazioni effettivamente utilizzate.
E' stato elaborato un apposito modulo (mod. DSAN, allegato) che
potra' essere riprodotto a seconda delle esigenze dei diversi uffici.
5. TRASCRIZIONE DA DOCUMENTI (articoli 5 e 6, legge n. 15/1968).
E' in facolta' dei cittadini comprovare la data ed il luogo di
nascita, la residenza, lo stato di celibe, coniugato o vedovo e ogni
stato e qualita' personale mediante esibizione di documenti
d'identita' o di altro genere rilasciati dalla pubblica
amministrazione, contenenti l'attestazione dei dati richiesti.
In questo caso, la semplice esibizione del documento e la
trascrizione dei dati che interessano su un modulo sottoscritto
dall'interessato e dal pubblico funzionario sono sufficienti a
sostituire la produzione dei relativi certificati.
Nel silenzio della legge sul valore del documento di riconoscimento
si suggerisce, in ordine, di utilizzare, per i dati personali, la
carta d'identita', il passaporto, la patente di guida, le tessere
ferroviarie, postali e previdenziali, di ordini professionali con
personalita' giuridica pubblica ed altri documenti rilasciati da
pubbliche amministrazioni recanti una foto dell'interessato con
timbro a secco e firma del funzionario competente al rilascio.
Il pubblico ufficiale deve ammonire l'interessato sulla
responsabilita' penale cui puo' andare incontro in caso di esibizione
di atto falso o contenente dati non piu' rispondenti a verita'.
La firma dell'esibitore, pur sempre apposta alla presenza del
pubblico ufficiale, non e' soggetta a formale autenticazione.
Quanto al regime fiscale, si precisa che il modulo va redatto in
carta libera e nessuna imposta o tassa deve essere corrisposta dagli
interessati.
6. COPIE AUTENTICHE (articoli 7 e 14, legge n. 15/1968).
Ai fini della presentazione agli organi della pubblica
amministrazione, le copie autentiche di atti e documenti sono
pienamente equipollenti agli originali a condizione che esse siano
formate con i sistemi e le modalita' prescritte e siano in regola con
le disposizioni fiscali in vigore.
L'autenticazione delle copie puo' essere fatta dal pubblico
ufficiale dal quale e' stato emesso l'originale, da quello presso il
quale esso e' depositato o conservato o da quello al quale deve
essere prodotto il documento, nonche' da un notaio, cancelliere,
segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco, anche
se di comune diverso da quello di residenza. Quando l'atto originale
sia stato emesso da un organo della pubblica amministrazione, o sia
presso questo depositato o conservato, la competenza a procedere alla
autenticazione spetta ai funzionari ai quali, secondo i rispettivi
ordinamenti, e' attribuita la potesta' certificatoria; nel caso in
cui la copia del documento debba essere prodotta ad un pubblico
ufficio, legittimati a procedere alla autenticazione sono anche i
funzionari competenti a ricevere la documentazione.
L'autenticazione consiste nell'attestazione che la copia e'
conforme all'originale, con il quale essa deve essere, pertanto,
contestualmente collazionata. Tale attestazione va scritta alla fine
della copia, dopo le eventuali postille, a cura del pubblico
ufficiale autorizzato, il quale deve, altresi' indicare se
l'originale e' depositato o conservato, nei propri atti o,
altrimenti, il nome e cognome dell'esibitore e le modalita' della sua
identificazione, nonche' il numero dei fogli impiegati, la data e il
luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita
e, infine, apporre la propria firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio.
Potranno essere utilizzate, mediante stampiglia, le formule di cui
all'allegato fac-simile.
Se la copia dell'atto o documento consta di piu' fogli, il pubblico
ufficiale appone la propria firma (col "nome" anche abbreviato, ma
non la sigla) a margine di ciascun foglio intermedio.
Ove si tratti di copie parziali o per estratto, si dovranno sempre
riprodurre tutti gli estremi necessari per individuare senza
possibilita' di dubbio l'atto originale.
Sulle copie ottenute sia con l'impiego di mezzi meccanici o
fotografici che con uno qualsiasi degli altri sistemi consentiti, il
pagamento dell'imposta di bollo, ove non sia stata usata la carta
bollata, e' eseguito mediante l'impiego delle apposite marche da
annullarsi con il timbro dell'ufficio, a cura del pubblico ufficiale
autorizzato.
Le marche da bollo da applicare sono dell'importo prescritto per
ogni quattro facciate del documento originale, e non per ciascuna
copia. Ovviamente se il documento originale contenga degli allegati,
l'imposta va corrisposta anche per la loro copia, sempre nella misura
prescritta per ogni quattro facciate. Qualora le copie siano
riprodotte su fogli staccati, come nel caso delle riproduzioni
fotografiche, essi devono essere legati in modo da costituire un
unico documento, avendo cura di apporre nei punti di congiunzione dei
vari fogli il timbro dell'ufficio. L'autenticazione deve essere
apposta dopo l'ultima riga, non sui margini, e qualora si renda
necessario l'uso di un altro foglio, esso dovra' essere computato ai
fini dell'imposta di bollo.
7. ACCERTAMENTI D'UFFICIO (art. 10, legge n. 15/1968).
Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere ai cittadini la
produzione del certificato di assenza di precedenti penali e di
carichi pendenti, ne' atti o certificati concernenti fatti, stati e
qualita' personali che risultino attestati in documenti gia' in loro
possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.
Il direttore generale: VESCHI