IL MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA E GLI AFFARI REGIONALI Visto l'art. 5, comma 2, lettera e), della legge 23 agosto 1988, n. 400; Visto l'art. 3, comma 1, lettera b), della legge 14 gennaio 1994, n. 20; Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 maggio 1996, con il quale il Presidente del Consiglio dei Ministri ha conferito la delega ad esercitare le iniziative dirette ad assicurare l'efficienza e la produttivita' delle pubbliche amministrazioni, la trasparenza dell'azione amministrativa ed il miglioramento dei rapporti tra pubblica amministrazione e cittadini; Vista la circolare 13 marzo 1996, n. 6/96, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 101 del 2 maggio 1996, riguardante i sistemi telefonici dello Stato e degli enti pubblici; Considerata la necessita' di una disciplina che, eliminando le incertezze interpretative ed i difetti di coordinamento attualmente esistenti regoli piu' compiutamente la materia; E m a n a la seguente direttiva sui sistemi di telefonia delle pubbliche amministrazioni. 1. Premessa. La presente direttiva si propone di promuovere nelle amministrazioni pubbliche la trasformazione strutturale e organizzativa dell'intero campo dei sistemi di telefonia. Le nuove acquisizioni nel campo delle telecomunicazioni consentono l'utilizzo proficuo e selettivo delle risorse e forniscono valide soluzioni alle esigenze di una amministrazione impegnata a raggiungere gli obiettivi prefissati nei documenti di programmazione delle proprie attivita' (decreto legislativo n. 29/93). Un soggetto pubblico unico nei confronti dei gestori dei sistemi telefonici permette, inoltre, di realizzare miglioramenti delle prestazioni, sia in termini globali che riferiti alle singole amministrazioni, con sensibili contenimenti della spesa per le economie di scala che ne derivano. In adempimento al disposto di cui all'art. 5, lettera e), della legge 23 agosto 1988, n. 400, con la presente direttiva si dettano nuove disposizioni in materia di telefonia che innovano la regolamentazione del settore abrogando ogni altra precedente disposizione.2. Principi generali. Le amministrazioni pubbliche di cui all'art. 1, comma 2, del decreto legislativo n. 29/1993, nell'attivare e gestire i sistemi di telecomunicazioni, si adegueranno ai seguenti principi nei quali sono contenute le linee guida di un sistema integrato di telefonia per la pubblica amministrazione: realizzazione di un'unica rete per le amministrazioni dello Stato che potra' essere estesa a tutte le amministrazioni pubbliche interessate il cui sviluppo dovra' essere armonizzato con quello della rete unitaria della pubblica amministrazione; individuazione presso ogni amministrazione delle posizioni funzionali degli utenti con differenziazione delle abilitazioni ai vari servizi telefonici, migliorando le condizioni di lavoro del personale; controllo specifico della spesa e controllo sulla gestione dei sistemi di telefonia devono essere realizzati in ogni amministrazione; a tal fine devono essere oggetto di continuo monitoraggio la regolarita' delle imputazioni causali delle spese sostenute ed il livello di economicita' delle stesse. E' pertanto indispensabile che per tutte le amministrazioni centrali dello Stato venga formulata un'unica e globale proposta di servizi di fonia che possa rappresentare un valido schema di riferimento anche per le altre amministrazioni pubbliche di cui all'art. 1, comma 2, del decreto legislativo n. 29/1993.3. Telefonia fissa. Nella telefonia fissa verra' realizzata un'unica rete per le amministrazioni dello Stato. Detta rete sara' articolata in domini specifici per ogni amministrazione al fine di consentire una gestione autonoma dei servizi. Si dovra' pervenire, quindi, ad un piano di numerazione unico per facilitare la comunicazione tra le amministrazioni e con i cittadini. Il graduale adeguamento delle centrali telefoniche agli standard emergenti e la realizzazione di cablaggi strutturati consentiranno, inoltre, di fruire in tutta la rete di servizi avanzati (integrazione voce dati, fax ad alta velocita', videocomunicazioni). La soluzione globale avanti indicata presenta il vantaggio di ottenere sensibili riduzioni dei costi di servizio, attraverso la riduzione delle tariffe, l'abbattimento del numero delle linee dirette esistenti e la contemporanea attivazione della possibilita' di effettuare controlli sia sulle autorizzazioni ai servizi che sui flussi di traffico. A tale riguardo e' opportuno definire profili specifici di uso per utente o classi di gruppi omogenei di utenti ed e' necessario effettuare il monitoraggio dei consumi, anche attraverso l'elaborazione delle documentazioni analitiche di addebito.4. Telefonia mobile. Per la telefonia mobile, con riferimento alle soluzioni tecniche ed ai profili di efficienza, efficacia ed economicita' dell'azione amministrativa, sono applicabili gli stessi principi posti per la telefonia fissa. Pertanto l'uso delle apparecchiature della telefonia mobile dovra' essere autorizzato dalle amministrazioni sulla base delle indicazioni dell'organo di direzione politica, nell'ambito delle somme disponibili per la spesa telefonica, secondo quanto previsto dal paragrafo 6 e comunque osservando criteri di utilizzazione predeterminati (ad es. esigenza di reperibilita', servizi fuori sede, interventi, anche di prevenzione, per calamita' naturali, pubblica sicurezza ecc.). Le amministrazioni, in ogni caso, terranno presente che, anche per la telefonia mobile sussistono possibilita', analoghe a quelle della telefonia fissa, di controllo dell'uso (monitoraggio dei consumi, documentazioni di addebito per ogni amministrazione, documentazioni analitiche delle chiamate effettuate dall'apparecchio di telefonia mobile con l'oscuramento delle ultime quattro cifre) e di abilitazione ai servizi (profili specifici per utente, classi di servizio per sottogruppi).5. Linee dirette. L'adozione di nuovi sistemi di telefonia fissa e mobile dovra' comportare il progressivo abbandono delle linee dirette, la cui assegnazione dovra' essere riservata esclusivamente ai titolari di incarichi di elevata responsabilita' istituzionale.6. Programmazione della spesa. Entro novanta giorni dalla pubblicazione della presente direttiva nella Gazzetta Ufficiale le amministrazioni adotteranno programmi di spese e di investimenti nel settore della telefonia il cui ammontare non potra' essere superiore al novantacinque per cento delle spese per la telefonia sostenute dalla stessa amministrazione nel 1996. Il Dipartimento della funzione pubblica, entro il 30 novembre di ogni anno, stabilira' per le amministrazioni dello Stato le percentuali eventuali di modifica sulle spese telefoniche da sostenere nell'anno finanziario successivo. Nell'ambito delle assegnazioni finanziarie cosi' stabilite, le amministrazioni saranno libere di scegliere le soluzioni tecniche piu' confacenti alle proprie esigenze di servizio (ad es.: a parita' di spesa, puo' essere rimodulato il rapporto tra la telefonia fissa e la telefonia mobile).7. Responsabilita' del controllo tecnicoamministrativo. Al fine di assicurare che le scelte discrezionali delle amministrazioni non si discostino dai principi sopra esposti, dovra' essere individuato all'interno di ogni singola amministrazione un responsabile dei sistemi di telefonia il quale, dotato delle necessarie competenze tecniche e amministrative, curera' gli aspetti della sicurezza e della riservatezza delle comunicazioni, si esprimera' sulle necessita' tecniche di aggiornamento dei servizi di telefonia e verifichera', inoltre, l'economica gestione dei servizi telefonici. Detto responsabile potra' essere inserito nella direzione generale degli affari generali e del personale o ufficio equivalente, avra' il compito di colloquiare con il Dipartimento della funzione pubblica (per gli aspetti organizzativi relativi all'efficienza e all'efficacia dei sistemi di telefonia), con il Ministero del tesoro - PGS (per tutte le questioni tecnico-amministrative concernenti la telefonia fissa tradizionale e la telefonia mobile) e con il responsabile dei sistemi informativi della medesima amministrazione. Dovranno, in ogni caso essere progressivamente abbandonati gli avvisatori di chiamata del tipo teledrin e ridotto il numero delle linee dirette. Per il raggiungimento degli obiettivi di indirizzo tecnico e di coordinamento della spesa, dopo l'esame da parte della PCM - Dipartimento della funzione pubblica, ogni amministrazione, compatibilmente con il livello tecnologico esistente degli apparati, dovra' concordare con il PGS la definizione del proprio dominio di rete, la realizzazione dei piani di revisione ed ammodernamento degli apparati nonche' dei piani di assegnazione delle abilitazioni ai servizi. Il PGS, sentita l'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione, per quanto attiene alle possibili integrazioni con la rete unitaria di trasmissione dati, dovra' definire, coordinare ed attuare il piano generale di realizzazione dei nuovi servizi e della rete di telefonia e di ammodernamento delle centrali telefoniche in uso. Il PGS dovra', inoltre, acquisire nella propria banca dati gestionale tutte le informazioni relative ai flussi di traffico ed ai consumi ed altresi' fornire semestralmente alla PCM - Dipartimento della funzione pubblica, ed ai responsabili delle singole amministrazioni, tutti i dati agli opportuni livelli di aggregazione, necessari per il monitoraggio della spesa nel settore.8. Conclusioni. Entro trenta giorni dalla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della presente direttiva, i criteri dalla stessa fissati dovranno essere recepiti, dandone comunicazione alla PCM - Dipartimento della funzione pubblica, ed al PGS con propri atti, dai singoli dicasteri, nonche' dagli enti pubblici sottoposti alla vigilanza ministeriale. Presso la PCM - Dipartimento della funzione pubblica, verra' costituito un comitato, composto da rappresentanti del Dipartimento della funzione pubblica - PGS e AIPA, per la verifica dell'attuazione della presente direttiva. Ciascuna amministrazione procedera', quindi, alla formale revisione delle utenze in atto, dandone comunicazione agli organi sopra indicati. La presente direttiva sara' inviata alle regioni e agli enti locali territoriali come possibile contributo alle loro determinazioni in materia, salvi comunque i principi di autonomia amministrativa loro spettanti. Roma, 11 aprile 1997 Il Ministro: Bassanini Registrata alla Corte dei conti il 9 maggio 1997 Registro n. 1 Presidenza, foglio n. 129