Ai prefetti della Repubblica
Al commissario di Governo della
provincia di Trento
Al commissario di Governo della
provincia di Bolzano
Al presidente della giunta
regionale Valle d'Aosta - Servizi
di
prefettura
e, per conoscenza:
Al Ministero di grazia e
giustizia - Direzione generale
degli
affari civili e delle libere
professioni
Al Gabinetto del Ministro
Alla Direzione generale per
l'amministrazione generale e per
gli
affari del personale
Ai commissari del Governo
Com'e' noto, l'art. 235 del decreto legislativo 18 febbraio 1998,
n. 51, ha apportato modifiche in materia di stato civile, trasferendo
dal pretore al prefetto numerose funzioni attinenti la regolare
tenuta dei registri dello stato civile e, quindi, anticipando quel
trasferimento di competenze nella materia dal Dicastero di grazia e
giustizia a quello dell'interno, che costituisce la novita' saliente
del nuovo ordinamento di stato civile in corso di approvazione.
L'entrata in vigore della suddetta disposizione e' stata fissata,
con successiva legge 16 giugno 1998, n. 188, al 2 giugno p.v.
Essendo ormai prossima la scadenza del suddetto termine, si ritiene
necessario emanare alcune indicazioni per potere fronteggiare i primi
adempimenti, allegando copia della necessaria modulistica connessa
alle operazioni di verificazione dei registri dello stato civile, che
si ricorda sono quelli di nascita, matrimonio, pubblicazioni,
cittadinanza e morte.
L'art. 235 del decreto legislativo n. 51/1998 richiama una serie di
articoli del vigente ordinamento di stato civile di cui al regio
decreto 9 luglio 1939, n. 1238, in relazione ai quali si attua lo
spostamento di competenze dal pretore al prefetto ovvero ad un suo
delegato.
Di seguito vengono indicati i principali adempimenti da svolgere.
1. Vidimazione dei registri: le lettere a) e b) dell'art. 235 del
decreto legislativo n. 51/1998, richiamano l'art. 20 del regio
decreto 9 luglio 1939, n. 1238, inerente l'operazione di vidimazione
dei registri di stato civile che, prima di essere posti in uso,
devono essere vidimati in ciascun foglio dal pretore del mandamento -
ora dal prefetto o da un suo delegato - il quale nella prima pagina
di ciascuna parte dei registri indica di quanti fogli questo e'
composto.
Per permettere tale operazione, il sindaco di ogni comune inviera'
alla prefettura della propria provincia, non oltre il mese di
ottobre, i registri occorrenti per l'anno successivo. Tali registri,
saranno restituiti vidimati dal prefetto, non oltre il 15 dicembre.
E' ovvio che tale operazione, per il corrente anno, sara' riferita
ai registri che verranno utilizzati nell'anno 2000 e fino a quando
rimarranno in uso i registri cartacei e non saranno sostituiti dal
registro unico informatico previsto dal nuovo ordinamento dello stato
civile.
La dizione da usare e da apporre sulla prima pagina di ciascuna
parte e' la seguente: il presente registro, contenente fogli ......
prima di essere posto in uso e' stato vidimato in ciascun foglio dal
sottoscritto ........................................................
.......... (luogo) .................. (data)
Il prefetto
ovvero il delegato del prefetto
...............................
2. Vidimazione registri suppletivi. La stessa operazione di
vidimazione, come indicato dall'art. 21 dell'ordinamento dello stato
civile ed in virtu' del disposto della lettera b) dell'art. 235 del
decreto legislativo n. 51/1998, riguardera' il registro suppletivo
che potra' essere utilizzato dall'ufficiale dello stato civile nel
caso in cui ritenesse che qualche registro non sia sufficiente alla
registrazione degli atti sino al 31 dicembre. A tal fine il nuovo
registro sara' trasmesso al prefetto in doppio esemplare, sul quale
verra' apposta un'indicazione dello stesso contenuto della precedente
e nella quale verra' evidenziato che si tratta di un registro
suppletivo con la seguente formula:
il presente registro,suppletivo del registro di (nascita,
matrimonio, pubblicazioni, morte o cittadinanza a seconda dei casi)
prima di essere posto in uso e' stato vidimato in ciascun foglio dal
sottoscritto, ............ (luogo) .................. (data)
Il prefetto
ovvero il delegato del prefetto
3. Verificazione: La lettera f) dell'art. 235 richiama gli articoli
178, 179, 180 e 181 dell'ordinamento; riguardanti nel loro insieme,
la verificazione dei registri dello stato civile, che avviene due
volte l'anno nel mese di gennaio, riferita agli atti del secondo
semestre dell'anno precedente, e nel mese di luglio, riferita agli
atti del primo semestre dell'anno in corso.
L'operazione di verificazione e' particolarmente delicata in
quanto, ai sensi dell'art. 179 dell'ordinamento occorre accertare:
1) se i registri sono tenuti con regolarita' e precisione;
2) se sono stati prodotti tutti i documenti richiesti dalla legge e
se questi sono regolari e conformi alla legge sul bollo e registro e
se sono regolarmente disposti nel volume degli allegati;
3) se gli atti sono stati inseriti in ambedue i registri originali;
4) se sono state osservate tutte le altre norme di legge;
Eseguita la verificazione, il delegato del prefetto apporra' sotto
l'ultimo atto di ciascun registro, ai sensi dell'art. 180
dell'ordinamento, la seguente attestazione:
verificato in questo giorno ....... del mese di .................
dell'anno ................
Il prefetto
ovvero il delegato del prefetto
................................
Ai sensi del successivo art. 181 dell'ordinamento, il prefetto o il
suo delegato redigera' un verbale dell'eseguita verifica, usando lo
schema allegato alla presente circolare, in cui sara' indicato il
giorno in cui e' avvenuta la verifica, il numero degli atti esistenti
e verificati in ciascun registro, e le osservazioni effettuate.
Il verbale, redatto in tre esemplari, sara' chiuso con la firma del
prefetto o del suo delegato e con quella dell'ufficiale di stato
civile, ed uno degli esemplari verra' inviato alla procura della
Repubblica.
Il primo adempimento cui sono chiamati i prefetti e' proprio quello
della verificazione da svolgersi nel prossimo mese di luglio.
A tal fine, le SSLL potranno delegare uno o piu' funzionari
impiegando anche quelli che gia' svolgono attivita' ispettiva per
l'anagrafe e l'elettorale. Nel sottolineare l'importanza della
funzione da svolgere finalizzata a garantire la regolarita' del
servizio di stato civile, si rappresenta che potra' essere utilmente
valutata l'opportunita' di indire apposite riunioni con gli ufficiali
di stato civile della provincia, mentre potra' essere interessata la
pretura circondariale per ogni possibile collaborazione ai fini del
trasferimento delle competenze.
Si resta in attesa di essere informati sull'organizzazione del
servizio e sui primi risultati conseguiti, facendo presente che i
chiarimenti necessari potranno essere richiesti al servizio enti
locali della scrivente Direzione, competente per l'azione di
coordinamento nella materia.
Il direttore generale
dell'Amministrazione civile
Gelati