Al fine di un corretto e trasparente funzionamento del mercato e
per uniformita' di indirizzo, le Amministrazioni scriventi,
competenti per gli aspetti inerenti la sicurezza tecnica dei prodotti
da costruzione in attuazione della Direttiva 89/106/CEE (Direttiva
Prodotti da Costruzione, in acronimo inglese CPD), del decreto del
Presidente della Repubblica 246/93 e del decreto ministeriale 156/03,
hanno concordato le disposizioni contenute nella presente Circolare.
Gli Organismi abilitati ai sensi del decreto ministeriale 9 maggio
2003 n. 156 dalle Amministrazioni scriventi (nel seguito Organismi)
devono conformarsi, a partire dal novantesimo giorno dalla data di
pubblicazione del presente atto, alle procedure ed adempimenti
riportati ai seguenti punti, comunicando alle Amministrazioni
promotrici della presente Circolare l'avvenuta ottemperanza a quanto
dalla Circolare stessa prescritto.
a) Certificati CE
I certificati rilasciati dagli Organismi devono essere conformi ai
modelli riportati in Allegato 1 (versione in lingua italiana) ed in
Allegato 2 (versione in lingua inglese). I modelli predisposti hanno
carattere generale e sono stati sviluppati sulla base degli
orientamenti emersi in sede comunitaria. Sono distinti in relazione
ai diversi sistemi di attestazione di conformita' previsti dalla
Direttiva 89/106/CEE (abbreviati nel seguito come sistemi 1+1, 2+2).
In ogni modello sono evidenziati i campi che gli Organismi debbono
compilare. Per alcune voci state predisposte delle indicazioni per
una corretta compilazione (legenda esplicativa riportata in Allegato
3).
Le procedure interne dell'Organismo devono garantire che i
certificati siano emessi esclusivamente con riferimento alla versione
piu' recente della pertinente norma di prodotto armonizzata (in breve
nel seguito: hEN) citata nelle Comunicazioni nella Gazzetta Ufficiale
dell'Unione Europea o del Benestare Tecnico Europeo (acronimo inglese
ETA: European Technical Approval), applicabile alla data di emissione
del certificato.
I certificati emessi con riferimento ad una hEN/ETA per il quale la
Commissione europea o un organismo membro EOTA (European
Organization for Technical Approvals) abbia disposto il ritiro con
eventuale sostituzione debbono essere ritirati entro la data di
cessazione della presunzione di conformita' ed eventualmente
sostituiti con un nuovo certificato riportante i riferimenti
aggiornati della specifica tecnica, all'esito dell'accertamento della
conformita' al nuovo standard.
L'esigenza di avere un'indicazione circa l'eventuale caso di
riemissione di certificati gia' rilasciati in caso di modifiche non
sostanziali (ad esempio, per variazioni nella ragione sociale del
fabbricante o nella denominazione commerciale del prodotto) e' stata
trattata includendo un numero di revisione e differenziando la data
di primo rilascio da quella dell'eventuale riemissione del
certificato, senza che il numero originale debba essere modificato.
Cio' al fine di minimizzare gli adempimenti richiesti agli Organismi
ed ai produttori, pur garantendo la massima trasparenza del mercato.
Nel caso di errata corrige o emendamenti ad una hEN/ETA, ciascun
organismo deve:
esaminare l'impatto dei cambiamenti sulla validita' di tutti i
certificati in corso di validita';
effettuare gli accertamenti eventualmente necessari (nuova
ispezione della fabbrica, esecuzione di prove, ecc.);
procedere alla revisione dei certificati entro il termine del
periodo di coesistenza o alla data di applicabilita'
dell'emendamento.
In tal caso non e' necessaria una nuova specifica abilitazione
dell'Organismo, che deve comunque prontamente adeguare le proprie
procedure e/o modulistica alle modifiche introdotte dalle specifiche
tecniche, dandone comunicazione alle Amministrazioni competenti.
Per i sistemi cumulativi di attestazione della conformita'
(prodotti con sistemi 2/2+ o 3 o 4 per un uso generico, cui si
sovrappongono i sistemi 1, 3, 4 associati alla reazione al fuoco), al
certificato di sistema relativo al controllo della produzione della
fabbrica (acronimo inglese FPC: Factory Production Control) per il
sistema 2/2+ relativo all'uso generico, deve associarsi, ove sia
applicabile il sistema 1 alla sola caratteristica essenziale di
reazione al fuoco, un certificato di prodotto rilasciato
dall'Organismo che effettua tale attestazione di conformita', con
indicazione esplicita di tale limitazione nel campo del certificato
riservato alla descrizione delle prestazioni del prodotto.
Per una corretta applicazione di quanto previsto negli allegati
ZA.2 delle norme armonizzate hEN o in un ETA, l'Organismo di
certificazione, oltre a quanto esplicitamente previsto in detti
documenti, deve:
a) verificare la rispondenza del prodotto e della documentazione
di accompagnamento almeno ai decreti interministeriali di cui
all'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica n. 246/93, ove
disponibili ed applicabili, ed eventualmente alle analoghe
disposizioni emanate dagli altri Stati Membri;
e, nel solo caso di sistemi di attestazione della conformita' 2 e
2+:
b) verificare che il fabbricante abbia effettuato le prove
iniziali di tipo (acronimo inglese ITT: Initial Type Test) previste
per le caratteristiche essenziali dichiarate e la congruenza con i
dati riportati nella marcatura CE;
c) valutare, quale elemento integrante e critico del FPC per
ciascun prodotto certificato, i laboratori (interni e/o esterni)
utilizzati per le prove di autocontrollo previste nel FPC stesso.
Nel caso di prodotti per cui siano previsti i sistemi 1 o 1+, gli
Organismi che siano abilitati esclusivamente in qualita' di Organismi
di certificazione ed ispezione non possono stipulare accordi con
laboratori di prova notificati che vincolino il fabbricante ad
eseguire esclusivamente presso di essi le prove necessarie per l'ITT.
Nell'offerta tali Organismi dovranno specificare esclusivamente le
prove necessarie per l'attestazione della conformita' richiesta,
prevedere la comunicazione del fabbricante relativamente al
laboratorio notificato prescelto, indicare che gli oneri per
l'esecuzione delle stesse non sono inclusi nel preventivo.
b) Registro delle certificazioni relative a prodotti da costruzione
L'attivita' di attestazione della conformita' deve essere riportata
in un registro, da istituirsi ai sensi dell'art. 10 comma 5 del
decreto ministeriale 9 maggio 2003 n. 156, il cui formato e'
riportato in Allegato 4. Tale registro deve essere reso pubblicamente
consultabile anche sul sito internet dell'Organismo, unitamente alle
abilitazioni ricevute dalle Amministrazioni competenti, garantendo un
costante aggiornamento delle informazioni riportate (con scarto
massimo di un mese dall'ultimo certificato/rapporto di prova o
classificazione emesso o decreto di abilitazione ricevuto). E'
facolta' di ciascun Organismo prevedere eventuali informazioni
aggiuntive ritenute essenziali per una migliore
rappresentazione dell'attivita' svolta.
Nel registro devono essere riportate tutte le informazioni relative
all'attivita' svolta a partire dalla data di prima notifica.
c) Comunicazioni periodiche
Entro il 31 gennaio di ogni anno, gli Organismi abilitati ai sensi
del decreto ministeriale 9 maggio 2003 n.156 devono trasmettere a
ciascuna delle Amministrazioni competenti una nota informativa con
indicazione dell'attivita' svolta nell'anno precedente e degli
eventuali aggiornamenti occorsi al proprio assetto organizzativo e
funzionale. In prima applicazione, devono essere riportate tutte le
informazioni relative al periodo compreso fra la data di prima
notifica ed il 31 dicembre 2010, eventualmente con un riferimento a
quanto gia' trasmesso.
Nella nota informativa devono essere specificati:
il numero complessivo di certificati e di rapporti di
prova/classificazione emessi, modificati, sospesi, ritirati. Nel caso
di sospensione o ritiro e' necessario allegare una relazione
sintetica sulla motivazione di tali provvedimenti;
la partecipazione ai lavori del Gruppo degli Organismi Notificati
GNB-CPD (Group of Notified Bodies for the Construction Products
Directive 89/106/EEC);
ogni modifica o revisione della struttura dell'organismo con
riferimento alla documentazione di cui all'Allegato B del decreto
ministeriale 9 maggio 2003 n. 156, esaminata dalle Amministrazioni
competenti nel corso delle istruttorie di abilitazione svolte nel
periodo di riferimento.
La copia dei certificati e/o dei rapporti di prova/classificazione
emessi deve essere trasmessa su supporto informatico all'indirizzo di
posta elettronica comunicato dalle Amministrazioni competenti (per il
Ministero delle infrastrutture e dei trasporti:
stc.abilitazioni@mit.gov.it; per il Ministero dell'interno:
prev.normazione@vigilfuoco.it; per il Ministero dello sviluppo
economico: imp.mccvnt.div14info@sviluppoeconomico.gov.it) o, in
alternativa, essere resa disponibile direttamente sul sito internet o
tramite accesso remoto al server dell'organismo.
d) Direttive per la semplificazione amministrativa delle istruttorie
di abilitazione
Per una semplificazione degli adempimenti amministrativi e per
uniformita' di indirizzo nell'espletamento delle attivita' successive
alla prima abilitazione, a seconda delle fattispecie applicabili, e'
necessario che ciascun Organismo:
acquisisca il nulla-osta dell' Amministrazione/i che ha/nno
adottato il/i provvedimento/i di abilitazione nei casi di:
a) nomina di un nuovo Direttore Tecnico o di nuovi incaricati
come responsabili (o sostituti) della firma di certificati CE o di
rapporti di prova/classificazione. In tal caso l'Amministrazione si
riserva di effettuare un nuovo audit per valutare la competenza
tecnica dei candidati;
b) inserimento di nuovo personale tecnico (ispettori, addetti a
laboratori di prova, ecc.);
c) trasferimento o istituzione di nuove sedi operative;
d) modifiche significative del Manuale di Qualita' e dei
documenti del sistema qualita' utilizzati nell'attestazione della
conformita' in ambito CPD, esaminati in precedenti istruttorie di
abilitazione (regolamenti, procedure operative, istruzioni operative,
ecc.);
e) sostituzione di attrezzature di prova, corredata con la
documentazione tecnica attestante l'idoneita' per l'effettuazione
delle prove previste nell'attestazione della conformita'.
Nei casi a) e b) e' necessario evidenziare la qualificazione
professionale per lo specifico settore di attivita', integrata con
la copia del Libro Unico del Lavoro dell'Organismo e dei contratti di
collaborazione coordinata e continuativa stipulati. Inoltre dovra'
essere trasmesso l'aggiornamento del mansionario con indicazione
delle competenze, per prodotto/famiglia di prodotti o per metodica di
prova, di ciascun addetto con funzioni tecniche e direttive. In
relazione all'inserimento di nuovo personale ispettivo, occorre fare
riferimento anche a quanto previsto nei successivi paragrafi e) ed
f).
Nei casi a), b) e c) le Amministrazioni competenti possono
effettuare un nuovo audito visita ispettiva per valutare la
competenza tecnica dei candidati e/o l'idoneita' delle sedi, locali
ed attrezzature proposte.
dia COMUNICAZIONE alle Amministrazioni competenti nei casi di:
a) nomina di un nuovo responsabile legale;
b) rinnovo della polizza di assicurazione di responsabilita'
civile;
c) aggiornamento del tariffario, con indicazione degli estremi
temporali di validita';
d) effettuazione delle verifiche periodiche di taratura delle
attrezzature di prova, prima della relativa scadenza.
Resta comunque fermo l'obbligo, per tutte le fattispecie sopra
indicate, di trasmettere la pertinente documentazione prevista
nell'Allegato B del decreto ministeriale n. 156/2003.
L'istruttoria per il rilascio del nulla-osta si conclude entro
centoventi giorni dalla data in cui l'Amministrazione competente ha
ricevuto l'istanza, fatta salva la possibilita' di sospensione dei
termini in caso di richiesta di chiarimenti ed integrazioni. Qualora
l'Amministrazione non si pronunci entro il termine su indicato,
l'istanza si intende accolta.
e) Criteri per la qualificazione del personale ispettivo, operante
stabilmente in paesi esteri, per conto di Organismi di certificazione
ed ispezione.
Nell'espletamento delle istruttorie, si e' occasionalmente
riscontrata la fattispecie di personale operante stabilmente in paesi
esteri (anche non aderenti all'Unione europea), incaricato di
svolgere funzioni ispettive per conto di Organismi di certificazione
ed ispezione.
Il personale su citato puo' operare in qualita' di dipendente o
collaboratore dell'organismo oppure di dipendente o collaboratore
della societa' od ente che rappresenta la sede locale di un gruppo
multinazionale, cui anche l'organismo appartiene.
Per tale fattispecie, constatando la mancanza di specifici
riferimenti normativi e/o di indirizzo, le Amministrazioni scriventi,
competenti per gli aspetti inerenti la sicurezza tecnica dei prodotti
da costruzione in attuazione della Direttiva 89/106/CEE, del decreto
del Presidente della Repubblica n. 246/1993 e del decreto
ministeriale n. 156/2003, hanno concordato le seguenti disposizioni,
per garantire la necessaria uniformita' di indirizzo nella
trattazione delle istruttorie di abilitazione o di rilascio di
nulla-osta ai fini dell'inserimento nell'elenco del personale con
funzioni tecniche e direttive.
Si ritiene innanzitutto necessario, in prima applicazione, che gli
Organismi abilitati dalle Amministrazioni competenti provvedano ad
inoltrare una dichiarazione circa l'eventuale utilizzo in attivita'
ispettive di personale, in qualita' di dipendente o collaboratore,
operante stabilmente in paesi esteri.
Nel caso in cui l'Organismo intenda avvalersi delle prestazioni di
detto personale, sara' necessario produrre inoltre la seguente
documentazione (resa nelle forme previste dall'art. 47 del decreto
del Presidente della Repubblica n. 445/2000):
dichiarazione, resa dal legale rappresentante dell'Organismo,
volta ad assicurare che detto personale sia in possesso dei titoli di
studio ed esperienza professionale, equivalenti a quelli previsti
all'art. 9 del decreto ministeriale n. 156/2003, come desumibile da
curriculum vitae tradotto in lingua italiana, e che esso operera',
nello specifico settore di competenza, nel rispetto delle procedure
operative trasmesse alle Amministrazioni abilitanti;
atto d'impegno, sottoscritto dal Direttore tecnico, dal
Responsabile della qualita' e dal legale rappresentante
dell'Organismo, a far si che detto personale:
sia impiegato esclusivamente in attivita' di ispezione, con
esclusione di tutte quelle preliminari o successive previste
dall'iter per la certificazione, che resteranno di esclusiva
competenza del personale operante stabilmente nella sede centrale
dell'organismo;
sostenga un corso iniziale di addestramento, tenuto da personale
operante stabilmente nella sede centrale dell'Organismo, e teso ad
assicurare la conoscenza della direttiva 89/106/CEE, delle
disposizioni nazionali di recepimento (D.P.R. n. 246/93 e decreto
ministeriale n.156/03), delle norme armonizzate di prodotto e delle
check-lists/procedure operative/istruzioni/modulistica di riferimento
per la specifica attivita' ispettiva da svolgere. La documentazione
di riferimento per l'attivita' ispettiva dovra' essere tradotta in
una lingua conosciuta dall'ispettore;
sia qualificato come ispettore solo dopo un affiancamento
iniziale effettuato in qualita' di osservatore con un ispettore
operante stabilmente nella sede centrale dell'organismo, da ripetersi
successivamente con cadenza almeno biennale;
sia coinvolto obbligatoriamente nelle periodiche attivita' di
aggiornamento e formazione continua, tenute da personale operante
stabilmente nella sede centrale dell'organismo, secondo le cadenze
temporali stabilite nei documenti del sistema di qualita' e comunque
almeno ogni due anni.
Si soggiunge, infine, che trattandosi di fattispecie per cui e'
prevista la necessita' di ottenere un nulla-osta, l'Amministrazione/i
che hanno adottato il/i provvedimento/i di abilitazione si riserva/no
la facolta' di convocare presso i propri uffici i candidati per
effettuare un audit mirato a valutarne la competenza tecnica.
e.1) Criteri ulteriori per la qualificazione del personale ispettivo,
operante stabilmente in paesi esteri, per conto di sedi estere di uno
stesso gruppo multinazionale cui appartiene l'organismo di
certificazione ed ispezione.
E' possibile inoltre che venga prospettato l'utilizzo di personale
ispettivo dipendente di societa' che siano sedi estere dello stesso
gruppo multinazionale cui appartiene l'Organismo.
In tale caso particolare, ferma restando la responsabilita' della
supervisione e controllo in capo all'Organismo nazionale che ha
ottenuto l'abilitazione, oltre a quanto previsto nel precedente
paragrafo e), e' necessario regolamentare tale attivita' previa
l'adozione di una delle seguenti procedure:
stipula di una specifica Convenzione tra l'Organismo e la/e
sede/i estera/e in cui detti ispettori prestano regolarmente
servizio, con le modalita' previste dall'art. 14 del decreto
ministeriale n. 156/2003;
dichiarazione, resa nelle forme previste dall'art. 47 del decreto
del Presidente della Repubblica n. 445/2000, del legale
rappresentante che i suddetti ispettori svolgeranno tale attivita'
sulla base di un accordo quadro stipulato fra l'Organismo e la sede/i
estera/e in cui detti ispettori prestano regolarmente servizio.
L'accordo quadro deve specificare che per l'esecuzione di tali
attivita' e' vincolante l'utilizzo di procedure, modulistica e
tariffe dell'organismo abilitato, sottoposte alla vigilanza delle
Amministrazioni competenti ai sensi del decreto ministeriale n.
156/2003. Devono inoltre essere riportate nell'oggetto le limitazioni
relative ai servizi offerti dalla sede locale, come di seguito
evidenziato.
Qualora per procedure amministrative societarie e/o disposizioni
nazionali del paese in cui e' stabilito il richiedente del servizio
di certificazione, sia previsto che il contratto sia stipulato
direttamente con la sede estera (e non con l'Organismo abilitato), e'
necessario che in esso venga data evidenza che:
il servizio offerto dalla sede locale e' esclusivamente legato
alla effettuazione con proprio personale, se del caso coadiuvato con
quello dell'organismo abilitato, della visita ispettiva;
tutta la fase preliminare all'effettuazione dell'audit, relativa
all'esame della documentazione tecnica predisposta dal richiedente,
quella di definizione ed incarico del gruppo ispettivo, e quella
successiva, di valutazione del fascicolo tecnico ed eventuale
emissione del certificato nonche' di sorveglianza, resta di esclusiva
competenza dell'organismo abilitato, con cui la sede estera ha
stipulato l'accordo quadro.
f) Personale degli Organismi. Art. 9 del decreto ministeriale
156/2003.
L'art. 9 del decreto ministeriale n. 156/2003, concernente il
personale degli Organismi, dispone ai commi 1 e 2 che:
«1. L'organico minimo degli Organismi e' costituito:
a) da un direttore tecnico laureato in ingegneria o in
discipline tecniche, dotato di specifiche competenze professionali,
iscritto nel relativo albo che abbia maturato esperienza nello
specifico settore per almeno tre anni;
b) da due laureati, di cui uno in ingegneria o in discipline
tecniche;
c) da sei dipendenti, di cui quattro in possesso almeno del
diploma di scuola media superiore.
2. L'organigramma del personale dell'Organismo deve, in ogni
caso, prevedere la presenza di un Responsabile della qualita'.»
Cio' premesso, le Amministrazioni scriventi hanno concordato le
seguenti disposizioni per garantire la necessaria uniformita' di
indirizzo nella trattazione delle istruttorie di abilitazione o di
rilascio del nulla-osta.
Con esclusivo riferimento alla funzione di direttore tecnico, alle
due unita' di personale laureato ed al responsabile della qualita',
nonche' ad eventuale personale ispettivo in sovrannumero rispetto a
quanto riportato all'art. 9 del decreto ministeriale n. 156/2003, si
ritiene che le stesse non debbano necessariamente essere lavoratori
subordinati inseriti nell'organigramma dell'Organismo, ma che sia
possibile ricorrere, in maniera equivalente, alla stipula di
contratti, con le forme previste dalla legislazione vigente, con
collaboratori esterni che, pur escludendo espressamente
l'instaurazione di un rapporto di lavoro dipendente, abbiano le
seguenti caratteristiche:
durata almeno pari a quella di scadenza dell'abilitazione (sette
anni);
rispetto dei requisiti previsti nei commi 4 e 5 dell'art. 9 del
decreto ministeriale n. 156/2003;
per la funzione di direttore tecnico: presenza fisica, presso
la/e sede/i in cui l'organismo opera e che risultano indicate nei
decreti di abilitazione, per un tempo congruo all'esercizio delle
funzioni previste dal decreto ministeriale n. 156/2003 e dalle
procedure operative dell'organismo, valutato in relazione
all'attivita' prevedibile o effettivamente svolta dall'organismo nel
settore della marcatura CE dei prodotti da costruzione e comunque per
almeno trenta giorni nell'anno solare.
E' possibile inoltre prevedere nell'organigramma la funzione di
vice-direttore o sostituto del direttore tecnico, purche':
il personale incaricato sia in possesso dei medesimi requisiti
previsti per il direttore tecnico;
l'impiego sia previsto solo per periodi limitati e definiti, per
manifesto e temporaneo impedimento del Direttore Tecnico ed avvenga
con modalita' specificate nel sistema di qualita' dell'Organismo.
Si precisa infine che l'impiego di personale usualmente operante in
laboratorio per svolgere altre attivita' soggette a diverse
autorizzazioni/concessioni ministeriali, e' consentito esclusivamente
con le eventuali limitazioni e prescrizioni stabilite
dall'Amministrazione competente (ad esempio sperimentatori per prove
su materiali e prodotti strutturali di cui all'art. 59 del decreto
del Presidente della Repubblica n. 380/2001 possono essere impiegati
soltanto in attivita' di prova analoghe a quelle previste dalla Circ.
Min. LL.PP. 346/STC del 14 dicembre 1999, ma non in attivita' di
ispezione dei siti produttivi svolte ai sensi del decreto
ministeriale n. 156/2003).
g) Sedi locali ed archiviazione dei fascicoli tecnici
La terzieta' degli Organismi richiede che la pianificazione delle
attivita' svolte debba avvenire nel rispetto dell'ordine cronologico
di trattazione delle pratiche. Cio' puo' essere garantito solo
assicurando che la registrazione delle pratiche di
certificazione/prova ed il coordinamento delle attivita' tecniche di
certificazione a valle della conferma d'ordine (esame della
documentazione tecnica predisposta dal fabbricante, programmazione
delle viste ispettive presso il/i sito/i produttivo/i, esame del
fascicolo tecnico da sottoporre alla decisione relativa al
rilascio/sospensione/revoca della certificazione) sia assicurato a
livello centrale, coordinando le attivita' svolte nella sede centrale
con quelle di eventuali unita' locali opportunamente designate
dall'Organismo ed autorizzate dalle Amministrazioni competenti. E'
per tale motivazione che nelle istruttorie (e nei decreti) di
abilitazione emessi ai sensi del decreto ministeriale n. 156/2003,
qualora sia previsto lo svolgimento in unita' locali di compiti
tecnici ai fini dell'attestazione della conformita' dei prodotti da
costruzione, dette strutture ed il relativo personale sono oggetto di
esame ed ispezione al pari della sede centrale dell'organismo, e,
alla conclusione del procedimento amministrativo, sono citate nel
decreto di abilitazione.
Al di fuori di tale ipotesi, un parziale decentramento delle
attivita' preliminari all'iter di certificazione deve essere limitato
esclusivamente alla formulazione di offerte economiche relative ad
attivita' di attestazione della conformita' ai sensi del decreto
ministeriale n. 156/2003, sulla base di documenti di riferimento
(facsimile dell'offerta e tariffario) stabiliti dalla sede centrale
dell'Organismo.
Nel caso di Organismi operanti in piu' sedi, e' inoltre certamente
possibile avvalersi della possibilita' di creare archivi cartacei o
elettronici anche nelle sedi periferiche, purche' sia garantita
comunque ladisponibilita' nella sede centrale (o in altra sede
autorizzata) dell'archivio completo dei fascicoli tecnici, a
disposizione per le attivita' di vigilanza delle Amministrazioni
abilitanti.
Per quanto concerne la possibilita' di de-materializzare l'archivio
dei fascicoli di riscontro, si evidenzia la necessita' che
l'Organismo, qualora richieda alle Amministrazioni competenti di
avvalersi di tale facolta', assicuri il rispetto di procedure
analoghe a quelle previste nel decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82 «Codice dell'Amministrazione Digitale» e s.m.i., che siano cioe'
tali da garantire la certezza circa l'autenticita' dei documenti
informatici e dei soggetti responsabili della loro redazione nonche'
l'adeguatezza delle modalita' di gestione e conservazione.
Si precisa infine che i fascicoli su citati debbono essere
predisposti in modo tale consentire un effettivo controllo sia da
parte dell'Autorita' vigilante che del richiedente che ne abbia
titolo secondo le leggi vigenti. A tale fine e' necessario che sia
prevista la conservazione in luogo apposito e noto, per tutta la
durata del rapporto contrattuale e comunque per almeno dieci anni
dalla relativa data di risoluzione, dei seguenti atti per ciascuna
attivita' di attestazione della conformita' espletata:
Domanda (corredata della documentazione tecnica ed da eventuale
campionatura);
Commessa;
Verbale nomina Servizi coinvolti;
Documenti attestanti l'attivita' svolta dai Servizi e dai
richiedenti l'attestazione della conformita'.
Se ITT.
Definizione campionatura di prova e documentazione tecnica;
Rapporto di Prova [in copia conforme];
Minuta di prova (anche nel Laboratorio).
Se FPC.
Rapporto di Ispezione Iniziale;
Allegati, Check list;
Rapporto Ispezione Periodiche;
Eventuali Reclami e Azioni Correttive;
Certificato o di prodotto (1 o 1+) o di FPC (2 o 2+) [in copia
conforme];
Verbali dei servizi incaricati circa la decisione di
rilascio/ratifica, sospensione e revoca dei certificati.
Tutta la documentazione contenuta nel fascicolo deve essere munita
di data significativa ai fini della collocazione temporale nell'iter
di attestazione della conformita'.
Pertanto:
i documenti in entrata, trasmessi dal richiedente all'Organismo,
devono recare la data di ricezione, con timbro datario riportante la
ragione sociale dell'organismo;
i documenti in uscita, trasmessi dall'Organismo al richiedente,
devono riportare la data di produzione dell'atto e/o di trasmissione
secondo il caso.
Roma, 9 giugno 2011
Il capo dipartimento dei Vigili del Fuoco, del soccorso
pubblico e della difesa civile
del Ministero dell'interno
Tronca
Il Presidente del consiglio superiore dei lavori pubblici
del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti
Karrer
Il capo dipartimento per l'impresa e l'internalizzazione
del Ministero dello sviluppo economico
Tripoli