1. Premessa.
La presente circolare ministeriale ha lo scopo di rendere piu'
agevole la presentazione e l'esame delle domande di autorizzazione
all'immissione in commercio dei medicinali, ai sensi del decreto
legislativo 29 maggio 1991, n. 178 come modificato dal decreto
legislativo 30 dicembre 1992, n. 541 e dal decreto legislativo 18
febbraio 1997, n. 44.
La presente circolare e' stata predisposta in conformita' al parere
dell'ufficio legislativo del Ministero della sanita' espresso con
nota 100.1 / Que 3 - 147 / 255 del 15 aprile 1997.
Le aziende interessate sono invitate ad avvalersi dei moduli
allegati alla presente circolare specifici per il tipo di domanda a
secondo che si tratti di nuova registrazione o di variazione di una
registrazione gia' esistente.
2. Identificazione della societa' richiedente (Codice SIS).
Al fine di agevolare e accelerare l'individuazione delle diverse
pratiche che pervengono al Dipartimento e per assicurare il dovuto
livello di riservatezza delle informazioni, si ritiene utile
l'identificazione di ciascuna societa' tramite l'attribuzione di un
codice di accreditamento presso il Dipartimento come aziende idonee
allo svolgimento di attivita' commerciali nel settore farmaceutico e
conseguentemente idonee ad ottenere una autorizzazione, secondo
procedura nazionale, nel settore delle specialita' medicinali, le
aziende interessate alla registrazione di una specialita' medicinale,
devono presentare, contestualrnente alla prima domanda di
autorizzazione all'immissione in commercio o, preferibilmente, in
tempi precedenti, i seguenti documenti.
Per le aziende residenti sul territorio italiano:
1) fotocopia autenticata dello statuto ed atto costitutivo della
societa';
2) certificato, non anteriore a tre mesi, della Camera di
commercio, comprensivo delle informazioni precedentemente riportate
nel certificato del tribunale sezione societa' commerciali;
3) certificato di attribuzione del codice fiscale;
4) dichiarazione, a firma autenticata del legale rappresentante, di
voler fruire di un eventuale indirizzo operativo a cui far pervenire
le comunicazioni intercorrenti che l'amministrazione dovra'
eventualmente inviare durante l'iter delle diverse procedure.
Per le aziende residenti in uno dei Paesi dell'Unione europea:
1) fotocopia autenticata, in lingua originale, dello statuto ed
atto costitutivo della societa' nello Stato di origine unitamente ad
una traduzione in lingua italiana;
2) qualora l'azienda estera intenda avvalersi di una societa'
residente nel territorio italiano che la rappresenti legalmente,
dovra' presentare dichiarazione, a firma autenticata del legale
rappresentante, di nomina della societa' rappresentante con l'impegno
a comunicare contestualmente al Ministero della sanita' ogni
variazione del rapporto di rappresentanza. La dichiarazione in
questione deve essere presentata in lingua italiana o, se in lingua
originale, deve essere accompagnata da traduzione giurata;
3) nel caso l'azienda estera non intenda avvalersi della scelta di
cui al precedente punto 2) dovra' impegnarsi, con atto formale, a
comunicare al Ministero della sanita', contestualmente
all'istituzione, ogni creazione di un eventuale rapporto di
rappresentanza legale;
4) l'azienda italiana che accetta una rappresentanza legale di una
azienda estera e' tenuta a presentare al Ministero della sanita' i
documenti citati previsti per le societa' nazionali.
Sulla base della documentazione presentata, l'amministrazione
rilascera' un codice identificativo (qui definito "codice SIS") che
l'azienda dovra' citare in ogni comunicazione rivolta al Dipartimento
per la valutazione dei medicinali e la farmacovigilanza.
I documenti di cui sopra devono essere presentati una volta sola
all'atto dell'attribuzione del codice SIS e parzialmente e
tempestivamente rinnovati nella misura necessaria qualora varino i
dati della societa'. La presentazione integrale di nuovi documenti
sara' indispensabile qualora vari il codice fiscale della societa' in
questione, in quanto cio' determina conseguentemente l'attribuzione
di un nuovo codice SIS.
Le aziende titolari di prodotti medicinali che utilizzano, per la
registrazione, procedure comunitarie sono esentate dalla
presentazione della documentazione di cui sopra a meno che le stesse
non intendano essere altresi' titolari di autorizzazione
all'immissione in commercio di prodotti medicinali secondo la
procedura nazionale.
Alle societa' di cui sopra, il Dipartimento provvedera' comunque ad
assegnare d'ufficio il codice comunicandolo direttamente alle ditte
interessate all'atto della presentazione della prima domanda di
richiesta di autorizzazione con procedura comunitaria. Si consiglia
di utilizzare tale codice per ogni eventuale comunicazione rivolta al
Dipartimento per la valutazione dei medicinali e la farmacovigilanza.
3. Presentazione delle domande.
Le aziende interessate alla registrazione di un medicinale ai sensi
del decreto legislativo 29 maggio 1991, n. 178, come modificato dal
decreto legislativo 30 dicembre 1992, n. 541 e dal decreto
legislativo 18 febbraio 1997, n. 44, devono presentare una domanda
redatta in carta da bollo a firma del legale rappresentante della
societa' o persona ad esso formalmente equiparata. Il firmatario
della domanda deve essere correttamente identificato nel testo della
domanda stessa, sia per i dati anagrafici sia per la qualifica
ricoperta nella societa', si consiglia pertanto la seguente dizione:
"Il sottoscritto ........................, nato ...................
a .............................. il ................., codice fiscale
......................, in qualita' di .............................
(amministratore delegato, legale rappresentante, etc.) in nome e per
conto della societa' ................................, codice fiscale
....................., codice SIS .................................,
chiede ....................".
La domanda dovra' altresi' essere accompagnata da uno specifico
modulo identificativo, in duplice copia, diverso a seconda che venga
richiesta una nuova registrazione (Allegato A) o una modifica di tipo
I (Allegato B) o II (Allegato C), secondo quanto riportato all'art.
8, 9, 12-bis del decreto legislativo 29 maggio 1991, n. 178 come
modificato dal decreto legislativo 30 dicembre 1992, n. 541 e dal
decreto legislativo 18 febbraio 1997, n. 44, e secondo le definizioni
recate dai regolamenti della Commissione CE 10 marzo 1995, n. 541 e
n. 542, nel caso specifico estese anche alle procedure nazionali.
Le aziende interessate sono tenute a barrare le caselle che
interessano ed a fornire le indicazioni richieste nei moduli allegati
alla presente circolare.
Il firmatario della domanda provvedera' a datare e firmare ogni
modulo, indicando negli appositi spazi i "Codici caselle barrate" per
identificare la domanda presentata, e barrando gli spazi non
utilizzati.
In caso di variazione, dovra' altresi' essere indicato il numero
progressivo di variazione relativamente all'autorizzazione originale,
a partire dalla cosiddetta "Variazione zero" che sara' specificata
nel prosieguo della presente circolare.
Si dovra' altresi' indicare, nell'apposito spazio, se alla domanda
in questione e' allegato, integralmente o parzialmente, un nuovo
modulo identificazione dati tecnici (vedi oltre), oppure, in
alternativa, che non si richiedono variazioni delle informazioni in
esso contenute. Dovra' comunque essere sempre allegato il riassunto
delle caratteristiche del prodotto che deve essere relativo, per
ciascun medicinale, a tutte le eventuali forme farmaceutiche e
dosaggi autorizzati.
Si precisa che come previsto dal comma 2 e 3 dell'art. 4 del
regolamento della Commissione CE 10 marzo 1995, n. 542 e dal comma 2
e 3 dell'art. 4 del regolamento della Commissione CE 10 marzo 1995,
n. 541, una domanda di variazione di una autorizzazione
all'immissione in commercio non puo' riguardare piu' di una modifica
dell'autorizzazione.
Qualora si debba apportare, per necessita' del richiedente, piu' di
una variazione, fatto salvo quanto riportato nel paragrafo
successivo, si dovranno presentare tante richieste singole per quante
sono le variazioni richieste ed ognuna di esse, numerata
progressivamente, dovra' comunque contenere un riferimento alle altre
richieste presentate.
Qualora, per motivi unicamente tecnologici o sanitari, la domanda
di variazione comporti necessariamente per essere attuata altri
cambiamenti questi possono essere compresi in un'unica richiesta.
4. Modulo acquisizione dati tecnici prodotti medicinali.
Contestualmente alla domanda, sia per quanto riguarda le nuove
autorizzazioni che per quanto riguarda le variazioni, le aziende
interessate sono tenute a compilare, a partire dal 15 giorno
successivo alla pubblicazione della presente circolare, in duplice
copia, in funzione del tipo di domanda, da pagina 1 a pagina 11, il
modulo di cui all'allegato D alla presente circolare. Il riassunto
delle caratteristiche del prodotto e' da considerare come allegato
parte integrante del modulo in questione. Nel caso sia necessario
utilizzare piu' pagine aventi lo stesso numero, queste dovranno
essere contrassegnate associando al numero di pagina la lettera
progressiva secondo l'ordine alfabetico (1 / A , 1/ B , 1 / C, ad
esempio, nel caso sia necessario fornire tutte le informazioni
presenti in pagina 1 per tre volte rispetto allo spazio disponibile).
Per semplificare la compilazione dei modelli in questione e' stato
predisposto uno specifico prodotto software per la compilazione degli
stessi secondo quanto specificato al successivo punto 6.
4.1. Nuova registrazione.
Dovranno essere barrati gli spazi relativi a richieste di
informazione non utilizzati, mentre, per ogni informazione fornita,
occorrera' barrare la casella contraddistinta dalla dizione "Nuovo".
Ogni pagina del modulo cosi' compilata sara' datata e firmata.
Ogni modulo di acquisizione dati dovra' essere corredato da una
copia del riassunto delle caratteristiche del prodotto.
4.2. Variazioni.
In caso di variazioni dell'autorizzazione all'immissione in
commercio, si dovra' allegare alla domanda, integralmente o
limitatamente alle pagine relative ai dati variati, il modulo di
acquisizione dati tecnici riportando tutte le informazioni richieste
e barrando, per ognuna di esse, la voce:
"Autorizzato", se l'informazione risulta gia' autorizzata
dall'amministrazione;
"Modifica", se l'informazione risulta essere una modifica in
sostituzione rispetto a quanto autorizzato;
"Nuovo", se l'informazione risulta essere un nuovo inserimento
rispetto alle specifiche autorizzate.
Nel caso si effettui una sostituzione di una informazione con
un'altra (ad esempio sostituzione di officina di produzione)
occorrera' ripresentare tutte le informazioni aventi lo stesso numero
di quadro.
Il modulo di acquisizione dei dati tecnici riprende quasi
integralmente i riferimenti del documento europeo denominato Notice
to applicant del febbraio 1997 al quale si rimanda per eventuali
chiarimenti. Per le innovazioni rispetto a quanto riportato nel
documento europeo e per le specifiche relative alla compilazione, si
rimanda all'allegato E alla presente circolare.
Ogni richiesta di variazione presentata dovra' essere numerata
progressivamente, anche nel caso in cui la variazione richiesta non
modifichi le informazioni presenti nel modulo stesso. In tale
evenienza, nell'oggetto della domanda dovra' essere riportata la
dizione "Variazione che non prevede modifiche delle informazioni
della scheda di rilevazione dati tecnici" e, nel modulo
identificativo della domanda (allegato B o C), dovra' essere barrata
la relativa casella.
Ogni pagina del modulo deve essere datata e firmata dalla persona
che presenta la domanda, ed alla fine dello stesso deve sempre essere
allegata una copia del riassunto delle caratteristiche del prodotto.
Nel caso di richiesta di variazione dell'autorizzazione
all'immissione in commercio di un prodotto medicinale per
trasferimento della titolarita', la nuova azienda che chiede il
trasferimento a proprio nome dell'autorizzazione e' esentata dal
presentare il modulo rilevazione dati tecnici purche' la domanda
contenga un elenco in cui siano riportate la denominazione della
specialita' medicinale di cui si chiede il trasferimento ed il
relativo codice di specialita' costituito dalle prime sei cifre del
codice di autorizzazione all'immissione in commercio. Qualora
l'elenco di cui al punto precedente sia presentato come allegato alla
domanda lo stesso deve essere datato e firmato da chi effettua la
richiesta.
5. Variazione zero.
Al fine di definire una numerazione progressiva delle variazioni, e
per procedere all'ulteriore snellimento delle procedure autorizzative
mediante la gestione informatizzata delle stesse, si ritiene
necessario acquisire le informazioni relative alla situazione attuale
di tutte le autorizzazioni all'immissione in commercio. Pertanto, le
aziende interessate sono invitate a presentare il modulo di
acquisizione dei dati tecnici e il riassunto delle caratteristiche
del prodotto. Tale modulo sara' identificato con la dizione "Zero"
nell'apposito spazio denominato "Variazione N ".
Tale modulo deve essere accompagnato da autocertificazione, a firma
del legale rappresentante, o persona ad esso equiparata, nella quale
si dichiari che la situazione riportata corrisponde esattamente alla
situazione autorizzata alla data dell'autodichiarazione.
La "Variazione zero" dovra' essere presentata, secondo le
specifiche indicate al successivo punto 6, non oltre il
centottantesimo giorno successivo a tale data di pubblicazione nella
Gazzetta Ufficiale della presente circolare.
Nel caso in cui l'azienda intenda inoltrare, prima di tale termine,
una domanda di modifica dell'autorizzazione, dovra' comunque
presentare, contestualmente al modulo relativo alla "Variazione N 1",
il modulo relativo alla "Variazione zero" con relativa
autocertificazione.
6. Supporto informatico.
Le informazioni di cui sopra dovranno essere altresi' trasmesse su
supporto informatico utilizzando lo specifico prodotto software
sviluppato dal Dipartimento per la valutazione dei medicinali e la
farmacovigilanza al fine di agevolare la compilazione, la stampa dei
moduli e la loro trasmissione su supporto informatico. L'uso del
software e' gratuito e lo stesso e' reperibile senza alcun onere, a
partire dal terzo giorno successivo alla pubblicazione della presente
circolare, nel sito Internet del Ministero della sanita' -
Dipartimento per la valutazione dei medicinali e la farmacovigilanza
all'indirizzo ..http: www.sanita.interbusiness.it farmaci.
A partire dal trentesimo giorno successivo alla pubblicazione della
presente circolare, la scheda di rilevazione dei dati tecnici di un
prodotto medicinale dovra' essere accompagnata da una copia su
supporto informatico.
Per i prodotti medicinali le cui domande di autorizzazione sono
state presentate anteriormente alla data di cui al paragrafo
precedente, le aziende interessate dovranno provvedere a trasmettere
i dati di cui agli allegati alla presente circolare, sia su supporto
cartaceo che informatico, al momento della consegna da parte della
stessa dei documenti necessari alla predisposizione del provvedimento
di autorizzazione (richiesta atti).
7. Trattazione delle domande.
Le domande presentate dall'azienda saranno protocollate
dall'ufficio competente che provvedera' ad identificare correttamente
il percorso che la stessa dovra' seguire, basandosi sulle
informazioni presenti nel modulo di identificazione compilato
dall'azienda.
Contestualmente l'amministrazione provvedera' ad assegnare alla
pratica un numero di codice identificativo che verra' comunicato alle
aziende con una nota nella quale saranno riportati la data ed il
numero di protocollo con i quali l'ufficio competente avra' recepito
la pratica stessa.
Il "codice - pratica" di cui sopra dovra' essere utilizzato dalle
aziende per tutte le eventuali successive comunicazioni riferite alla
stessa pratica. Lo stesso numero di codice dovra' essere citato al
fine di ricevere dagli uffici informazioni sullo stato di avanzamento
della procedura relativa.
Nel caso le aziende in questione non ricevano la suddetta
comunicazione entro tre settimane dalla presentazione della domanda,
si suggerisce di rivolgersi agli uffici competenti per ricevere la
conferma dell'avvenuta ricezione e conseguentemente essere portati a
conoscenza dei riferimenti di identificazione della pratica in
questione.
La presente circolare sara' pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana.
Roma, 18 luglio 1997
Il direttore generale
del Dipartimento per la valutazione
dei medicinali e la farmacovigilanza
Silano
Visto, il Ministro della sanita': Bindi