A tutti i Ministeri - Gabinetto
del Ministro
Alla Presidenza del Consiglio
dei Ministri
A tutte le amministrazioni
autonome
A tutti gli uffici centrali del
bilancio presso i Ministeri e le
amministrazioni autonome
A tutte le ragionerie
provinciali dello Stato
e, p.c.:
Al Consiglio di Stato
Alla Corte dei conti
All'Avvocatura generale dello
stato
All'Istituto nazionale di
statistica
Alla Commissione nazionale per
le societa' e la borsa
All'Istituto per la vigilanza
sulle assicurazioni private e di
interesse collettivo
All'Autorita' Garante della
concorrenza e del mercato
All'Autorita' per l'informatica
nella pubblica amministrazione
All'Autorita' per l'energia
elettrica e il gas
All'Autorita' per le garanzie
nelle comunicazioni
Al Garante per la protezione
dei dati personali
All'Autorita' di vigilanza dei
lavori pubblici
Alla Commissione di vigilanza
sui fondi pensione (COVIP)
A tutti gli enti pubblici non
economici
All'Associazione nazionale
comuni d'Italia (ANCI)
All'Unione province italiane
(UPI)
Premessa.
L'art. 26, legge 23 dicembre 1999, n. 488, (legge finanziaria per
l'anno 2000, il cui estratto e' allegato alla presente sub lettera A)
ha introdotto rilevanti novita' nelle modalita' di acquisto di beni e
servizi da parte delle amministrazioni dello Stato, coerentemente
all'esigenza di razionalizzazione delle spese, nonche' di
monitoraggio dei fabbisogni e dei costi.
Il citato art. 26 delinea infatti un sistema in cui tramite le
procedure previste dalla normativa vigente in materia di scelta del
contraente vengono individuate imprese per la fornitura di beni e
servizi alle pubbliche amministrazioni.
In particolare detta norma attribuisce al Ministero del tesoro, del
bilancio e della programmazione economica la funzione di stipulare
convenzioni in base alle quali le imprese fornitrici prescelte si
impegnano ad accettare alle condizioni ed ai prezzi ivi stabiliti,
ordinativi di fornitura sino alla concorrenza di un quantitativo
complessivo predeterminato.
Il nuovo sistema di acquisizione di beni e servizi.
Sulla base di questi presupposti, il Ministero del tesoro, del
bilancio e della programmazione economica, avvalendosi della societa'
Consip S.p.a., ha concluso proprio in questi giorni una prima gara
per le forniture di servizi di telefonia vocale fissa, di base ed
aggiuntivi, ivi incluse le attivita' e le forniture relative
all'attivazione dei medesimi servizi, e compresi i servizi idonei al
monitoraggio dei consumi e al controllo della spesa, mediante
l'utilizzo di nuove tecnologie e soluzioni organizzative, attraverso
strumenti di "Information Technology", in favore delle singole
amministrazioni contraenti. L'offerta della societa' aggiudicataria
Telecom Italia S.p.a., con cui e' stipulata la convenzione, e' in
termini particolarmente vantaggiosi per le amministrazioni, che
aderiranno alla convenzione attraverso ordinativi di fornitura
inviati direttamente al fornitore.
Le amministrazioni centrali dello Stato e i loro uffici periferici
sono invitati ad aderire con la massima tempestivita' consentita alla
convenzione in parola, avendo la stessa la durata di un anno dal
momento della stipula. Infatti, piu' tardiva sara' l'adesione nel
corso dell'anno e minori saranno i vantaggi conseguibili in termini
di risparmi di spesa. A questo riguardo si fa presente che la
ripetura convenzione puo' essere consultata sul sito Internet di
questo Ministero (www.tesoro.it), nel quale verranno inserite mano a
mano le successive convenzioni. Peraltro, le amministrazioni dello
Stato sono comunque tenute ad approvvigionarsi utilizzando, nei
limiti dei vincoli di bilancio, le convenzioni stipulate, salvo le
eccezioni di cui al comma 6 dell'art. 27 della finanziaria per l'anno
2000. Le restanti pubbliche amministrazioni hanno facolta' di
aderire, ovvero devono utilizzare i parametri di qualita' e di prezzo
per l'acquisto dei beni comparabili con quelli oggetto delle medesime
convenzioni.
Tutte le amministrazioni dello Stato e le restanti amministrazioni
aderenti, sulla base delle convenzioni stipulate dal Ministero del
tesoro, del bilancio e della programmazione economica, quindi,
possono emettere, attraverso propri funzionari a cio' delegati, gli
ordinativi di fornitura con cio' perfezionando la procedura di ogni
singolo acquisto (inteso in senso ampio e cosi' ad esempio anche
quale noleggio, somministrazione, locazione, ecc.) dei beni o dei
servizi oggetto delle convenzioni stesse.
Con le procedure di scelta del contraente vengono esclusivamente
individuati i fornitori delle amministrazioni e con la stipula delle
convenzioni vengono definite tutte le condizioni contrattuali ed
economiche a cui l'unita' ordinante(1), attraverso l'emissione
dell'ordinativo di fornitura, fara' riferimento per la conclusione
dei singoli contratti di acquisto. La stipula delle convenzioni non
comporta alcun impegno di spesa per le amministrazioni. E' solo con
l'adesione alla convenzione e la successiva conclusione del singolo
contratto di acquisto (rectius: ordinativo di fornitura) che sorgono
in capo ad ogni singola amministrazione i diritti e gli obblighi
relativi alla medesima convenzione ed al relativo ordinativo di
fornitura, tra i quali quello di ricevere la prestazione e provvedere
al pagamento dei beni e/o servizi acquistati.
------
(1) Con tale termine si identifica ogni soggetto
abilitato nell'ambito dell'amministrazione di pertinenza ad
impegnare l'amministrazione per l'acquisto di beni e
servizi.
Lo scrivente Ministero con decreto emanato in data 24 febbraio 2000
(allegato sub lettera B), ha deliberato di avvalersi per la
realizzazione del sistema delle convenzioni di cui alla legge
finanziaria per l'anno 2000, della struttura denominata
Concessionaria servizi informatici pubblici - Consip S.p.a., societa'
interamente posseduta dal Ministero del tesoro con missione esclusiva
di prestare servizi alla pubblica amministrazione.
Alla Consip S.p.a. e' stata affidata la gestione delle procedure
per la conclusione delle convenzioni, la realizzazione e gestione del
sistema di controllo e verifica dell'esecuzione delle convenzioni
stesse, nonche' l'esecuzione di tutti i servizi informatici,
telematici, logistici e di consulenza necessari alla compiuta
realizzazione del sistema stesso, anche attraverso sistemi
tecnologici avanzati come, a titolo esemplificativo, sistemi di
acquisto elettronici (E-Procurement).
In attuazione del descritto contesto normativo, Consip S.p.a. ha
avviato la realizzazione del sistema delle convenzioni con i
fornitori, prevedendo per le pubbliche amministrazioni anche la
possibilita' di trasmissione in via telematica degli ordinativi di
fornitura. L'utilizzo delle convenzioni, anche mediante sistemi di
acquisto elettronici (gestione dei cataloghi on-line per i fornitori
convenzionati e degli ordini delle pubbliche amministrazioni),
consentira' di ottenere una sensibile riduzione dei costi, di
migliorare i livelli di servizio e di semplificare i processi di
approvvigionamento. La Consip S.p.a., nel definire le convenzioni,
terra' conto delle esigenze espresse dalle amministrazioni.
Nell'ambito di un programma di razionalizzazione delle diverse
tipologie della spesa comune alle pubbliche amministrazioni, oltre
alla convenzione per i servizi di telefonia fissa, sono in fase di
definizione le convenzioni per il noleggio delle macchine
fotocopiatrici, la cui attivazione e' prevista entro giugno c.a., e
per la cancelleria, la cui attivazione e' prevista entro il mese di
agosto c.a. Sono inoltre in fase di avviamento le procedure di
selezione del fornitore per i servizi di telefonia mobile, per le
centrali telefoniche, per i personal computer e le stampanti
(noleggio). E' previsto a breve l'avvio dell'implementazione di nuove
strategie per i servizi di locazione degli immobili, di gestione
degli uffici (p.e. manutenzioni), per i servizi postali e per
l'approvvigionamento di energia elettrica. Sono in corso di
definizione le strategie di approvvigionamento per carburanti e
combustibili.
Attivazione delle convenzioni. Modalita' operative.
Sotto il profilo procedimentale, appare opportuno in questa sede
soffermarsi sulle incombenze che le amministrazioni dello Stato sono
tenute ad osservare per dar luogo all'acquisizione di beni e/o
servizi mediante l'utilizzo delle convenzioni di cui trattasi.
Per quanto concerne le amministrazioni centrali, una volta
acquisita la comunicazione dell'avvenuta definizione delle
convenzioni da parte del Ministero del tesoro, del bilancio e della
programmazione economica, ovvero della Consip affidataria del
servizio, i titolari dei singoli centri di responsabilita'
amministrativa interessati procederanno alla definizione dei
contratti di acquisto (ordinativi di fornitura), previa assunzione
dell'impegno di spesa sui pertinenti capitoli del proprio stato di
previsione, da effettuare con il consueto e indispensabile intervento
del coesistente Ufficio centrale del bilancio. Quest'ultimo curera',
quindi, la registrazione dell'impegno di spesa, validando gli
ordinativi di fornitura emessi dall'amministrazione; cio' costituira'
il necessario presupposto per la successiva fase del pagamento, sulla
base delle condizioni contrattuali previste.
Per quanto concerne gli uffici periferici delle amministrazioni
statali che operano in regime di legge n. 908/1960, va precisato che
dovranno seguire lo stesso procedimento innanzi delineato, con
l'ovvia avvertenza che l'assunzione dell'impegno e il successivo
pagamento avranno luogo con l'intervento dei competenti uffici di
riscontro (Ragionerie provinciali presso gli uffici dipartimentali
del Tesoro).
E' appena il caso di precisare che anche i funzionari delegati
dovranno avvalersi, a decorrere dalla comunicazione della convenzione
alle amministrazioni deleganti, del nuovo sistema di acquisizione di
beni e servizi, nei limiti, ovviamente, delle disponibilita' delle
aperture di credito ricevute, procedendo alla emissione degli
ordinativi di fornitura.
Conclusioni.
Per il raggiungimento degli obiettivi comuni di economicita', di
miglioramento dei livelli di servizio e di semplificazione dei
processi, e' necessaria la partecipazione di tutte le pubbliche
amministrazioni alle iniziative avviate e da avviare secondo il
citato programma di razionalizzazione.
Si richiede pertanto che ciascuna amministrazione individui uno o
piu' referenti, che abbiano la responsabilita' di ottimizzare
l'utilizzo delle iniziative di razionalizzazione della spesa
nell'ambito delle stesse amministrazioni.
Detti referenti inoltre, interfacciandosi con questo Ministero e
con la Consip, individuano le politiche di razionalizzazione della
spesa per l'amministrazione di competenza, gestiscono la
comunicazione interna, supportano il cambiamento e gli ulteriori
miglioramenti necessari per il conseguimento degli obiettivi. Si
richiede altresi' che la comunicazione dei suddetti referenti sia
trasmessa al piu' presto a questo Ministero ed alla Consip (via Santa
Croce in Gerusalemme, 63 - 00185 Roma).
Il Ministro: Visco