IL MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
e per il coordinamento dei servizi
di informazione e sicurezza
A tutte le pubbliche amministrazioni
Premessa.
Il Ministro della funzione pubblica desidera, con questa direttiva,
contribuire alla semplificazione del linguaggio usato dalle
amministrazioni pubbliche per la redazione dei loro testi scritti. Le
amministrazioni pubbliche utilizzano infatti un linguaggio molto
tecnico e specialistico, lontano dalla lingua parlata dai cittadini
che pure ne sono i destinatari. Invece, tutti i testi prodotti dalle
amministrazioni devono essere pensati e scritti per essere compresi
da chi li riceve e per rendere comunque trasparente l'azione
amministrativa.
I numerosi atti prodotti dalle pubbliche amministrazioni, sia
interni (circolari, ordini di servizio, bilanci) sia esterni, devono
prevedere l'utilizzo di un linguaggio comprensibile, evitando
espressioni burocratiche e termini tecnici. Anche gli atti
amministrativi in senso stretto, che producono effetti giuridici
diretti e immediati per i destinatari, devono essere progettati e
scritti pensando a chi li legge. Oltre ad avere valore giuridico,
pero', gli atti amministrativi hanno un valore di comunicazione e
come tali devono essere pensati. Devono, percio', essere sia
legittimi ed efficaci dal punto di vista giuridico, sia
comprensibili, cioe' di fatto efficaci, dal punto di vista
comunicativo.
La direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi
amministrativi si inserisce in un lavoro decennale compiuto dal
Dipartimento della funzione pubblica su questo tema che ha gia'
prodotto alcuni risultati apprezzabili e che si desidera in questa
occasione richiamare. Le regole e i consigli, gia' indicati in alcuni
strumenti prodotti dal Dipartimento - il Codice di stile del 1993 e
il Manuale di stile del 1997 - assumono, pero', a partire da questa
direttiva un carattere piu' formale. Questa direttiva si collega,
inoltre, alla circolare del 2 maggio 2001 emanata dal Dipartimento
per gli affari giuridici e legislativi, dedicata alla redazione dei
testi normativi e ne rappresenta uno sviluppo, poiche' si applica ai
testi che in maniera piu' o meno diretta applicano le norme. E'
evidente, infatti, che il linguaggio delle amministrazioni pubbliche
sara' tanto piu' chiaro quanto piu' chiari saranno i testi normativi.
Questa direttiva contiene regole da applicare a tutti i testi
prodotti dalle amministrazioni pubbliche, regole che riguardano la
comunicazione, la struttura giuridica e il linguaggio dei testi
scritti. Dovranno, quindi, essereriscritti anche i principali atti e
documenti amministrativi vigenti: secondo le indicazioni qui
contenute e tenendo conto delle segnalazioni prevenute agli uffici
relazioni con il pubblico. Infine, per facilitare l'applicazione
della direttiva, il Dipartimento della funzione pubblica ha avviato
un servizio di assistenza alle amministrazioni sul proprio sito web:
www.funzionepubblica.it
Dal 15 maggio 2002, le anministrazioni troveranno sul sito una
sezione dedicata alla semplificazione del linguaggio con assistenza
on line continua e potranno chiedere informazioni, chiarimenti e
spiegazioni.
Le regole di comunicazione e di struttura giuridica 1. Avere (e
rendere) sempre chiaro il contenuto del testo.
Spesso i contenuti e le finalita' di un documento amministrativo
sono complessi e ambigui. Prima di scrivere un testo bisogna
sciogliere la complessita' ed eliminare le ambiguita'. Chi scrive
deve anzitutto aver chiaro il contenuto del messaggio e deve indicare
in modo preciso e semplice cosa e' stato deliberato, cosa si
prescrive, quali particolari doveri o diritti si riconoscono al
destinatario.
2. Individuare sempre il destinatario.
Per progettare un testo efficace bisogna sapere a chi e' destinato
e chi lo leggera'. Quando i documenti sono indirizzati a gruppi
eterogenei di persone bisogna pensare al lettore meno istruito.
3. Individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo
logico.
Normalmente nei testi scritti sono contenute piu' informazioni. Chi
scrive deve capire che relazione logica c'e' tra le singole
informazioni. Cosi' ad esempio: le informazioni piu' generali devono
precedere quelle particolari; i casi generali devono precedere le
eccezioni; le informazioni, che in linea temporale sono antecedenti,
precedono quelle successive. E' buona regola, inoltre, evidenziare
bene le istruzioni per l'uso del testo a vantaggio del cittadino. Ad
esempio, le date di scadenza, le eventuali avvertenze, cosa fare per
ottenere un beneficio, come ricorrere contro l'atto.
4. Individuare e indicare i contenuti giuridici del testo.
Tra i vari testi prodotti dalle amministrazioni pubbliche, gli atti
amministrativi rispondono a regole e principi di legittimita'. Gli
atti devono contenere l'indicazione del soggetto che li emana,
l'oggetto dell'atto amministrativo, la decisione che e' stata presa,
le motivazioni che la giustificano. Vanno indicati, se necessario,
gli adempimenti e le condizioni cui si deve prestare attenzione e i
riferimenti normativi a sostegno dell'atto, secondo quanto prescritto
dalle tecniche di redazione normativa.
5. Individuare la struttura giuridica piu' efficace per comunicare
gli atti.
Per "struttura dell'atto" si intende la sua organizzazione interna.
Una volta distinte e indicate le varie parti di un atto, scegliere la
struttura giuridica piu' adeguata. Non sempre e' necessario seguire
la struttura tradizionale che prevede l'indicazione del soggetto, la
motivazione dell'atto e, soltanto alla fine, la decisione. Per
esempio, nei casi in cui l'atto sia il risultato di una domanda del
cittadino puo' essere usata una sequenza che, subito dopo
l'indicazione del soggetto, renda subito chiaro il contenuto della
decisione e infine la motivazione e i presupposti normativi.
6. Verificare la completezza delle informazioni.
Deve essere completa sia l'informazione giuridica, che da' la
legittimita' dell'atto, sia l'informazione comunicativa, che rende
l'atto comprensibile. L'informazione e' completa quando l'atto
amministrativo dice al destinatario tutto quanto deve sapere e deve
fare.
7. Verificare la correttezza delle informazioni.
Deve essere corretta sia l'informazione giuridica con i riferimenti
normativi, sia l'informazione comunicativa (operativa) con i
riferimenti sui destinatari, sui soggetti interessati, sugli
adempimenti, sulle condizioni e le procedure necessarie.
8. Verificare la semplicita' del testo.
Una volta articolati e disposti i contenuti secondo le regole
logiche, comporre il testo in modo semplice. Il testo e' semplice se
risulta di immediata comprensione. Il testo e' stato compreso se chi
lo ha letto sa ripetere le informazioni ricevute e sa cosa deve fare.
Di conseguenza: le informazioni salienti devono essere visivamente
chiare e, in particolar modo, non affollate da dati e riferimenti.
9. Usare note, allegati e tabelle per alleggerire il testo.
Il testo deve contenere le informazioni essenziali alla sua
immediata comprensione. Le altre informazioni necessarie, spesso di
natura tecnica, possono essere inserite in note a pie' di pagina, in
allegati o in tabelle.
Ad esempio, i riferimenti normativi che di solito occupano molto
spazio negli atti amministrativi possono essere citati nelle note.
10. Rileggere sempre i testi scritti.
Una volta terminata la redazione di un testo, questo va sempre
riletto e, se possibile, fatto leggere da qualcun altro. La rilettura
consente di verificare la completezza, la correttezza e la
semplicita' del testo. Inoltre, la rilettura evita che l'uso di
stralci o di modelli precedenti, come pure l'uso della funzione
"copia e incolla" dei programmi di scrittura, lasci incongruenze nel
nuovo testo.
Per verificare la comprensibilita' si suggerisce, inoltre,
l'impiego di software (programmi) per l'analisi dei testi.
Le regole di scrittura del testo * 1. Scrivere frasi brevi.
Le ricerche dicono che frasi con piu' di 25 parole sono difficili
da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola
informazione. E' sempre preferibile dividere la frase lunga,
aumentando dunque l'uso della punteggiatura.
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Testo originale | Testo riscritto
=====================================================================
Qualora dal controllo dovesse |
emergere la non veridicita' del |
contenuto della dichiarazione, il |
dichiarante decade dai benefici |
conseguiti sulla base della |
dichiarazione non veritiera, fermo| Chi rilascia una dichiarazione
restando quanto previsto dall'art.| falsa, anche in parte, perde i
26 della legge 4 gennaio 1968, n. | benefici descritti e subisce
15, in materia di sanzioni penali | sanzioni penali 1.
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| 1 Art. 26, legge n. 15 del
| 4 gennaio 1968.
2. Usare parole del linguaggio comune.
Rispetto alle parole di un dizionario, quelle che usiamo di solito
sono in numero molto contenuto. Il vocabolario di base della lingua
italiana contiene meno di 7000 parole e sono quelle che dobbiamo
preferire se vogliamo essere capiti da chi legge.
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Testo originale | Testo riscritto
=====================================================================
L'ufficio trattamento economico in|
indirizzo, cessera' la |
corresponsione degli emolumenti a | Dal 1° maggio 2001 il nostro
decorrere dal 1° maggio 2001. | ufficio sospendera' i pagamenti.
3. Usare pochi termini tecnici e spiegarli.
Contrariamente a quanto si crede, in un "testo di servizio" (un
testo che informa o fornisce istruzioni) il numero di termini tecnici
indispensabili e' normalmente molto basso. In media, in un testo
amministrativo le parole tecniche sono meno di cinque su cento. E'
bene usare solo quelle veramente necessarie e, quando possibile,
spiegarne il significato in una nota oppure con un piccolo glossario.
=====================================================================
Testo originale | Testo riscritto
=====================================================================
Tali posizioni sono da |
identificare non tanto in diritti |
irrefragabili, il cui esercizio |
prescinde dall'adozione di atti |
permissivi dell'amministrazione, |
ma in situazioni giuridiche |I cittadini che vogliono iniziare
suscettibili di trasformazione a | un'attivita' devono chiedere
seguito di atti di tipo | un'autorizzazione alle
suindicato. | amministrazioni competenti.
* Gli esempi sono stati tratti da documenti attualmente usati
dalle pubbliche amministrazioni.
4. Usare poco abbreviazioni e sigle.
E' bene evitare abbreviazioni e sigle: spesso sono ovvie per chi
scrive, ma non sono capite da chi legge. Se le usiamo, e' bene che la
prima volta che compaiono siano sciolte e scritte per esteso. Fanno
eccezione abbreviazioni e sigle d'uso consolidato e molto note (per
esempio: Fiat, Cgil, Istat).
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Testo originale | Testo riscritto
=====================================================================
| Vi chiediamo di indicare al
| responsabile dell'ufficio
Le SS.LL. sono pregate di indicare| regionale per le politiche
al responsabile dell'U.R.P.A. i | agricole (Urpa) i membri della
membri della commissione preposta | commissione per il rilascio del
al rilascio del patentino. | patentino.
5. Usare verbi nella forma attiva e affermativa.
E' buona regola costruire il periodo usando prevalentemente frasi
attive. Il testo con il verbo attivo e in forma affermativa e' piu'
incisivo, le frasi sono piu' brevi, la lettura piu' rapida.
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Testo originale | Testo riscritto
=====================================================================
Non volendo disconoscere a codesto|
ufficio il diritto di non |
ingerenza, viene tuttavia fatta | Vi chiediamo di comunicarci i
richiesta che siano comunicati gli| risultati dei lavori della
esiti della commissione. | commissione.
6. Legare le parole e le frasi in modo breve e chiaro.
Costruire il testo in modo semplice e compatto significa anzitutto
rendere esplicito il soggetto e ripeterlo quando e' necessario. E'
opportuno evitare le sequenze di parole che non hanno un verbo in
forma esplicita.
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Testo originale | Testo riscritto
=====================================================================
... stanti le urgenti ed |
indifferibili esigenze di |
personale in grado di garantire |
adeguata e qualificata attivita' | ... poiche' il dipartimento 8 ha
di assistenza tecnica ai lavori ed| urgente bisogno di personale
agli interventi programmati dal |qualificato per svolgere i lavori
settore dipartimentale 8 ... | e gli interventi programmati ...
7. Usare in maniera coerente le maiuscole, le minuscole e la
punteggiatura.
Le maiuscole sono mezzi ortografici che hanno lo scopo di segnalare
l'inizio di un periodo e i nomi propri. I testi amministrativi
affidano spesso alle maiuscole contenuti stilistici di rispetto, di
gerarchia, di enfasi. Questi usi sono retaggio di una cultura
retorica, appesantiscono lo stile e il tono della comunicazione: essi
devono essere eliminati o ridotti quanto piu' e' possibile. La
punteggiatura, per contro, suddivide il testo in unita' di senso.
Essa non solo guida l'occhio e la voce, ma articola il contenuto
logico di quanto e' scritto. Una buona punteggiatura obbliga a
togliere ambiguita' al testo e a collegare in modo corretto i
contenuti.
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Testo originale | Testo riscritto
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L'emergere di nuove modalita' | Anche nel settore pubblico
d'interazione anche nel settore | emergono nuovi rapporti con
pubblico che coinvolgono | istituzioni di diversa natura.
istituzioni di diversa natura |Questo fenomeno pone due ordini di
hanno inevitabilmente posto |problemi. In primo luogo, dobbiamo
quesiti intorno alle | ridefinire le procedure di
configurazioni sia dei processi di| decisioni delle istituzioni
decision making politico sia nelle| politiche. In secondo luogo,
configurazioni delle | dobbiamo ridefinire le
amministrazioni pubbliche e | responsabilita' delle
responsabili dell'offerta di | amministrazioni pubbliche nella
servizi pubblici. | gestione dei servizi.
8. Evitare neologismi, parole straniere e latinismi.
Non si deve essere ostili, a priori, ai neologismi. Ma e'
consigliabile usarli solo se sono effettivamente insostituibili e non
usarli se sono effimeri fenomeni di moda. Analogamente, le parole
straniere e i latinismi vanno evitati ove sia in uso l'equivalente
termine in lingua italiana. E' ormai frequente il ricorso a termini
tecnici propri della societa' dell'informazione e dell'elettronica:
da evitare se ve ne siano di equivalenti nella lingua italiana.
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Testo originale | Testo riscritto
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| La gestione di questo servizio
Tale servizio, come e' noto, | sara' affidata a un soggetto
dovra' essere esternalizzato. | esterno.
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Bisogna porre particolare | Bisogna curare con attenzione le
attenzione alla policy | fasi di attuazione delle
implementation. | politiche.
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Le agevolazioni saranno concesse | Le agevolazioni saranno concesse
anche ai conviventi more uxorio. | anche alle coppie conviventi.
9. Uso del congiuntivo.
Il testo scritto richiede il rispetto del congiuntivo. Dove il
contesto lo permette, e' opportuno pero' sostituire il congiuntivo
con l'indicativo o con l'infinito. L'indicativo rende il testo piu'
diretto e evita informazioni implicite o ambigue.
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Testo originale | Testo riscritto
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Ove la commissione potesse |Se la commissione si riunira' per
riunirsi per tempo, le delibere |tempo, le delibere saranno ancora
sarebbero ancora valide. | valide.
10. Usare in maniera corretta le possibilita' di composizione grafica
del testo.
I sistemi di video scrittura mettono a disposizione di chi scrive
enormi possibilita' di scelte grafiche e tipografiche. Neretti,
sottolineature, corsivi, caratteri, grandezza del corpo, elenchi sono
solo alcuni esempi di tali possibilita' e possono aiutare a
focalizzare l'attenzione. E' bene tuttavia non abusarne e utilizzarli
con parsimonia. Il testo sobrio e' sempre visivamente leggibile e
coerente.
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Testo originale | Testo riscritto
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| Il comando comunica che il
Si comunica che NULLA OSTA per |materiale pubblicitario descritto
questo Comando alla sottodescritta| puo' essere temporaneamente
ISTALLAZIONE PRECARIA di materiale| installato. L'installazione deve
pubblicitario, alle condizioni |rispettare le condizioni seguenti:
retroindicate. | a. b. c.
Roma, 8 maggio 2002
Il Ministro: Frattini
Registrato alla Corte dei conti il 27 maggio 2002
Ministeri istituzionali, Presidenza del Consiglio dei Ministri,
registro n. 6, foglio n. 1