IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota',
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il
Codice in materia di protezione dei dati personali;
Visto l'art. 4, comma 1, lett. e), del Codice, il quale individua
i dati giudiziari;
Visti, in particolare, gli articoli 21, comma 1, e 27 del Codice,
che consentono il trattamento di dati giudiziari, rispettivamente, da
parte di soggetti pubblici e di privati o di enti pubblici economici,
soltanto se autorizzato da espressa disposizione di legge o
provvedimento del Garante che specifichino le finalita' di rilevante
interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le
precise operazioni eseguibili;
Visti gli articoli 20, commi 2 e 4, e le disposizioni relative a
specifici settori di cui alla Parte II, del Codice e, in particolare,
i Capi III e IV del Titolo IV, nel quale sono indicate finalita' di
rilevante interesse pubblico che rendono ammissibile il trattamento
di dati giudiziari da parte di soggetti pubblici;
Visto l'art. 22 del Codice, il quale prevede i principi
applicabili al trattamento di dati sensibili e giudiziari da parte di
soggetti pubblici;
Considerato che il trattamento dei dati in questione puo' essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 40 del Codice);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi' superflua la
richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di
numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno, dopo l'entrata in vigore del Codice,
rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza
il 30 giugno 2004, armonizzando le prescrizioni gia' impartite alla
luce dell'esperienza maturata;
Visti gli articoli 51 e 52 del Codice in materia di informatica
giuridica e ritenuta la necessita' di favorire la prosecuzione
dell'attivita' di documentazione, studio e ricerca in campo
giuridico, in particolare per quanto riguarda la diffusione di dati
relativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione anche
dell'affinita' che tali attivita' presentano con quelle di
manifestazione del pensiero gia' disciplinate dall'art. 137 del
Codice;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano
provvisorie e a tempo determinato ai sensi dell'art. 41, comma 5, del
Codice, e, in particolare, efficaci per il periodo di dodici mesi, in
relazione alla fase di prima applicazione delle nuove disposizioni
del Codice;
Considerata la necessita' di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta'
fondamentali, nonche' per la dignita' delle persone, e, in
particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali
sancito all'art. 1 del Codice;
Visto l'art. 167 del Codice;
Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i
dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di
trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;
Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare
tecnico di cui all'Allegato 13) al medesimo Codice recanti norme e
regole sulle misure di sicurezza;
Visto l'art. 41 del Codice;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;
Autorizza
i trattamenti di dati giudiziari per le finalita' di rilevante
interesse pubblico di seguito specificate ai sensi degli articoli 21
e 27 del Codice, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi
informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al
minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in
modo da escluderne il trattamento quando le finalita' perseguite nei
singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente,
dati anonimi od opportune modalita' che permettano di identificare
l'interessato solo in caso di necessita', in conformita' all'art. 3
del Codice.
Capo I
RAPPORTI DI LAVORO
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta, a persone
fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed organismi che:
a) sono parte di un rapporto di lavoro;
b) utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o
temporanee;
c) conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi
professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.
Il trattamento deve essere indispensabile per adempiere o per
esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici
compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da
regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli
fini della gestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non
retribuito od onorario.
L'autorizzazione e' altresi' rilasciata a soggetti che in
relazione ad un'attivita' di composizione di controversie esercitata
in conformita' alla legge svolgono un trattamento indispensabile al
medesimo fine.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare dati attinenti a soggetti che hanno
assunto o intendono assumere la qualita' di:
a) lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o
in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione lavoro,
ovvero di associati anche in compartecipazione o di titolari di
borse di lavoro e di rapporti analoghi;
b) amministratori o membri di organi esecutivi o di controllo;
c) consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e
mandatari.
Capo II
ORGANISMI DI TIPO ASSOCIATIVO E FONDAZIONI
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata anche senza richiesta:
a) ad associazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e
movimenti politici, associazioni ed organizzazioni sindacali,
patronati, associazioni a scopo assistenziale o di volontariato, a
fondazioni, comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo
senza scopo di lucro, dotati o meno di personalita' giuridica,
nonche' a cooperative sociali e societa' di mutuo soccorso di cui,
rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile
1886, n. 3818;
b) ad enti ed associazioni anche non riconosciute che curano il
patrocinio, il recupero, l'istruzione, la formazione
professionale, l'assistenza socio-sanitaria, la beneficenza e la
tutela di diritti in favore dei soggetti cui si riferiscono i dati
o dei relativi familiari e conviventi.
Il trattamento deve essere indispensabile per perseguire scopi
determinati e legittimi individuati
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare dati attinenti:
a) ad associati, soci e aderenti, nonche', nei casi in cui
l'utilizzazione dei dati sia prevista dall'atto costitutivo o
dallo statuto, a soggetti che presentano richiesta di ammissione o
di adesione;
b) a beneficiari, assistiti e fruitori delle attivita' o dei servizi
prestati dall'associazione, dall'ente o dal diverso organismo.
Capo III
LIBERI PROFESSIONISTI
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata anche senza richiesta ai:
a) liberi professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in
albi o elenchi per l'esercizio di un'attivita' professionale in
forma individuale o associata, anche in conformita' al decreto
legislativo 2 febbraio 2001, n. 96 o alle norme di attuazione
dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema
di attivita' di assistenza e consulenza;
b) soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali,
istituiti anche ai sensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27
novembre 1933, n. 1578 e successive modificazioni e integrazioni,
recante l'ordinamento della professione di avvocato;
c) sostituti e ausiliari che collaborano con il libero professionista
ai sensi dell'art. 2232 del codice civile, praticanti e
tirocinanti, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo
trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal
libero professionista.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare dati attinenti ai clienti.
I dati relativi ai terzi possono essere trattati solo ove cio' sia
strettamente indispensabile per eseguire specifiche prestazioni
professionali richieste dai clienti per scopi determinati e
legittimi.
Capo IV
IMPRESE BANCARIE ED ASSICURATIVE ED ALTRI TRATTAMENTI
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta:
a) ad imprese autorizzate o che intendono essere autorizzate
all'esercizio dell'attivita' bancaria e creditizia, assicurativa o
dei fondi pensione, anche se in stato di liquidazione coatta
amministrativa, ai fini:
1) dell'accertamento, nei casi previsti dalle leggi e dai
regolamenti, del requisito di onorabilita' nei confronti di soci e
titolari di cariche direttive o elettive;
2) dell'accertamento, nei soli casi espressamente previsti dalla
legge, di requisiti soggettivi e di presupposti interdittivi;
3) dell'accertamento di responsabilita' in relazione a sinistri o
eventi attinenti alla vita umana;
4) dell'accertamento di situazioni di concreto rischio per il
corretto esercizio dell'attivita' assicurativa, in relazione ad
illeciti direttamente connessi con la medesima attivita'. Per questi
ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati registrati in una
specifica banca di dati ai sensi dell'art, 4, comma 1, lett. p), del
Codice, il titolare deve inviare al Garante una dettagliata relazione
sulle modalita' del trattamento;
b) a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito
di un'attivita' di richiesta, acquisizione e consegna di atti e
documenti presso i competenti uffici pubblici, effettuata su
incarico degli interessati;
c) alle societa' di intermediazione mobiliare, alle societa' di
investimento a capitale variabile, e alle societa' di gestione del
risparmio e dei fondi pensione, ai fini dell'accertamento dei
requisiti di onorabilita' in applicazione della normativa in
materia di intermediazione finanziaria e di previdenza o di forme
pensionistiche complementari, e di eventuali altre norme di legge
o di regolamento.
2) Ulteriori trattamenti.
L'autorizzazione e' rilasciata altresi':
a) a chiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte
di un terzo in sede giudiziaria, nonche' in sede amministrativa o
nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti
dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai
contratti collettivi, sempre che il diritto da far valere o
difendere sia di rango pari a quello dell'interessato e i dati
siano trattati esclusivamente per tale finalita' e per il periodo
strettamente necessario per il suo perseguimento;
b) a chiunque, per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai
regolamenti in materia;
c) a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che
esercitano un'attivita' di investigazione privata autorizzata con
licenza prefettizia (art. 134 del regio decreto 18 giugno 1931, n.
773, e successive modificazioni e integrazioni).
Il trattamento deve essere necessario:
1) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far
valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto di rango
pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero di
un diritto della personalita' o di un altro diritto fondamentale ed
inviolabile;
2) su incarico di un difensore in riferimento ad un procedimento
penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo
assistito da utilizzare ai soli fini dell'esercizio del diritto alla
prova (articolo 190 del codice di procedura penale e legge 7 dicembre
2000, n. 397);
d) a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di
legge in materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in
materia di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso e di
altre gravi forme di manifestazione di pericolosita' sociale,
contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e successive
modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre la
documentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare
d'appalto;
e) a chiunque, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneita'
morale di coloro che intendono partecipare a gare d'appalto, in
adempimento di quanto previsto dalla normativa in materia di
appalti.
Capo V
DOCUMENTAZIONE GIURIDICA
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata per il trattamento, ivi compresa la
diffusione, di dati per finalita' di documentazione, di studio e di
ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la
raccolta e la diffusione di dati relativi a pronunce
giurisprudenziali, nel rispetto di quanto previsto dagli articoli 51
e 52 del Codice.
Capo VI
PRESCRIZIONI COMUNI A TUTTI I TRATTAMENTI
Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi
indicati si applicano, altresi', le seguenti prescrizioni:
1) Dati trattati.
Possono essere trattati i soli dati essenziali per le finalita'
per le quali e' ammesso il trattamento e che non possano essere
adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o
di dati personali di natura diversa.
2) Modalita' di trattamento.
Il trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con
operazioni, nonche' con logiche e mediante forme di organizzazione
dei dati strettamente indispensabili in rapporto agli obblighi, ai
compiti o alle finalita' precedentemente indicati. Fuori dei casi
previsti dai Capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia e'
acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devono essere
forniti dagli interessati nel rispetto della disciplina prevista dal
d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313.
3) Conservazione dei dati.
Con riferimento all'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lett.
e) del Codice, i dati possono essere conservati per il periodo di
tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un periodo non
superiore a quello strettamente necessario per le finalita'
perseguite.
Ai sensi dell'art. 11, comma 1, lett. c), d) ed e) del Codice, i
soggetti autorizzati verificano periodicamente l'esattezza e
l'aggiornamento dei dati, nonche' la loro pertinenza, completezza,
non eccedenza e necessita' rispetto alle finalita' perseguite nei
singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano strettamente
pertinenti, non eccedenti e indispensabili rispetto alle finalita'
medesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto
tra i dati e i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che,
anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti
o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per
l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del
documento che li contiene. Specifica attenzione e' prestata per la
verifica dell'essenzialita' dei dati riferiti a soggetti diversi da
quelli cui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le
prestazioni.
4) Comunicazione e diffusione.
I dati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge,
diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente
indispensabili per le finalita' perseguite e nel rispetto, in ogni
caso, del segreto professionale e delle altre prescrizioni
sopraindicate.
5) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il
trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni
suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante si riserva l'adozione di ogni altro provvedimento per i
trattamenti non considerati nella presente autorizzazione.
Per quanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente
provvedimento, il Garante non prendera' in considerazione richieste
di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle
relative prescrizioni, salvo che, ai sensi dell'art. 41 del Codice,
il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto
particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella
presente autorizzazione.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o
limiti piu' restrittivi in materia di trattamento di dati personali
e, in particolare, dalle disposizioni contenute nell'art. 8 della
legge 20 maggio 1970, n. 300, fatto salvo dall'art. 113 del Codice,
che vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello
svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a
mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del
lavoratore, nonche' su fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore e dall'art. 10 del d.lg.
10 settembre 2003, n. 276, che vieta alle agenzie per il lavoro e
agli altri soggetti privati autorizzati o accreditati di effettuare
determinate indagini o comunque trattamenti di dati ovvero di
preselezione di lavoratori.
6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 luglio
2004 fino al 30 giugno 2005.
Qualora alla data della pubblicazione della presente
autorizzazione il trattamento non sia gia' conforme alle prescrizioni
non contenute nella precedente autorizzazione n. 7/2002, il titolare
deve adeguarsi ad esse entro il 30 settembre 2004.
La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 30 giugno 2004
Il presidente: RODOTA'
Il relatore: SANTANIELLO
Il segretario generale: BUTTARELLI