IL GARANTE
per la protezione dei dati personali
Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, del dott. Mauro Paissan
e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni
Buttarelli, segretario generale;
Vista la normativa internazionale e comunitaria e il codice in
materia di protezione dei dati personali (direttive nn. 95/46/CE e
2002/58/CE; d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196);
Vista la documentazione in atti;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;
Premesso:
1. Finalita' del provvedimento.
Le iniziative di propaganda elettorale, o collegate a referendum o
alla selezione di candidati alle elezioni, costituiscono un momento
particolarmente significativo della partecipazione alla vita
democratica (art. 49 Cost.).
In vista delle prossime consultazioni il Garante richiama
l'attenzione sui principali casi nei quali partiti, organismi
politici, comitati di promotori e sostenitori e singoli candidati
possono utilizzare dati personali per iniziative di propaganda
rispettando i diritti e le liberta' fondamentali degli interessati
(art. 2 del Codice).
2. Dati utilizzabili senza consenso.
A) Liste elettorali.
Possono essere anzitutto utilizzati, senza il preventivo consenso
degli interessati, i dati contenuti nelle liste elettorali che
ciascun comune tiene, aggiorna costantemente e rilascia in copia
anche su supporto elettronico. L'intera platea degli elettori puo'
essere cosi' contattata agevolmente.
Possono essere altresi' utilizzati i seguenti altri elenchi e
registri in materia di elettorato attivo e passivo:
elenco degli elettori italiani residenti all'estero per le
elezioni del Parlamento europeo;
elenco aggiornato dei cittadini italiani residenti all'estero
finalizzato a predisporre le liste elettorali, realizzato unificando
i dati dell'anagrafe degli italiani residenti all'estero (Aire) e
degli schedari consolari;
elenco dei cittadini italiani residenti all'estero aventi diritto
al voto per l'elezione del Comitato degli italiani all'estero
(Comites);
c.d. liste aggiunte degli elettori di uno Stato membro
dell'Unione europea residenti in Italia e che intendano esercitare il
diritto di voto alle elezioni del Parlamento europeo.
B) Altri elenchi e registri pubblici.
Oltre alle liste elettorali, possono essere utilizzate per la
propaganda, anche in questo caso senza il consenso degli interessati,
altre fonti documentali detenute da soggetti pubblici qualora esse
siano liberamente accessibili a chiunque senza limitazioni di sorta
in base ad una specifica disposizione normativa. Occorre tuttavia
rispettare le modalita' eventualmente stabilite per accedere a tali
fonti (es., identificazione di chi ne chiede copia; accessi
consentiti solo in determinati periodi) o per utilizzarle (es.,
obbligo di indicare la fonte dei dati nel materiale di propaganda;
rispetto delle finalita' per le quali determinati elenchi sono resi
pubblici).
C) Dati raccolti da titolari di cariche elettive e di altre
funzioni pubbliche.
I titolari di cariche elettive possono utilizzare le informazioni
raccolte nel quadro delle relazioni interpersonali con cittadini ed
elettori.
Alcune specifiche disposizioni di legge prevedono altresi' che il
titolare della carica elettiva possa richiedere agli uffici di
fornire notizie utili all'esercizio del mandato, che possono essere
utilizzate solo per finalita' pertinenti a tale esercizio.
L'eventuale impiego di tali informazioni per iniziative di propaganda
rivolte agli interessati e' pertanto consentita solo in casi
particolari nei quali le iniziative stesse possano risultare in
concreto obiettivamente riconducibili ad attivita' e compiti
espletati nel corso del mandato.
E' illegittima l'eventuale richiesta di ottenere dagli uffici
dell'amministrazione o dell'ente la comunicazione di intere basi di
dati, oppure la formazione di appositi elenchi «dedicati» da
utilizzare per la propaganda fuori dai predetti casi riconducibili ad
attivita' e compiti espletati nel corso del mandato.
Non puo' ritenersi parimenti consentito, da parte di soggetti
titolari di altre cariche pubbliche non elettive, l'utilizzo per
finalita' di propaganda di dati acquisiti per svolgere i relativi
compiti istituzionali.
D) Dati raccolti nell'esercizio di attivita' professionali e di
impresa.
I dati personali raccolti in quanto necessari nell'esercizio di
attivita' professionali e di impresa per prestazioni d'opera o per
fornire beni e servizi non sono utilizzabili. La finalita' di
propaganda non e' infatti riconducibile agli scopi per i quali i dati
sono raccolti.
E) Iscritti a partiti, organismi politici e comitati.
Nell'ambito di partiti, organismi politici, comitati di promotori e
sostenitori, si possono utilizzare lecitamente, senza un apposito
consenso, dati personali relativi ad iscritti ed aderenti nonche' ad
altri soggetti con cui intrattengono regolari contatti (cfr. art. 26,
com-ma 4, lettera a), del Codice).
F) Iscritti ad altri organismi associativi a carattere non
politico.
Altri enti, associazioni ed organismi senza scopo di lucro
(associazioni sindacali, professionali, sportive, di categoria,
ecc.), possono prevedere che tra i propri scopi vi siano anche le
finalita' di propaganda di cui al presente provvedimento che, se
perseguite direttamente dai medesimi enti, organismi o associazioni,
non richiedono il consenso (cfr. articoli 24, comma, 1, lettera h) e
26, comma 4, lettera a), del Codice).
3. Fonti documentali non utilizzabili per propaganda.
Alcune fonti documentali detenute da soggetti pubblici non sono
utilizzabili, neanche da parte di titolari di cariche elettive, in
ragione della specifica normativa che ne precluda l'acquisizione a
fini di propaganda, oppure del segreto d'ufficio o della circostanza
che esse sono state acquisite in base ad una normativa che ne vincola
l'utilizzo. Cio' avviene ad esempio nei seguenti casi:
archivi dello stato civile;
anagrafe della popolazione residente, utilizzabile pero' per la
comunicazione istituzionale di amministrazioni pubbliche;
liste elettorali di sezione gia' utilizzate nei seggi, sulle
quali sono annotati dati relativi ai non votanti e che sono
utilizzabili solo per controllare la regolarita' delle operazioni
elettorali;
dati annotati privatamente nei seggi da scrutatori e
rappresentanti di lista, durante operazioni elettorali;
particolari indirizzari e dati raccolti solo per svolgere le
attivita' istituzionali del soggetto pubblico o, in generale, per la
prestazione di servizi, anche di cura.
4. Dati utilizzabili previo consenso.
Con il consenso preventivo degli interessati possono essere
utilizzate per iniziative di propaganda altre fonti documentali.
A) Simpatizzanti e persone contattate.
Partiti, organismi politici, comitati di promotori e sostenitori e
singoli candidati possono utilizzare lecitamente dati relativi a
simpatizzanti o ad altre persone gia' contattate per singole
iniziative o che vi hanno partecipato occasionalmente (petizioni,
proposte di legge, richieste di referendum, raccolte di firme, ecc).
In questi casi, occorre pero' aver acquisito preventivamente il
consenso scritto, trattandosi di dati sensibili. Tale consenso puo'
essere anche manifestato una tantum.
B) Elenchi telefonici.
Nei nuovi elenchi telefonici cartacei ed elettronici, derivanti
dalla disciplina di origine comunitaria vincolante per il legislatore
nazionale, accanto ai nominativi di alcuni abbonati figurano due
simboli che attestano il consenso prestato, rispettivamente, alla
ricezione di posta a domicilio o di chiamate telefoniche per
finalita' diverse dalla comunicazione interpersonale.
In tali casi, i nominativi sono pertanto utilizzabili anche per
inviare a domicilio materiale di propaganda, oppure per effettuare
chiamate aventi finalita' di propaganda, a seconda dei simboli
apposti sull'elenco.
C) Particolari modalita' di comunicazione.
In base alla disciplina di origine comunitaria vincolante per il
legislatore nazionale, alcune particolari modalita' di comunicazione
richiedono il consenso specifico di abbonati a servizi di
comunicazione elettronica, compresi gli abbonati a servizi di
telefonia mobile e gli utilizzatori di schede di traffico prepagato
(invio di fax, di messaggi tipo Sms o Mms; chiamate telefoniche
preregistrate; messaggi di posta elettronica).
Il consenso, che anche in questo caso puo' essere acquisito una
tantum, deve comunque precedere la chiamata o il messaggio e deve
essere raccolto sulla base di formule chiare che specifichino
espressamente la finalita' di propaganda politica o elettorale. Non
e' possibile ricorrere a modalita' di silenzio-assenso.
Senza un preventivo consenso informato non e' lecito l'invio di
messaggi, newsletter e di altro materiale di propaganda quando si
utilizzano:
dati raccolti automaticamente in Internet tramite appositi
software;
liste di abbonati ad un provider;
dati pubblicati su siti web per specifiche finalita' di
informazione aziendale, comunicazione commerciale o attivita'
istituzionale od associativa;
dati ricavati da forum o newsgroup;
dati consultabili in Internet solo per le finalita' di
applicazione della disciplina sulla registrazione dei nomi a dominio.
D) Dati raccolti e messi a disposizione da terzi.
L'eventuale acquisizione dei dati personali da un soggetto terzo
(il quale potrebbe averli raccolti in base ad un consenso riferito ai
piu' diversi scopi, compresi quelli di tipo promozionale o
commerciale) non esime il partito, l'organismo politico, il comitato
o il candidato dall'onere di verificare, anche con modalita' a
campione e avvalendosi del mandatario elettorale, che il terzo:
abbia informato gli interessati riguardo all'utilizzo dei dati
per finalita' di propaganda e abbia ottenuto il loro consenso idoneo
ed esplicito. Il consenso deve risultare manifestato liberamente, in
termini differenziati rispetto all'eventuale prestazione di beni e
servizi e documentato per iscritto;
non abbia violato il principio di finalita' nel trattamento dei
dati associando informazioni provenienti da piu' archivi, anche
pubblici, aventi finalita' incompatibili (articoli 11 e 61 del
Codice).
Queste cautele vanno adottate anche quando il terzo, oltre a
fornire i dati, svolge le funzioni di responsabile del trattamento
designato da chi effettua la propaganda.
5. Obbligo di informativa.
Se i dati sono raccolti presso l'interessato, quest'ultimo deve
essere comunque informato a norma di legge delle caratteristiche del
trattamento, salvo che per gli elementi che gli siano gia' noti (art.
13, commi 1 e 2). Quando i dati sono raccolti altrove, e il caso non
rientra tra quelli di cui al successivo punto 6, l'informativa va
fornita all'atto della registrazione o della prima, eventuale
comunicazione a terzi (art. 13, commi 4 e 5).
L'informativa sintetica, ma efficace, puo' essere basata sulla
seguente formula semplificata che puo' essere inserita anche nei
messaggi di posta elettronica o nelle lettere di propaganda (art. 13,
comma 3, del Codice):
Informativa Art. 13 del Codice in materia di protezione dei dati
personali
«I dati che ha fornito liberamente (oppure: che sono stati estratti
da...) sono utilizzati da... (indicare il titolare del trattamento)
solo a fini di propaganda (o per la selezione dei candidati indicare
anche se i dati verranno utilizzati per analoghe iniziative o anche
da singoli candidati, oltre che da parte degli organi della forza
politica), anche con strumenti informatici, e non saranno comunicati
a terzi (indicare, se utilizzata, l'eventuale organizzazione esterna
che cura l'inoltro). Lei puo' in ogni momento accedere ai dati,
ottenere di non ricevere piu' materiale di propaganda, opporsi al
trattamento dei dati o chiedere di integrarli, rettificarli, ecc.,
rivolgendosi a ...» (indicare le coordinate del predetto titolare del
trattamento o di un suo referente, ad esempio del responsabile del
trattamento facoltativamente designato).
6. Casi in cui l'informativa non e' dovuta.
Il Garante ritiene che nei due seguenti casi il partito,
l'organismo politico, il comitato di promotori e sostenitori o il
singolo candidato non debbano fornire l'informativa agli interessati
secondo le ordinarie modalita' di legge relativamente alle iniziative
e consultazioni in programma sino al 30 giugno 2006.
Questa Autorita', analogamente a quanto gia' provveduto in passato,
ritiene infatti che l'impiego dei mezzi necessario per le finalita'
in esame sia sproporzionato rispetto ai diritti tutelati (art. 13,
comma 5, lettera c), del Codice), qualora il partito, l'organismo
politico, il comitato di promotori e sostenitori o il singolo
candidato utilizzi i dati solo per le finalita' di cui al presente
provvedimento e:
a) li raccolga direttamente da pubblici registri, elenchi, atti o
altri documenti conoscibili da chiunque senza contattare gli
interessati, oppure
b) invii materiale propagandistico di dimensioni ridotte che, a
differenza di una lettera o di un messaggio di posta elettronica, non
renda possibile inserire un'idonea informativa anche sintetica.
L'Autorita' intende anche evitare che, in un breve arco di tempo,
un alto numero di interessati riceva un elevato numero di informative
analoghe da parte di piu' soggetti impegnati in iniziative politiche
e campagne elettorali.
Qualora gli interessati siano invece contattati mediante lettere
cartacee, messaggi per posta elettronica o missive e plichi
contenenti piu' documenti anche di dimensioni ridotte, l'informativa
- secondo la predetta formula semplificata - potra' essere inserita
nella lettera, nel messaggio, nella missiva o plico, anziche' essere
inviata all'atto della registrazione dei dati (art. 13, comma 5,
lettera c), del Codice).
Dopo il 31 ottobre 2006 partiti, movimenti politici, comitati di
promotori e sostenitori e singoli candidati che intendano conservare
i dati per i quali non si sia gia' provveduto all'informativa
dovranno informare gli interessati nei modi previsti dal predetto
art. 13 qualora intendano inviare loro una comunicazione.
7. Garanzie e adempimenti.
Nelle iniziative di propaganda e di selezione di candidati che
comportano l'utilizzo di dati personali va posta attenzione alle
garanzie che il Codice prevede a tutela delle persone a cui essi si
riferiscono, i quali sono a volte di natura sensibile.
Il trattamento non deve essere comunque notificato al Garante (art.
37 del Codice), quale che sia il soggetto titolare (partito,
organismo politico, comitato di promotori e sostenitori o singolo
candidato).
E' altresi' facoltativo designare uno o piu' responsabili del
trattamento (art. 29 del Codice).
Occorre pero' designare le persone fisiche incaricate del
trattamento (art. 30 del Codice) e adottare, in conformita' al
Codice, idonee misure di sicurezza conformi a quelle previste, a
seconda dei casi, dagli articoli 31-36 e dall'Allegato b) del
medesimo Codice.
Deve essere infine dato tempestivo riscontro ad eventuali richieste
con le quali gli interessati esercitino i propri diritti ad esempi o
per accedere ai dati che li riguardano, conoscerne l'origine e alcune
modalita' del trattamento od opporsi al loro utilizzo, ad esempio
all'ulteriore ricezione di materiale o chiamate (art. 7 del Codice).
Qualora il titolare di trattamento non fornisca un riscontro idoneo
l'interessato puo' rivolgersi all'autorita' giudiziaria, oppure
presentare un ricorso al Garante; puo' altresi' presentare a questa
Autorita' una segnalazione o un reclamo.
Tutto cio' premesso il garante:
a) ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera c), del Codice
prescrive ai titolari interessati di conformare il trattamento dei
dati personali ai principi richiamati nel presente provvedimento;
b) ai sensi dell'art. 13, comma 5, del Codice, dispone che
partiti e movimenti politici, comitati di promotori e sostenitori e
singoli candidati possano prescindere dall'informativa agli
interessati nei casi indicati nel punto del presente provvedimento;
c) dispone che copia del presente provvedimento sia trasmessa al
Ministero della giustizia - Ufficio pubblicazione leggi e decreti,
per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana ai sensi dell'art. 143, comma 2, del Codice.
Roma, 7 settembre 2005
Il Presidente Pizzetti
Il relatore Chiaravalloti
Il segretario generale Buttarelli