GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

PROVVEDIMENTO 18 maggio 2006 

Trattamento   di   dati  personali  nell'ambito  dell'amministrazione
condominiale.
(GU n.152 del 3-7-2006)

                    IL GARANTE PER LA PROTEZIONE
                         DEI DATI PERSONALI
  In   data  odierna,  in  presenza  del  prof.  Francesco  Pizzetti,
presidente,  del  dott.  Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del
dott. Giuseppe Fortunato e del dott. Mauro Paissan, componenti, e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
  Visto  il  Codice  in  materia  di  protezione  dei  dati personali
(decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196);
  Vista  la  documentazione  in  atti  ed  esaminate  le osservazioni
pervenute a seguito della consultazione pubblica indetta l'8 febbraio
2006;
  Viste  le  osservazioni  formulate dal segretario generale ai sensi
dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
  Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;
                              Premesso:
1. Il  trattamento di dati personali nell'ambito dell'amministrazione
di condomini.
  Sono  pervenuti  a  questa Autorita' diversi quesiti e segnalazioni
concernenti le operazioni di trattamento di dati personali effettuate
nell'ambito   delle   attivita'   connesse   all'amministrazione  dei
condomini:  presentando  profili comuni - con specifico riguardo alla
circolazione   di   informazioni  personali  per  la  gestione  della
proprieta' comune, riferite ai singoli partecipanti al condominio (di
seguito,  «partecipanti»),  o  concernenti  l'intera  amministrazione
condominiale  - le medesime sono suscettibili di trattazione unitaria
con  il  presente provvedimento nel quale si e' altresi' tenuto conto
delle  comunicazioni (settantacinque, comprendenti anche richieste di
chiarimenti,  quesiti  e  osservazioni)  pervenute  all'Autorita'  da
privati  e da associazioni di categoria a seguito della consultazione
pubblica indetta l'8 febbraio 2006.
  I   profili   prevalentemente   presi   in   considerazione   nelle
comunicazioni   inviate   (in   larga   parte   gia'  presenti  nelle
segnalazioni e nei quesiti presentati all'Autorita) riguardano:
    la  questione della titolarita' del trattamento nell'ambito della
gestione condominiale;
    la tipologia dei dati trattati, tra i quali vengono indicati:
      1) i  dati inerenti il condominio complessivamente inteso quale
ente di gestione;
      2) i   dati  personali  riferiti  ai  singoli  partecipanti  al
condominio,  nei  limiti  delle  informazioni  personali  raccolte ed
utilizzate   per   le   finalita'   riconducibili   alla   disciplina
civilistica;
      3) il  trattamento  dei  dati  relativi  a soggetti diversi dai
partecipanti al condominio;
        la  circolazione,  in  varie  forme,  di  dati  relativi alla
gestione condominiale;
        le problematiche afferenti alle misure di sicurezza;
        il trattamento di dati personali, sensibili e giudiziari.
  Tenendo   conto   delle  osservazioni  pervenute  nel  corso  della
consultazione pubblica e delle segnalazioni presentate all'Autorita',
ferma  restando  l'applicabilita'  delle regole di diritto comune (in
particolare  degli  articoli 1117  e  ss. c.c.), il Garante, ai sensi
dell'art.  154,  comma 1,  lettera c), del Codice, al fine di rendere
conformi  alle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati
personali  i  trattamenti effettuati nell'ambito dell'amministrazione
dei condomini, prescrive ai titolari del trattamento l'adozione delle
misure di seguito specificamente indicate.
2. Tipologia  di  informazioni  oggetto  di  trattamento  nell'ambito
dell'attivita'  di  amministrazione  del  condominio  e  principi  di
pertinenza e non eccedenza.
  Affinche'  il  trattamento di dati personali effettuato nell'ambito
dell'attivita'   di   amministrazione   del   condominio   si  svolga
nell'osservanza  del  principio di liceita' (previsto all'art. 11 del
Codice),  in termini generali, possono formare oggetto di trattamento
da  parte della compagine condominiale unitariamente considerata - di
regola    con    l'ausilio    dell'amministratore    di    condominio
(nell'eventuale  veste di responsabile del trattamento ai sensi degli
articoli 4,   comma 1,  lettera g),  e  29  del  Codice)  -  le  sole
informazioni   personali   pertinenti   e  necessarie  rispetto  allo
svolgimento  delle  attivita'  di  gestione  ed amministrazione delle
parti  comuni  ed  idonee a determinare, secondo le regole del codice
civile  (articoli 1117  ss.  c.c.), le posizioni di dare ed avere dei
singoli  partecipanti  (siano  essi  proprietari o usufruttuari: cfr.
art. 67 disp. att. c.c.).
  2.1.  Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la
compagine  condominiale unitariamente considerata (ad esempio, i dati
relativi  a  consumi  collettivi del condominio), ma possono altresi'
riferirsi  a  ciascun  partecipante,  individualmente considerato, in
quanto  necessarie ai fini dell'amministrazione comune: queste ultime
consistono,  ad  esempio,  nei  dati anagrafici e negli indirizzi dei
partecipanti,  elementi  la  cui  reciproca conoscenza puo' risultare
indispensabile per consentire la regolare convocazione dell'assemblea
(alla  luce  delle  disposizioni  contenute  nell'art.  66 disp. att.
c.c.),  nonche' per verificare la validita' delle deliberazioni dalla
stessa  adottate  (ad  esempio,  ai  fini  dell'impugnazione  ex art.
1137 c.c.). Del pari, possono formare oggetto di trattamento anche le
quote  millesimali  attribuite  a  ciascuno  dei  condomini  e i dati
personali  necessari  a  commisurarle  o,  comunque, rilevanti per la
determinazione  di oneri nell'ambito condominiale (art. 68 disp. att.
c.c.  e  art.  1123  c.c.);  dalle quote millesimali e' dato altresi'
ricavare  il  quorum  per  la  regolare  costituzione  dell'assemblea
(quorum  costitutivo) e per la validita' delle deliberazioni adottate
(quorum deliberativo), secondo quanto disposto dall'art. 1136 c.c.
  Le  informazioni  personali appena menzionate, riferibili a ciascun
partecipante, possono essere trattate per la finalita' di gestione ed
amministrazione   del  condominio,  a  seconda  dei  casi,  ai  sensi
dell'art. 24, comma 1, lettere a), b) o c) del Codice.
  2.2.  Anche  per  esercitare  i  controlli  in ordine all'esattezza
dell'importo  dovuto a titolo di contributo per la manutenzione delle
parti   comuni   e   per  l'esercizio  dei  servizi  comuni,  ciascun
partecipante  puo'  essere  informato  in  ordine all'ammontare della
somma  dovuta  dagli  altri; in ragione delle regole sul mandato, che
(per  costante  giurisprudenza)  trovano applicazione per regolare il
rapporto  tra  i  partecipanti  e  l'amministratore, questi informa i
singoli  partecipanti degli eventuali inadempimenti, sia nelle usuali
forme  del  rendiconto  annuale  (art. 1130 c.c.), come pure, in ogni
tempo,  a  seguito dell'esercizio del potere di vigilanza e controllo
spettante  a  ciascun  partecipante  al  condominio sull'attivita' di
gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni (cfr. Cass.,
26 agosto  1998,  n.  8460;  Cass.,  29 novembre  2001,  n. 15159; v.
altresi', Provv. Garante 16 luglio 2003).
  Tali   informazioni  potranno  essere  trattate  dai  partecipanti,
perseguendo  gli  stessi  nell'esercizio della facolta' menzionata un
legittimo  interesse non sopravanzato da quello degli interessati cui
si  riferiscono  i  dati, ai sensi dell'art. 24, comma 1, lettera g),
del  Codice.  Ricorrendone i presupposti, i dati sopra citati possono
altresi'  essere  trattati  in base all'art. 24, comma 1, lettera f),
del Codice.
  2.3.   Solo   in  presenza  del  consenso  dell'interessato  (salva
l'eventuale  pubblicita'  gia'  attribuita a tali informazioni grazie
alla  loro  indicazione  in elenchi pubblici), invece, possono essere
trattate,   in  quanto  non  eccedenti  rispetto  alla  finalita'  di
amministrazione  della  cosa  comune,  le  informazioni relative alle
utenze   telefoniche  intestate  ai  singoli  partecipanti:  il  loro
utilizzo,  infatti,  puo'  agevolare,  specie  in  relazione  a  casi
particolari di necessita' ed urgenza (ad esempio al fine di prevenire
o   limitare   eventuali   danni   a   parti   individuali  o  comuni
dell'immobile),   i   contatti   tra  i  partecipanti  come  pure  lo
svolgimento   delle   incombenze   rimesse   all'amministratore   del
condominio  (cfr.  Provv.  19 maggio 2000, in Boll. n. 13/2000, p. 7,
doc. web n. 42268).
  2.4.  Possono  altresi'  formare oggetto di trattamento nell'ambito
delle  menzionate  finalita'  di amministrazione del condominio, dati
personali  di  natura  sensibile  o  dati  giudiziari,  nella  misura
indispensabile al perseguimento delle medesime finalita'.
  Tale   ipotesi   puo'   ricorrere,  ad  esempio,  in  relazione  al
trattamento  di  dati di natura sensibile e giudiziaria del personale
alle dipendenze del condominio in ordine al quale, salvo l'obbligo di
rendere  l'informativa  ai  sensi  dell'art.  13  del Codice, trovano
applicazione  lo  speciale  presupposto  di cui all'art. 26, comma 4,
lettera d),   del  Codice  (obblighi  del  datore  di  lavoro)  e  le
autorizzazioni  generali  del Garante nn. 1 e 7 del 2005 (relative al
trattamento  dei  dati  sensibili  nei  rapporti  di lavoro e ai dati
giudiziari).
  Ulteriori  ipotesi  di  trattamento  di  dati sensibili nell'ambito
dell'amministrazione  condominiale  possono comunque configurarsi: si
pensi al trattamento di dati sanitari effettuato in relazione a danni
alle  persone,  anche diverse dai condomini, e ai trattamenti di dati
sanitari  di  uno  o  piu'  partecipanti connessi all'adozione di una
delibera  assembleare  avente  ad  oggetto  l'abbattimento delle c.d.
«barriere architettoniche».
3. Comunicazione e diffusione di dati relativi ai partecipanti.
  3.1.  Salva  la  presenza  di  una  causa giustificatrice (quale il
consenso  dell'interessato  o  uno  degli  altri presupposti previsti
all'art. 24 del Codice), e' illecita la comunicazione a terzi di dati
personali  riferiti  ai  partecipanti:  cio'  potrebbe  avvenire,  ad
esempio,  mettendo  a  disposizione di terzi dati personali riportati
nei   prospetti  contabili  o  dei  verbali  assembleari  o,  ancora,
consentendo  la  presenza  in  assemblea  -  il  cui  svolgimento  e'
suscettibile di videoregistrazione in presenza del consenso informato
dei partecipanti - di soggetti non legittimati a parteciparvi.
  Possono  comunque  partecipare  all'assemblea  soggetti  terzi  (ad
esempio,  tecnici  o  consulenti) per trattare i punti all'ordine del
giorno per i quali i partecipanti ne ritengano necessaria la presenza
(cfr.  Provv. 19 maggio 2000, cit.); con l'assenso dei partecipanti o
sussistendo   le   condizioni  previste  da  specifiche  disposizioni
normative  (quale ad esempio l'art. 10 della legge 27 luglio 1978, n.
392,  sulla  disciplina  delle  locazioni  di immobili urbani) potra'
partecipare   all'assemblea   il   conduttore   di  un  immobile  del
condominio.
  3.2.  Integra  un  trattamento  illecito  (anche  in violazione del
principio   di  proporzionalita)  la  diffusione  di  dati  personali
effettuata  mediante  l'affissione di avvisi di mora (o, comunque, di
sollecitazioni  di  pagamento)  in  spazi  condominali accessibili al
pubblico,  potendo tali informazioni venire a conoscenza di una serie
indeterminata  di  soggetti, nell'intervallo di tempo in cui l'avviso
risulta  visibile. L'esposizione di dette informazioni in tali luoghi
puo'  contenere  solo  avvisi di carattere generale utili ad una piu'
efficace  comunicazione  di  eventi  di interesse comune (ad esempio,
inerenti  allo  svolgimento  dell'assemblea condominiale o relative a
comunicazioni  urgenti:  si pensi ad anomalie nel funzionamento degli
impianti),  rimettendo  a  forme di comunicazione individualizzata, o
alla  discussione  in assemblea, la trattazione di affari che importi
il  trattamento  di  dati  personali riferiti a condomini individuati
specificatamente (Provv. 12 dicembre 2001, in Boll. n. 23/2001, p. 7,
doc. web n. 1082529).
  3.3.  Per  prevenire  illecite  comunicazioni  e diffusioni di dati
personali   devono   essere  adottate,  se  del  caso  anche  a  cura
dell'amministratore del condominio, idonee misure di sicurezza di cui
agli articoli 31 ss. del Codice.
4.   Diritto  d'accesso  e  informazioni  relative  alla  complessiva
gestione condominiale da parte dei partecipanti.
  4.1.  Ove  si  intenda esercitare il diritto d'accesso (e gli altri
diritti  previsti  dall'art.  7 del Codice, avvalendosi eventualmente
della particolare modalita' di tutela prevista dagli articoli 145 del
Codice)  in  relazione  ai  dati  riferibili  direttamente all'intera
compagine  condominiale  (si  pensi  alle  informazioni  connesse  ai
contratti  stipulati  nell'interesse del condominio, quali ad esempio
quelli  relativi  alla  fornitura  di beni e alla somministrazione di
servizi,  o  in  ordine ai dati sul consumo e sugli importi di utenze
complessivamente  intestate  al  condominio:  cfr. Provv. 13 dicembre
2004),  tale  facolta'  compete  al  rappresentante  della  compagine
condominiale, di regola l'amministratore.
  4.2.  Come  detto  al punto 2, resta impregiudicata la circolazione
tra i partecipanti, in conformita' alla disciplina civilistica (ed in
particolare  grazie  alle regole che, rispetto all'attivita' gestoria
dell'amministratore,   presiedono   all'esatta   esecuzione  del  suo
incarico  secondo  le attribuzioni contenute nell'art. 1130 c.c., con
particolare  riguardo  all'obbligo  di rendiconto) delle informazioni
direttamente  riferibili  direttamente  alla gestione condominiale (e
concernenti  tutti i partecipanti complessivamente considerati), come
pure  la  loro eventuale conoscibilita', sussistendone i presupposti,
in base ad altre norme presenti nell'ordinamento.
5.   Diritto   d'accesso   e   informazioni   personali  riferite  ai
partecipanti.
  Rispetto   alle   informazioni   personali   relative   al  singolo
partecipante,  anche  se  oggetto  di  trattamento  per  finalita' di
gestione  della  cosa  comune, resta salvo il diritto del medesimo di
accedere  ai  dati  che  lo  riguardano  nelle  forme  previste dagli
articoli 7  e ss. del Codice. Tale diritto puo' essere esercitato nei
confronti   del   condominio   (inteso   come  la  collettivita'  dei
partecipanti),     anche     presentando    la    relativa    istanza
all'amministratore.
  Il   diritto  d'accesso  (e  i  restanti  diritti  individuati  dal
menzionato  art.  7) non e' riconosciuto al partecipante in ordine ai
dati personali riferibili agli altri condomini singolarmente intesi o
all'intera   compagine   condominiale   (la   cui  conoscibilita'  e'
assicurata  nei  limiti  e con le modalita' sopra indicate al punto 2
del presente provvedimento).
6. Ambiti esclusi.
  Sono  estranei  all'ambito  di  applicazione  della  disciplina  di
protezione   dei   dati   comportamenti  e  forme  di  comunicazione,
riconducibili  all'alveo delle relazioni di vicinato, posti in essere
per finalita' esclusivamente personali (art. 5, comma 3, del Codice).
  Resta   salva   la   facolta'   degli   interessati   di  ricorrere
all'autorita'  giudiziaria  ordinaria  per  i  profili  di rispettiva
competenza,  in  particolare per conseguire il risarcimento del danno
eventualmente subito (art. 15 del Codice) o allorche' i comportamenti
siano  suscettibili  di  integrare  fattispecie  di  reato (quali, ad
esempio,  l'interferenza illecita nella vita privata, di cui all'art.
615-bis c.p.).
                  Tutto cio' premesso, il Garante:
  prescrive, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera c), del Codice,
ai  soggetti titolari di un trattamento di dati personali nell'ambito
dell'attivita'  di  amministrazione  dei  condomini  di adottare, nei
termini  di  cui  in  motivazione,  le misure necessarie indicate nel
presente  provvedimento  al  fine  di rendere il trattamento conforme
alle disposizioni vigenti, avuto particolare riguardo;
    all'individuazione   dei   dati   pertinenti   e  non  eccedenti,
nell'amministrazione  condominiale,  alle  condizioni  individuate al
punto  2,  e  consistenti  nei  dati  personali,  ivi compresi i dati
sensibili  e  giudiziari,  necessari  all'attivita'  di  gestione  ed
amministrazione  delle  parti  comuni  ed  idonee  a  determinare  le
posizioni  di dare ed avere dei singoli partecipanti, con particolare
riguardo a:
      dati anagrafici e indirizzi dei partecipanti;
      quote  millesimali  attribuite  a ciascuno dei condomini e dati
personali necessari a commisurarle;
      dati   personali   relativi   agli  inadempimenti  dei  singoli
condomini;
      dati  relativi  al  numero  di  utenza  telefonica  del singolo
partecipante;
    alle   modalita'   di   comunicazione   dei  dati  personali  dei
partecipanti,  come  indicate  al  punto  3, con particolare riguardo
alla:
      comunicazione  dei dati riportati nei prospetti contabili o nei
verbali   assembleari   o,   ammettendo  in  assemblea  soggetti  non
legittimati a parteciparvi;
      diffusione  di  dati personali effettuata mediante l'affissione
di  avvisi  di  mora (o, comunque, di sollecitazioni di pagamento) in
spazi condominali accessibili al pubblico;
  individua,  ai sensi dell'art. 24, comma 1, lettera g), del Codice,
nei  termini di cui in motivazione al punto 2.2., i casi nei quali il
trattamento  dei  dati  personali nell'ambito dell'amministrazione di
condomini puo' essere effettuato presso i condomini nei limiti e alle
condizioni ivi indicate, al fine di perseguire i menzionati legittimi
interessi e senza richiedere il consenso degli interessati;
  dispone  infine  che il presente provvedimento sia pubblicato nella
Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
    Roma, 18 maggio 2006
                            Il presidente
                              Pizzetti
                             Il relatore
                              Fortunato
                       Il segretario generale
                             Buttarelli