IL GARANTE
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei
a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonche' i dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Rilevato che tali dati possono essere trattati dai soggetti
pubblici solo in presenza di una disposizione di legge che specifichi
i dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e le
rilevanti finalita' di interesse pubblico perseguite, senza
necessita', pertanto, di un'autorizzazione di questa Autorita' (art.
22, comma 3, legge n. 675/1996);
Constatato che i soggetti pubblici possono avvalersi di una
disposizione transitoria, in base alla quale i trattamenti di dati
sensibili iniziati prima dell'8 maggio 1997 possono essere proseguiti
fino all'8 novembre 1998 anche in mancanza di una disposizione di
legge avente le caratteristiche predette, purche' si effettui una
comunicazione a questa Autorita' (art. 41, comma 5, legge n.
675/1996, come modificato dal decreto legislativo 8 maggio 1998, n.
135);
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa
Autorita' e con il consenso scritto degli interessati, e che occorre
quindi riferire solo a tali soggetti l'ambito di applicazione delle
autorizzazioni, fatta eccezione per il trattamento dei dati idonei a
rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, che forma oggetto
dell'autorizzazione n. 2/1997;
Considerato che il Garante puo' rilasciare le autorizzazioni anche
d'ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con
provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996, modificato
dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante adottata il 28 novembre 1997
relativa al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi
di tipo associativo e delle fondazioni, pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana il 29 novembre 1997 e avente
efficacia fino al 30 settembre 1998;
Rilevato che e' all'esame del Parlamento il disegno di legge
governativo che prevede il differimento al 31 luglio 1999 del termine
per l'esercizio della delega prevista dalla legge n. 676/1996 e che,
entro tale data, dovrebbero essere emanati alcuni decreti legislativi
per il completamento della disciplina sulla protezione dei dati
personali, anche in attuazione delle raccomandazioni adottate in
materia dal Consiglio d'Europa;
Ritenuto opportuno rilasciare una nuova autorizzazione generale
volta a proseguire l'intento di semplificazione degli adempimenti
previsti dalla legge n. 675/1996, ad armonizzare le prescrizioni da
impartire e a favorire la funzionalita' dell'Ufficio del Garante;
Considerata l'opportunita' che anche le nuove autorizzazioni
generali non rechino disposizioni particolarmente dettagliate in una
fase tuttora transitoria stante la prevista adozione di norme
integrative e correttive in materia, e cio' allo scopo di evitare che
l'attivita' dei titolari sia soggetta a modifiche sostanziali nel
corso di un breve periodo, ferme restando alcune garanzie per gli
interessati;
Ritenuto pertanto opportuno rilasciare una nuova autorizzazione
provvisoria, anche in conformita' a quanto previsto dall'emanando
regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento
dell'Ufficio di questa Autorita';
Ritenuta, tuttavia, la necessita' che anche la nuova autorizzazione
prenda in considerazione le finalita' dei trattamenti, le categorie
di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della
diffusione, nonche' il periodo di conservazione dei dati stessi, in
quanto la disciplina di questi aspetti e' prevista dalla legge n.
675/1996 ai fini dell'applicazione delle norme sull'esonero
dall'obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata
(art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessita' che sia garantito, anche nell'attuale
fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al
minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero
comportare per i diritti e le liberta' fondamentali, nonche' per la
dignita' delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e
l'identita' personale, principi valutati anche sulla base delle
raccomandazioni del Consiglio d'Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili
e' effettuato da enti ed organizzazioni di tipo associativo e da
fondazioni, per la realizzazione di scopi determinati e legittimi
individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto
collettivo, ove esistenti, e che e' pertanto necessario che tali
trattamenti formino oggetto di un'autorizzazione generale ai sensi
dell'art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Autorizza
il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1,
della legge n. 675/1996 da parte di associazioni, fondazioni,
comitati ed altri organismi di tipo associativo, secondo le
prescrizioni di seguito indicate:
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta:
a) alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese le
confessioni religiose e le comunita' religiose, i partiti e i
movimenti politici, le associazioni e le organizzazioni sindacali, i
patronati, le associazioni di categoria, le organizzazioni
assistenziali o di volontariato, nonche' le federazioni e
confederazioni nelle quali tali soggetti sono riuniti in conformita',
ove esistenti, allo statuto, all'atto costitutivo o ad un contratto
collettivo;
b) alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio od
organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalita'
giuridica, ivi comprese le organizzazioni non lucrative di utilita'
sociale (ONLUS);
c) alle cooperative sociali e alle societa' di mutuo soccorso di
cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile
1886, n. 3818.
L'autorizzazione e' rilasciata altresi' agli istituti scolastici
anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati
idonei a rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni
strettamente necessarie per l'applicazione dell'art. 310 del decreto
legislativo 16 aprile 1994, n. 297.
L'autorizzazione e' rilasciata per il perseguimento di scopi
determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo
statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare
per il perseguimento di finalita' culturali, religiose, politiche,
sindacali, sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di
istruzione anche con riguardo alla liberta' di scelta
dell'insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica,
di patrocinio, di tutela dell'ambiente e delle cose d'interesse
artistico e storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonche' di
beneficenza, assistenza sociale o sociosanitaria.
La presente autorizzazione e' rilasciata, altresi', per far valere
o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche da parte di terzi,
sempreche' il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a
quello dell'interessato, e i dati siano trattati esclusivamente per
tale finalita' e per il periodo strettamente necessario per il suo
perseguimento.
Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili puo'
riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di
elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la
gestione amministrativa dell'associazione, della fondazione, del
comitato o del diverso organismo, o per l'adempimento di obblighi
fiscali, ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.
Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano di
persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per
perseguire le predette finalita', ovvero richiedano ad essi la
fornitura di beni, prestazioni o servizi, la presente autorizzazione
e' rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche. I
soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle
persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di
un autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente
indispensabili per le attivita' di effettivo ausilio alle predette
finalita', con particolare riferimento alle generalita' degli
interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che
individui con precisione le informazioni comunicate, le modalita' del
successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. La
dichiarazione scritta di consenso degli interessati deve porre tale
circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa
menzione dei titolari del trattamento e delle finalita' da essi
perseguite. Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro,
oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema di pertinenza e di
non eccedenza dei dati, possono trattare i dati cosi' acquisiti solo
per scopi di ausilio alle finalita' predette, ovvero per scopi
amministrativi e contabili.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare i dati sensibili attinenti:
a) agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per il
perseguimento delle finalita' di cui al punto 1), ai relativi
familiari e conviventi;
b) agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonche' ai
soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che
hanno contatti regolari con l'associazione, la fondazione o il
diverso organismo;
c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attivita' o
dei servizi prestati dall'associazione o dal diverso organismo,
limitatamente ai soggetti individuabili in base allo statuto o
all'atto costitutivo, ove esistenti;
e) agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di
iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di
minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potesta';
f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci,
limitatamente ai dati idonei a rivelare l'adesione a sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere sindacale e alle
operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da
contratti collettivi anche aziendali.
3) Categorie di dati oggetto di trattamento.
L'autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l'autorizzazione
generale n. 2/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279.
Il trattamento puo' avere per oggetto gli altri dati sensibili di
cui all'art. 22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n. 675,
idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.
Il trattamento puo' riguardare i dati e le operazioni
indispensabili per perseguire le finalita' di cui al punto 1) o,
comunque, per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, dai
regolamenti, dai contratti collettivi o dalla normativa comunitaria.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere
verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei
dati rispetto ai predetti obblighi e finalita', in particolare per
quanto riguarda i dati che rivelano le opinioni e le intime
convinzioni.
4) Modalita' di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali,
la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a
definire il profilo o la personalita' degli interessati, nonche' il
trasferimento all'estero dei dati, il trattamento dei dati sensibili
deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di
organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalita', agli
scopi e agli obblighi di cui al punto 1).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto
dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in
conformita' a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n.
675/1996.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e) della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i dati sensibili
possono essere conservati per un periodo non superiore a quello
necessario per perseguire le finalita' e gli scopi di cui al punto
1), ovvero per adempiere agli obblighi ivi menzionati.
Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all'attivita' svolta
dall'interessato o al rapporto che intercorre tra l'interessato e
l'associazione, la fondazione, il comitato o il diverso organismo,
tenendo presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio
offerto all'interessato e la posizione di quest'ultimo rispetto
all'associazione, alla fondazione, al comitato o al diverso
organismo.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario
diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalita', agli scopi e
agli obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre
prescrizioni sopraindicate.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorita',
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prendera' in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o
limiti in materia di trattamento di dati personali.
Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire discriminazioni, e
in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile
1993, n. 122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno
1993, n. 205, in materia di discriminazione per motivi razziali,
etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.
9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 ottobre
1998, fino al 30 settembre 1999.
La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 30 settembre 1998
Il presidente: Rodota'