Alle Ragionerie territoriali dello
Stato
Loro Sedi
E pc.
Alla Corte dei Conti - Roma
All'Agenzia del demanio - Roma
All'Ufficio centrale del bilancio
presso il Ministero dell'economia e
delle finanze - Roma
Premessa.
I processi innovativi che attualmente investono l'intera Pubblica
Amministrazione rendono necessari interventi volti ad adottare
adeguate misure di modernizzazione e semplificazione delle procedure
mediante l'applicazione delle tecnologie informatiche e digitali, al
fine di poter conseguire concreti e positivi effetti in termini di
snellimento, speditezza, efficienza, efficacia ed economicita'
dell'azione amministrativa.
In particolare, le recenti disposizioni legislative mirate
all'eliminazione degli sprechi relativi all'utilizzo della carta
tramite la dematerializzazione dei documenti inducono ad apportare
correttivi alle modalita' di trasmissione della documentazione
giustificativa delle variazioni intervenute nella consistenza dei
beni immobili di proprieta' dello Stato e nelle relative
utilizzazioni.
Siffatta esigenza e', peraltro, emersa anche nell'ambito di
incontri avuti con rappresentanti dell'Agenzia del demanio, in
occasione dei quali e' maturata l'idea di prevedere che le filiali
della medesima Agenzia trasmettano la predetta documentazione
giustificativa a codeste Ragionerie Territoriali su supporto di
memorizzazione diverso dal cartaceo.
Al riguardo, si e' tratto profitto anche dalla proficua esperienza,
a carattere fondamentalmente sperimentale, maturata presso la
Ragioneria territoriale dello Stato di Roma, in cui sono state
trattate modalita' di trasmissione documentale alternative rispetto a
quella «tradizionale».
Pertanto, con la presente circolare - i cui contenuti sono stati
condivisi con l'Agenzia del Demanio - vengono fornite istruzioni in
ordine alle nuove modalita' di trasmissione dei documenti
giustificativi in discorso, riguardanti i beni immobili appartenenti
al patrimonio disponibile ed indisponibile e i beni appartenenti al
demanio storico-artistico (con esclusione dei dati inerenti alle
utilizzazioni di quelli in consegna al Ministero per i beni e le
attivita' culturali) direttamente gestiti dal Ministero dell'economia
e delle finanze e per esso dall'Agenzia del demanio.
1. Aspetti introduttivi.
Per un migliore inquadramento giuridico delle istruzioni impartite,
si reputa opportuno fornire alcuni cenni preliminari sulle principali
norme di settore nonche' sulla tipologia degli atti e dei documenti
interessati.
1.1. Profili normativi e prassi amministrativa.
Ai sensi dell'art. 14, comma 4, del decreto legislativo 7 agosto
1997, n. 279, gli uffici appartenenti al sistema delle ragionerie del
Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato vigilano affinche'
siano osservate le leggi e le disposizioni in materia di
conservazione ed utilizzazione economica dei beni dello Stato,
avvalendosi a tal fine anche dei dati che le amministrazioni
interessate sono tenute a trasmettere.
In ottemperanza alla citata disposizione, le Filiali dell'Agenzia
del Demanio inviano alle correlate Ragionerie Territoriali dello
Stato copia della documentazione idonea a suffragare le variazioni
intervenute nella consistenza e nelle utilizzazioni dei beni immobili
di proprieta' dello Stato.
In proposito, sono state, a suo tempo, diramate istruzioni con le
circolari 28 aprile 2005, n. 15/RGS, 7 novembre 2006, n. 39/RGS e 11
febbraio 2009, n. 8/RGS.
Come accennato nella Premessa, alla luce degli orientamenti della
legislazione piu' recente, e' stata avvertita la necessita' di
modernizzare le modalita' di trasmissione dei documenti di cui
trattasi onde ovviare all'invio degli atti cartacei.
In particolare, si fa riferimento ad alcune disposizioni in materia
di innovazione e informatizzazione della Pubblica Amministrazione
(art. 27 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con
modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133; articoli 32, 33, 34
e 35 della legge 18 giugno 2009, n. 69), volte sostanzialmente a
perseguire, tra gli altri, l'obiettivo di eliminare gli sprechi
relativi all'utilizzo della carta tramite la dematerializzazione dei
documenti per una concreta semplificazione e riduzione dei costi
amministrativi di funzionamento.
Cio' posto, si e' ravvisata la necessita' di rimodulare le
istruzioni all'epoca diramate, al fine di pervenire ad una maggiore
sintonia con gli sviluppi di innovazione tecnologica attualmente in
corso.
1.2. Tipologia degli atti e dei documenti.
Nell'ambito dell'attivita' di vigilanza sui beni immobili di
proprieta' dello Stato espletata da codeste Ragionerie Territoriali,
formano oggetto delle presenti istruzioni, sempre in stretta
relazione ai menzionati beni:
le copie degli atti relativi a contratti di acquisto o di
vendita;
le copie degli atti di concessione e dei contratti di locazione;
ogni altro atto idoneo a suffragare le movimentazioni intervenute
nella consistenza dei beni immobili di proprieta' dello Stato e nelle
relative utilizzazioni nonche', ove disponibile, a documentare utili
elementi e notizie inerenti ai beni stessi (ad esempio, visure
catastali, schizzi planimetrici, planimetrie, ecc.).
Parimenti oggetto d'interesse per l'anzidetta attivita' rivestono
le copie dei provvedimenti amministrativi e giurisdizionali
involgenti i beni in discorso.
Restano invariate le modalita' di invio dei documenti per i quali
e' prevista la trasmissione in originale (ad esempio, Modelli 4, 5 e
6), che continuera' ad avvenire su supporto cartaceo.
2. Indicazioni operative.
Con riferimento alla trasmissione di documenti strumentali alle
prescritte operazioni di riscontro, l'avvio delle cennate novita'
procedurali fondate sull'impiego di un supporto di memorizzazione
realizzato mediante nuove tecnologie impone, naturalmente,
l'individuazione delle tipologie di supporto utilizzabili, la
definizione di un protocollo da seguire nonche' la precisazione delle
modalita' di conservazione dei supporti trasmessi.
2.1. Supporti di memorizzazione.
In virtu' delle indicazioni esposte, le copie degli atti, come
sopra individuati, saranno inviate dalle filiali dell'Agenzia del
Demanio, previa opportuna operazione di memorizzazione su supporto
diverso dal cartaceo.
Detto invio dovra' essere effettuato, ovviamente, nel rispetto
delle disposizioni dettate dal Codice dell'amministrazione digitale,
di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive
modificazioni.
In particolare, vanno garantiti i requisiti di integrita' e
immodificabilita' dei documenti trasmessi, in analogia con quanto
prescritto dall'art. 20 del citato decreto legislativo n. 82/2005 per
i documenti originariamente formati su supporto informatico.
A tal fine - con riferimento alla deliberazione del Centro
Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione-CNIPA 19
febbraio 2004, n. 11, recante «Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la
conformita' dei documenti agli originali» e, in particolare, all'art.
8 - e' consentita l'utilizzazione di qualsiasi tipo di supporto di
memorizzazione che consenta la registrazione mediante la tecnologia
laser, purche' idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli
originali e la leggibilita' nel tempo.
E' necessario, infatti, che l'immagine acquisita dei documenti
rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto
rappresentativo dei documenti stessi. Allo scopo, l'acquisizione
dell'immagine sara' effettuata tramite registrazione in un file
avente formato .pdf o .tif.
E', altresi', indispensabile che le immagini siano memorizzate su
un adeguato supporto, in modo tale che ne sia assicurata la
leggibilita' nel tempo.
Cio' posto, potranno essere utilizzati solo supporti ottici nei
quali il meccanismo di registrazione preveda una modifica permanente
della superficie del supporto stesso, come nel caso dei CD-R, dei
DVD-R e dei dischi magneto-ottici True-Worm.
Non sono, quindi, consentiti i supporti di memorizzazione
registrabili piu' volte e, in quanto tali, cancellabili (ad esempio,
CD-RW, DVD-RW, dischi magneto-ottici CCW).
2.2. Modalita' di trasmissione.
I documenti cosi' memorizzati sono inviati dalle filiali
dell'Agenzia del Demanio in allegato ad apposita nota di
trasmissione, firmata dal direttore della filiale, contenente
l'elenco dettagliato dei predetti documenti e dei nomi dei
corrispondenti files.
L'invio sara' effettuato in corrispondenza delle scadenze che
scandiscono il flusso dei dati delle variazioni dei beni immobili
provenienti al Sistema informativo della Ragioneria Generale dello
Stato-SIRGS dal sistema informativo dell'Agenzia del Demanio (Nuovo
sistema gestionale-NGS).
Sulla scorta delle indicazioni fornite dalla direttiva n. 2, datata
20 febbraio 2007, del Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella
Pubblica Amministrazione in materia di «Interscambio dei dati tra le
pubbliche amministrazioni e pubblicita' dell'attivita' negoziale»,
corre l'obbligo di ricordare che la titolarita' dei dati trasmessi
permane in capo all'amministrazione che li detiene per i fini
istituzionali (nel caso di specie, l'Agenzia del Demanio), che e'
responsabile della esattezza, veridicita' e integrita' delle
informazioni trasmesse.
In ogni caso, va rilevato che la trasmissione dei menzionati atti
su supporto ottico non esime l'Agenzia del Demanio dal rendere
comunque disponibili su supporto cartaceo gli esemplari utilizzati
per produrre le copie in formato elettronico. Detti esemplari
dovranno essere esibiti allorche' codeste Ragionerie Territoriali,
ricorrendone la necessita', ne facciano puntuale richiesta
nell'ambito dello svolgimento dei propri compiti d'istituto.
2.3. Conservazione dei documenti in formato elettronico.
Le nuove modalita' di trasmissione dei documenti di cui trattasi
sono volte a dispiegare positivi effetti in termini di risparmio,
oltre che di carta, anche di spazi per quel che concerne le procedure
di conservazione e archiviazione dei medesimi.
Infatti, codeste Ragionerie Territoriali sono tenute a conservare i
documenti ricevuti secondo le presenti disposizioni sui supporti per
il tramite dei quali sono stati trasmessi.
Le medesime avranno, inoltre, cura di provvedere all'esecuzione di
copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione inviati dalle
correlate filiali dell'Agenzia del demanio.
A tal fine, si atterranno, per la scelta dei supporti su cui trarre
dette copie, alle medesime indicazioni impartite al paragrafo 2.1.
Per evidenti ragioni precauzionali, i supporti di memorizzazione
trasmessi dall'Agenzia del demanio e le copie realizzate dovranno
essere adeguatamente conservati in locali distinti.
Si confida nella consueta fattiva collaborazione.
Roma, 21 giugno 2010
Il Ragioniere generale dello Stato: Canzio