IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota',
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei
a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonche' i dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima legge,
rispettivamente modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto
legislativo 11 maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa
Autorita' e con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante puo' rilasciare le autorizzazioni anche
d'ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con
provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996, modificato
dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante rilasciata il 29 settembre 1999
relativa al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi
di tipo associativo e delle fondazioni, pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana il 2 ottobre 1999 e avente
efficacia fino al 30 settembre 2000;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni
generali rilasciate negli anni precedenti, che sono risultate uno
strumento idoneo per prescrivere ed uniformare le misure e gli
accorgimenti a garanzia degli interessati, tenendo conto dei diritti
e degli interessi meritevoli di tutela degli operatori che verrebbero
penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti
autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove autorizzazioni
generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli
adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate
categorie di titolari, nonche' di assicurare una migliore
funzionalita' dell'ufficio del Garante e di armonizzare le
prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla luce
dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che tali nuove autorizzazioni provvisorie siano
a tempo determinato, in conformita' anche a quanto previsto dal
regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento
dell'ufficio di questa Autorita' emanato con decreto del Presidente
della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta, tuttavia, la necessita' che anche le nuove autorizzazioni
prendano anch'esse in considerazione le finalita' dei trattamenti, le
categorie di dati, di interessati e di destinatari della
comunicazione e della diffusione, nonche' il periodo di conservazione
dei dati stessi, in quanto la disciplina di questi aspetti e'
prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini dell'applicazione delle
norme sull'esonero dall'obbligo della notificazione e sulla
notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessita' di garantire il rispetto di alcuni
princi'pi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta'
fondamentali, nonche' per la dignita' delle persone, specie per
quanto riguarda la riservatezza e l'identita' personale, princi'pi
valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in materia
dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili
e' effettuato da enti ed organizzazioni di tipo associativo e da
fondazioni, per la realizzazione di scopi determinati e legittimi
individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto
collettivo e che e' pertanto necessario che tali trattamenti formino
oggetto di un'autorizzazione generale ai sensi dell'art. 41, comma 7,
della legge n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la
violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato
con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica
31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000
adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato
nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana n. 162 del
13 luglio 2000;
Relatore il prof. Ugo De Siervo;
Autorizza
il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della
legge n. 675/1996 da parte di associazioni, fondazioni, comitati ed
altri organismi di tipo associativo, alle condizioni di seguito
indicate.
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
La presente autorizzazione e' rilasciata senza richiesta:
a) alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese le
confessioni religiose e le comunita' religiose, salvo quanto previsto
dall'art. 22, comma 1-bis, come introdotto dall'art. 5, comma 1 del
decreto legislativo n. 135/1999, i partiti e i movimenti politici, le
associazioni e le organizzazioni sindacali, i patronati, le
associazioni di categoria, le organizzazioni assistenziali o di
volontariato, nonche' le federazioni e confederazioni nelle quali
tali soggetti sono riuniti in conformita', ove esistenti, allo
statuto, all'atto costitutivo o ad un contratto collettivo;
b) alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio
od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalita'
giuridica, ivi comprese le organizzazioni non lucrative di utilita'
sociale (Onlus);
c) alle cooperative sociali e alle societa' di mutuo soccorso di
cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile
1886, n. 3818.
L'autorizzazione e' rilasciata altresi' agli istituti scolastici
anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati
idonei a rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni
strettamente necessarie per l'applicazione dell'art. 310 del decreto
legislativo 16 aprile 1994, n. 297.
L'autorizzazione e' rilasciata per il perseguimento di scopi
determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo
statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare
per il perseguimento di finalita' culturali, religiose, politiche,
sindacali, sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di
istruzione anche con riguardo alla liberta' di scelta
dell'insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica,
di patrocinio, di tutela dell'ambiente e delle cose d'interesse
artistico e storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonche' di
beneficenza, assistenza sociale o socio-sanitaria.
La presente autorizzazione e' rilasciata, altresi', per far valere
o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede
giudiziaria, nonche' in sede amministrativa o nelle procedure di
arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa
comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi,
sempreche' il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a
quello dell'interessato, e i dati siano trattati esclusivamente per
tale finalita' e per il periodo strettamente necessario per il suo
perseguimento.
La presente autorizzazione e' rilasciata inoltre per l'esercizio
del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di
quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.
Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili puo'
riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di
elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la
gestione amministrativa dell'associazione, della fondazione, del
comitato o del diverso organismo, o per l'adempimento di obblighi
fiscali, ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.
Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano di
persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per
perseguire le predette finalita', ovvero richiedano ad essi la
fornitura di beni, prestazioni o servizi, la presente autorizzazione
e' rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche.
I soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle
persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di
un autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente
indispensabili per le attivita' di effettivo ausilio alle predette
finalita', con particolare riferimento alle generalita' degli
interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che
individui con precisione le informazioni comunicate, le modalita' del
successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. La
dichiarazione scritta di consenso degli interessati deve porre tale
circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa
menzione dei titolari del trattamento e delle finalita' da essi
perseguite. Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro,
oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema di pertinenza e di
non eccedenza dei dati, possono trattare i dati cosi' acquisiti solo
per scopi di ausilio alle finalita' predette, ovvero per scopi
amministrativi e contabili.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare i dati sensibili attinenti:
a) agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per
il perseguimento delle finalita' di cui al punto 1), ai relativi
familiari e conviventi;
b) agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonche' ai
soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che
hanno contatti regolari con l'associazione, la fondazione o il
diverso organismo;
c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attivita' o
dei servizi prestati dall'associazione o dal diverso organismo,
limitatamente ai soggetti individuabili in base allo statuto o
all'atto costitutivo, ove esistenti;
e) agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di
iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di
minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potesta';
f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci,
limitatamente ai dati idonei a rivelare l'adesione a sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere sindacale e alle
operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da
contratti collettivi anche aziendali.
3) Categorie di dati oggetto di trattamento.
L'autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l'autorizzazione
generale n. 2/1999.
Il trattamento puo' avere per oggetto gli altri dati sensibili di
cui all'art. 22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n. 675,
idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.
Il trattamento puo' riguardare i dati e le operazioni
indispensabili per perseguire le finalita' di cui al punto 1) o,
comunque, per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, dalla
normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere
verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei
dati rispetto ai predetti obblighi e finalita', in particolare per
quanto riguarda i dati che rivelano le opinioni e le intime
convinzioni.
4) Modalita' di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999, concernenti i requisiti dei dati personali, la
sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a
definire il profilo o la personalita' degli interessati, nonche' il
trasferimento all'estero dei dati, il trattamento dei dati sensibili
deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di
organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalita', agli
scopi e agli obblighi di cui al punto 1).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto
dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in
conformita' a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n.
675/1996.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati per un periodo non superiore a quello necessario per
perseguire le finalita' e gli scopi di cui ai punto 1), ovvero per
adempiere agli obblighi ivi menzionati.
Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all'attivita' svolta
dall'interessato o al rapporto che intercorre tra l'interessato e
l'associazione, la fondazione, il comitato o il diverso organismo,
tenendo presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio
offerto all'interessato e la posizione di quest'ultimo rispetto
all'associazione, alla fondazione, al comitato o al diverso
organismo.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario
diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalita', agli scopi e
agli obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre
prescrizioni sopraindicate.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorita',
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prendera' in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da
norme di legge o di regolamento che stabiliscono divieti o limiti in
materia di trattamento di dati personali.
Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire discriminazioni, e
in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile
1993, n. 122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno
1993, n. 205, in materia di discriminazione per motivi razziali,
etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.
9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1o ottobre
2000, fino al 31 dicembre 2001.
La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 20 settembre 2000
Il presidente
Rodota'
Il segretario generale
Buttarelli
Il relatore
De Siervo