IL GARANTE PER LA PROTEZIONE
DEI DATI PERSONALI
Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del
dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del
dott. Daniele De Paoli, segretario generale;
Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali
(decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, di seguito Codice);
Visto il provvedimento del Garante del 15 giugno 2011, n. 230/2011,
in materia di «Titolarita' del trattamento di dati personali in capo
ai soggetti che si avvalgono di agenti per attivita' promozionali»,
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 153 del 4 luglio 2011 (di
seguito, il provvedimento);
Considerato che detto provvedimento ha analizzato i rapporti
intercorrenti tra le societa' preponenti ed i soggetti esterni che,
in qualita' di agenti, svolgono attivita' di promozione e di
commercializzazione di beni e servizi in favore e per conto delle
stesse societa' ed ha rilevato come, al ricorrere di determinati
presupposti analiticamente indicati, tali soggetti esterni, sebbene
formalmente qualificati titolari autonomi del trattamento dei dati
dei destinatari delle iniziative a carattere promozionale, operano in
concreto quali responsabili di quel trattamento, del quale sono
dunque titolari le stesse societa' preponenti che commissionano le
attivita' promozionali;
Considerato pertanto che, ai sensi degli arti. 143, comma 1,
lettera b) e 154, comma 1, lettera c) del Codice, al fine di rendere
il trattamento conforme, anche sotto il profilo formale, alle
disposizioni vigenti, il Garante ha disposto che nelle situazioni
delineate le societa' preponenti, nella loro richiamata qualita' di
titolari, procedano, entro sessanta giorni dalla pubblicazione del
provvedimento nella Gazzetta Ufficiale, a designare quei soggetti
esterni responsabili del trattamento ai sensi e per gli effetti degli
articoli 1, lettera g) e 29, commi 4 e 5 del Codice;
Viste le note inviate, rispettivamente, da H3G S.p.A. il 1° agosto
2011, da Wind Telecomunicazioni S.p.A. il 2 agosto 2011, da Vodafone
Omnitel N.V. l'8 agosto 2011 e da BT Italia S.p.A. il successivo 10
agosto 2011, nelle quali queste societa' hanno affermato di aver
tempestivamente avviato il processo di adeguamento alle prescrizioni
contenute nel provvedimento, rappresentando tuttavia all'Autorita'
situazioni di oggettiva difficolta' nel portarlo a compimento nei
tempi stabiliti, specie con riguardo agli adempimenti relativi alla
modifica della modulistica contrattuale inerente i rapporti
instaurati con gli agenti nonche' alla predisposizione ed alla
trasmissione degli atti formali di designazione di ciascun agente a
responsabile del trattamento ed alla ricezione dei relativi atti di
accettazione;
Considerato che le menzionate societa' hanno, tra l'altro,
attribuito le ragioni del ritardo sia al numero considerevole dei
soggetti coinvolti, in alcuni casi quantificabile in «diverse
migliaia», sia allo specifico periodo feriale interessato,
caratterizzato anche da chiusure aziendali obbligatorie ed hanno,
pertanto, chiesto un differimento del termine previsto nel
provvedimento avanzando formali istanze di proroga in tal senso;
Considerato, inoltre, che anche altri soggetti operanti in settori
diversi da quello della telefonia (ad esempio quelli bancario,
dell'energia etc.), pur non avanzando alcuna richiesta di
differimento, hanno comunque informalmente rappresentato
all'Autorita' analoghe preoccupazioni in ordine al rispetto del
termine fissato nel provvedimento per l'adozione degli adempimenti
ivi previsti, per le medesime ragioni rappresentate da H3G, Wind
Telecomunicazioni S.p.A., Vodafone Ornnitel N.V. e BT Italia S.p.A;
Considerato che, anche alla luce di tali circostanze, le
argomentazioni poste a sostegno delle richieste di differimento
pervenute paiono in realta' potersi riferire ad un numero piu' ampio
ed indeterminato di soggetti destinatari delle prescrizioni di cui al
richiamato provvedimento;
Considerato, poi, che il differimento viene richiesto
essenzialmente per il perfezionamento delle gia' intraprese procedure
di predisposizione ed adozione della rinnovata modulistica
contrattuale e dei provvedimenti idonei a formalizzare la
designazione dei soggetti esterni quali responsabili del trattamento
dei dati dei destinatari delle attivita' promozionali;
Considerato, in ogni caso, che gli adempimenti, seppure ancora in
via di perfezionamento, non incidono sugli aspetti sostanziali dei
rapporti tra societa' preponenti ed agenti con specifico riferimento
a quelli connessi alla disciplina in materia di protezione dei dati
personali, in relazione ai quali l'Autorita' ha gia' avviato, con
autonomi procedimenti, la verifica dei presupposti per contestare ai
titolari del trattamento, nei termini di cui al richiamato
provvedimento del 15 giugno 2011, le violazioni amministrative di cui
agli articoli 130, comma 3-bis, 161 e 162, commi 2-bis e 2-quater;
Considerato, infine, che le motivazioni addotte a supporto delle
richieste di differimento appaiono congrue rispetto alle finalita'
ritenute meritevoli di attenzione rappresentate dalle diverse
societa', anche tenuto conto delle ragioni di calendario connesse al
periodo feriale;
Ritenuto, pertanto, di poter concedere una proroga del termine
inizialmente previsto per consentire a tutti i titolari destinatari
delle prescrizioni di cui al provvedimento che non vi avessero ancora
provveduto di completare il processo di formalizzazione della
designazione dei soggetti esterni quali responsabili del trattamento
ai sensi e per gli effetti degli articoli 4, comma 1, lettera g) e
29, commi 4 e 5 del Codice, valutando, quale termine congruo entro il
quale deve essere data integrale attuazione alle sue prescrizioni, la
data ultima del 30 novembre 2011;
Viste le osservazioni dell'Ufficio, formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000
del 28 giugno 2000;
Relatore il prof. Francesco Pizzetti;
Dispone:
a) La proroga del termine per l'adempimento delle prescrizioni di
cui al provvedimento del 15 giugno 2011, n. 230/2011, in materia di
«Titolarita' del trattamento di dati personali in capo ai soggetti
che si avvalgono di agenti per attivita' promozionali», prescrivendo
che tutti i soggetti interessati, in qualita' di titolari del
trattamento dei dati dei destinatari di contatti promozionali
effettuati in loro favore da soggetti esterni, adottino le misure
egli accorgimenti ivi indicati entro il 30 novembre 2011.
b) La trasmissione di copia del presente provvedimento al Ministero
della giustizia - Ufficio pubblicazione leggi e decreti per la sua
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 7 settembre 2011
Il presidente:Pizzetti
Il relatore: Pizzetti
Il segretario generale: De Paoli