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Atti correlati
Avviso relativo agli appalti aggiudicati
Sezione I) Amministrazione aggiudicatrice.
I.1) Denominazione, indirizzi e punti di contatto: Denominazione
ufficiale: FONDIMPRESA. C.F. n. 97278470584. Indirizzo postale: via
Della Ferratella in Laterano n. 33. Citta': Roma codice postale:
00184 Paese: Italia (IT). Punti di contatto: telefono: +39
0669542235. All'attenzione di: Alessandro Agostinucci. Posta
elettronica: ufficiogare@fondimpresa.it Fax: +39 0669542320.
Indirizzo generale dell'amministrazione aggiudicatrice: (URL)
http://www.fondimpresa.it
I.2) Tipo di amministrazione aggiudicatrice. Altro: Fondo
paritetico interprofessionale nazionale per la formazione continua.
I.3) Principali settori di attivita'. Altro: Fondo paritetico
interprofessionale nazionale per la formazione continua.
I.4) Concessione di un appalto a nome di altre amministrazioni
aggiudicatrici. L'amministrazione aggiudicatrice acquista per conto
di altre amministrazioni aggiudicatrici: no.
Sezione II) Oggetto dell'appalto.
II.1) Descrizione.
II.1.1) Denominazione conferita all'appalto: Procedura aperta per
l'affidamento dei servizi di Gestione Digitale e di Archiviazione
della corrispondenza e dei documenti di Fondimpresa.
II.1.2) Tipo di appalto e luogo di consegna o di esecuzione:
Servizi. Categoria di servizi n. 7. Luogo principale di esecuzione
dei lavori, di consegna delle forniture o di prestazione dei servizi:
Roma, Italia. Codice NUTS: ITE43.
II.1.4) Breve descrizione dell'appalto o degli acquisti.
a) Gestione in hosting dell'archivio di deposito cartaceo di
Fondimpresa.
L'attivita' si riferisce alla tenuta e alla gestione dell'archivio
pregresso e alla sua integrazione con i documenti dell'archivio
corrente, oggetto del servizio di gestione elettronica della
corrispondenza in ingresso, nonche' dei documenti cartacei detenuti
da Fondimpresa e trasferiti all'archivio di deposito nel periodo di
vigenza del contratto al netto degli eventuali documenti distrutti ai
sensi del paragrafo 10 del Capitolato tecnico.
Il volume stimato dell'archivio pregresso di Fondimpresa e' di
circa 15.000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo 'dox'
formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm, per un totale di circa 1.000
metri lineari, cui si aggiunge ulteriore documentazione archiviata
non in faldoni in circa 404 scatole, di lunghezza media ciascuna pari
a 50 cm, per un totale di 202 metri lineari, e della sua integrazione
con i documenti dell'archivio corrente per una quantita' massima
stimata di 10.000 faldoni, per un totale stimato nel periodo di
esecuzione del contratto di 27.500 faldoni.
Tutti i documenti gestiti devono essere archiviati e conservati, a
cura dell'aggiudicatario, in locali dedicati, attrezzati secondo le
normative vigenti per l'archiviazione, la custodia e la
movimentazione degli stessi, che diano adeguate garanzie per igiene,
aria, luce naturale, sicurezza ed allocazione, operativita' delle
postazioni di lavoro degli addetti, nonche', infine, per dotazione di
strumentazioni.
Per il dettaglio dei requisiti dei locali tecnici si rimanda
all'Allegato A del presente Capitolato.
L'attivita' di gestione in hosting dell'archivio comprende:
progettazione esecutiva del sistema di archiviazione, da
redigersi ad avvenuta aggiudicazione e comunque non oltre 15 giorni
dalla stipula del contratto;
ritiro della corrispondenza in ingresso e sua scansione e
protocollazione con catalogazione ed archiviazione e conservazione
degli originali cartacei;
allestimento di un archivio informatico dei documenti;
ritiro periodico, trasferimento e archiviazione nei locali di
conservazione, a seguito di richiesta effettuata da Fondimpresa, in
piu' lotti, ciascuno di almeno 200 faldoni, dei documenti cartacei
detenuti da Fondimpresa, per una quantita' massima stimata di 10.000
faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo 'dox' formato 28,5 cm X
35,5 cm e dorso 10 cm. La presa in carico e il trasporto deve essere
fatta in modo da garantire in ogni momento la tracciabilita' e la
sicurezza del materiale archivistico;
gestione corrente del patrimonio documentale e consultazione dei
documenti archiviati, con consegna della documentazione su
prenotazione di Fondimpresa. Nel periodo di esecuzione del contratto,
ferma restando la variabilita' della prestazione, da eseguire su
prenotazione in base alle effettive necessita' di Fondimpresa, si
stima in tre anni un volume di:
o richieste della documentazione in archivio, con consegna di
originali in forma cartacea, (singola ricerca per faldone) pari a
circa 3.000 documenti con relativa attivita' di riconsegna e
ricollocazione in archivio previa sigillatura;
o richieste della documentazione in archivio, con consegna in
forma elettronica, (singola ricerca per faldone con scansione del
documento e invio per e-mail) pari a circa 1.000 documenti;
o scansione dei documenti richiesti con consultazioni con
consegna in forma elettronica (singola ricerca per faldone) pari a
circa 60.000 fogli. Tutte le attivita' di trasporto dei documenti
devono essere effettuate con mezzi messi a disposizione
dall'affidatario e devono essere coperte da adeguata polizza
assicurativa.
Tale polizza deve prevedere la copertura sia del trasporto che
della custodia dei documenti, dal momento della presa in carico,
all'atto del rilascio di una Nota di Ritiro firmata da personale
autorizzato da Fondimpresa, fino al momento della restituzione,
all'atto della firma di una Nota di Consegna.
Deve prevedere l'assicurazione incendio, furto, smarrimento e
deterioramento per merci trasportate a mezzo utilizzato
dall'affidatario.
Inoltre, l'affidatario, nel caso di diverso soggetto rispetto al
precedente affidatario S2i Italia S.r.l. in Pomezia (Roma), deve
eseguire, dietro pagamento del corrispettivo indicato nel paragrafo 3
del Disciplinare di gara (non incluso nell'importo a base d'asta), il
trasferimento nella sede di conservazione del concorrente, con tutte
le attivita' previste dalla progettazione esecutiva di cui al
precedente primo punto elenco, dei documenti pregressi dell'archivio
di deposito di Fondimpresa stimati in 17.500 faldoni, conservati nei
locali del precedente affidatario S2Italia S.r.l. in Pomezia (Roma)
di Fondimpresa.
b) Gestione digitale della corrispondenza in ingresso con ritiro
dedicato della medesima dalla sede di Fondimpresa (Roma, Via della
Ferratella in Laterano n. 33) o da altro indirizzo indicato. La
gestione della corrispondenza deve essere articolata nelle seguenti
attivita':
prelievo, presso l'indirizzo indicato da Fondimpresa, di tutta la
corrispondenza cartacea in ingresso al Fondo, almeno una volta al
giorno, entro le ore 9:30 di tutti i giorni feriali (durante il
normale orario di lavoro di Fondimpresa). Il materiale contenuto in
ciascun contenitore, prima dell'effettivo prelievo e uscita dagli
uffici di Fondimpresa, deve essere censito con elenchi descrittivi,
al fine di rendere agevole la predisposizione dei documenti di
trasporto, l'immagazzinamento e la consultazione nella fase
antecedente a rilevazione informatica e l'allocazione definitiva dei
contenitori nell'archivio dell'affidatario. Tale documento deve
essere firmato dal referente di Fondimpresa e dal referente
dell'affidatario di cui una copia deve necessariamente essere
consegnata a Fondimpresa. Tutte le attivita' di trasporto dei
documenti saranno effettuate con mezzi messi a disposizione
dall'affidatario e devono essere coperte da adeguata polizza
assicurativa. Tale polizza deve prevedere la copertura sia del
trasporto che della custodia dei documenti, dal momento della presa
in carico fino al momento della archiviazione. Deve prevedere
l'assicurazione incendio, furto, smarrimento e deterioramento per
merci trasportate a mezzo utilizzato dall'affidatario.;
scansione ed acquisizione ottica della corrispondenza prelevata,
con tutti i documenti allegati, fatta eccezione di quella non
assoggettata al trattamento che dovra' essere restituita a
Fondimpresa, con evidenza di quella pervenuta gia' in copia;
protocollazione ed archiviazione dei documenti di cui al punto
precedente, mediante programma di protocollo conforme alle Linee
Guida AIPA (CNIPA oggi DigitPA), e integrato con il sistema di
protocollazione informatico di Fondimpresa, residente sui propri
server;
invio elettronico della corrispondenza (tramite il sistema di
protocollo informatico di Fondimpresa) e dei documenti ai destinatari
interni indicati da Fondimpresa;
catalogazione e archiviazione della corrispondenza scansita nei
locali tecnici dell'affidatario, secondo le procedure indicate nel
Capitolato tecnico.
I volumi stimati, da gestire nel periodo di esecuzione del
servizio, relativamente alla corrispondenza in ingresso, sono di
circa 33.000 documenti protocollati - ogni documento e' comprensivo
di 10 fogli per documento - oltre a circa 600.000 fogli scansionati
oltre il decimo foglio per documento, per un totale di circa 930.000
fogli dematerializzati in tre anni.
L'aggiudicatario deve garantire un valore minimo di produttivita'
pari ad un totale di 100 documenti protocollati al giorno ed un
totale di 2.000 fogli scansionate al giorno all'interno dell'orario
lavorativo (9-18 dal lunedi' al venerdi').
I documenti protocollati e scansionati, nel rispetto dei precedenti
parametri di produttivita' minima, devono essere resi disponibili
entro le ore 10 del giorno successivo al ritiro.
Si precisa che i costi di catalogazione, archiviazione e
conservazione nei locali tecnici dell'affidatario per tutto il
periodo contrattuale sono ricompresi all'interno del presente
servizio.
c) Integrazione dei servizi di gestione digitale della
corrispondenza con l'applicativo di protocollo informatico in uso.
d) Restituzione, al termine del contratto, del materiale archiviato
e del catalogo informatico dell'archivio. Per le condizioni, i
requisiti, le specifiche tecniche, le modalita', il piano di rilascio
ed ogni ulteriore dettaglio, riguardo all'esatta prestazione del
servizio, si rimanda ala Capitolato tecnico.
II.1.5) Vocabolario comune per gli appalti (CPV): 72512000.
II.1.6) Informazioni relative all'accordo sugli appalti pubblici
(AAP). L'appalto e' disciplinato dall'accordo sugli appalti pubblici
(AAP): si'.
Sezione IV) Procedura.
IV.1) Tipo di procedura.
IV.1.1) Tipo di procedura: Aperta.
IV.3.2) Pubblicazioni precedenti relative allo stesso appalto: si'.
Bando di gara Numero dell'avviso nella GUUE: 2015/S 209379905 del:
28/10/2015.
Sezione V) Aggiudicazione dell'appalto.
Appalto n. 1. Lotto n. 1 Denominazione: Procedura aperta per
l'affidamento dei servizi di Gestione Digitale e di Archiviazione
della corrispondenza e dei documenti di Fondimpresa.
V.1) Data della decisione di aggiudicazione dell'appalto:
23/03/2016.
V.2) Informazioni sulle offerte: Numero di offerte pervenute: 12.
V.3) Nome e recapito dell'operatore economico in favore del quale
e' stata adottata la decisione di aggiudicazione dell'appalto:
Denominazione ufficiale: S2i Italia S.r.l., Indirizzo postale: Via
Laurentina n. 124, Citta': Pomezia, Codice postale: 00071, Paese:
Italia (IT), Telefono: +35 069145171, Posta elettronica:
s2i-italia@legalmail.it fax +35 0691968118.
V.4) Informazione sul valore dell'appalto. Valore finale totale
dell'appalto. Valore: 244.250,97. Valuta: EUR. IVA esclusa.
V.5) Informazioni sui subappalti. E' possibile che l'appalto venga
subappaltato: no.
Sezione VI) Altre informazioni.
VI.1) Informazioni sui fondi dell'Unione europea. L'appalto e'
connesso ad un progetto e/o programma finanziato da fondi dell'Unione
europea: no.
VI.4) Data di spedizione per la pubblicazione nella Gazzetta
Ufficiale dell'Unione Europea: 28/04/2016 - ID:2016-055337. Codice
identificativo gara (CIG) 6440272893.
Il direttore generale
Paola Vitto
TV16BGA5315