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Atti correlati
Avviso relativo agli appalti aggiudicati Sezione I) Amministrazione aggiudicatrice. I.1) Denominazione, indirizzi e punti di contatto: Denominazione ufficiale: FONDIMPRESA. C.F. n. 97278470584. Indirizzo postale: via Della Ferratella in Laterano n. 33. Citta': Roma codice postale: 00184 Paese: Italia (IT). Punti di contatto: telefono: +39 0669542235. All'attenzione di: Alessandro Agostinucci. Posta elettronica: ufficiogare@fondimpresa.it Fax: +39 0669542320. Indirizzo generale dell'amministrazione aggiudicatrice: (URL) http://www.fondimpresa.it I.2) Tipo di amministrazione aggiudicatrice. Altro: Fondo paritetico interprofessionale nazionale per la formazione continua. I.3) Principali settori di attivita'. Altro: Fondo paritetico interprofessionale nazionale per la formazione continua. I.4) Concessione di un appalto a nome di altre amministrazioni aggiudicatrici. L'amministrazione aggiudicatrice acquista per conto di altre amministrazioni aggiudicatrici: no. Sezione II) Oggetto dell'appalto. II.1) Descrizione. II.1.1) Denominazione conferita all'appalto: Procedura aperta per l'affidamento dei servizi di Gestione Digitale e di Archiviazione della corrispondenza e dei documenti di Fondimpresa. II.1.2) Tipo di appalto e luogo di consegna o di esecuzione: Servizi. Categoria di servizi n. 7. Luogo principale di esecuzione dei lavori, di consegna delle forniture o di prestazione dei servizi: Roma, Italia. Codice NUTS: ITE43. II.1.4) Breve descrizione dell'appalto o degli acquisti. a) Gestione in hosting dell'archivio di deposito cartaceo di Fondimpresa. L'attivita' si riferisce alla tenuta e alla gestione dell'archivio pregresso e alla sua integrazione con i documenti dell'archivio corrente, oggetto del servizio di gestione elettronica della corrispondenza in ingresso, nonche' dei documenti cartacei detenuti da Fondimpresa e trasferiti all'archivio di deposito nel periodo di vigenza del contratto al netto degli eventuali documenti distrutti ai sensi del paragrafo 10 del Capitolato tecnico. Il volume stimato dell'archivio pregresso di Fondimpresa e' di circa 15.000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo 'dox' formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm, per un totale di circa 1.000 metri lineari, cui si aggiunge ulteriore documentazione archiviata non in faldoni in circa 404 scatole, di lunghezza media ciascuna pari a 50 cm, per un totale di 202 metri lineari, e della sua integrazione con i documenti dell'archivio corrente per una quantita' massima stimata di 10.000 faldoni, per un totale stimato nel periodo di esecuzione del contratto di 27.500 faldoni. Tutti i documenti gestiti devono essere archiviati e conservati, a cura dell'aggiudicatario, in locali dedicati, attrezzati secondo le normative vigenti per l'archiviazione, la custodia e la movimentazione degli stessi, che diano adeguate garanzie per igiene, aria, luce naturale, sicurezza ed allocazione, operativita' delle postazioni di lavoro degli addetti, nonche', infine, per dotazione di strumentazioni. Per il dettaglio dei requisiti dei locali tecnici si rimanda all'Allegato A del presente Capitolato. L'attivita' di gestione in hosting dell'archivio comprende: progettazione esecutiva del sistema di archiviazione, da redigersi ad avvenuta aggiudicazione e comunque non oltre 15 giorni dalla stipula del contratto; ritiro della corrispondenza in ingresso e sua scansione e protocollazione con catalogazione ed archiviazione e conservazione degli originali cartacei; allestimento di un archivio informatico dei documenti; ritiro periodico, trasferimento e archiviazione nei locali di conservazione, a seguito di richiesta effettuata da Fondimpresa, in piu' lotti, ciascuno di almeno 200 faldoni, dei documenti cartacei detenuti da Fondimpresa, per una quantita' massima stimata di 10.000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo 'dox' formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm. La presa in carico e il trasporto deve essere fatta in modo da garantire in ogni momento la tracciabilita' e la sicurezza del materiale archivistico; gestione corrente del patrimonio documentale e consultazione dei documenti archiviati, con consegna della documentazione su prenotazione di Fondimpresa. Nel periodo di esecuzione del contratto, ferma restando la variabilita' della prestazione, da eseguire su prenotazione in base alle effettive necessita' di Fondimpresa, si stima in tre anni un volume di: o richieste della documentazione in archivio, con consegna di originali in forma cartacea, (singola ricerca per faldone) pari a circa 3.000 documenti con relativa attivita' di riconsegna e ricollocazione in archivio previa sigillatura; o richieste della documentazione in archivio, con consegna in forma elettronica, (singola ricerca per faldone con scansione del documento e invio per e-mail) pari a circa 1.000 documenti; o scansione dei documenti richiesti con consultazioni con consegna in forma elettronica (singola ricerca per faldone) pari a circa 60.000 fogli. Tutte le attivita' di trasporto dei documenti devono essere effettuate con mezzi messi a disposizione dall'affidatario e devono essere coperte da adeguata polizza assicurativa. Tale polizza deve prevedere la copertura sia del trasporto che della custodia dei documenti, dal momento della presa in carico, all'atto del rilascio di una Nota di Ritiro firmata da personale autorizzato da Fondimpresa, fino al momento della restituzione, all'atto della firma di una Nota di Consegna. Deve prevedere l'assicurazione incendio, furto, smarrimento e deterioramento per merci trasportate a mezzo utilizzato dall'affidatario. Inoltre, l'affidatario, nel caso di diverso soggetto rispetto al precedente affidatario S2i Italia S.r.l. in Pomezia (Roma), deve eseguire, dietro pagamento del corrispettivo indicato nel paragrafo 3 del Disciplinare di gara (non incluso nell'importo a base d'asta), il trasferimento nella sede di conservazione del concorrente, con tutte le attivita' previste dalla progettazione esecutiva di cui al precedente primo punto elenco, dei documenti pregressi dell'archivio di deposito di Fondimpresa stimati in 17.500 faldoni, conservati nei locali del precedente affidatario S2Italia S.r.l. in Pomezia (Roma) di Fondimpresa. b) Gestione digitale della corrispondenza in ingresso con ritiro dedicato della medesima dalla sede di Fondimpresa (Roma, Via della Ferratella in Laterano n. 33) o da altro indirizzo indicato. La gestione della corrispondenza deve essere articolata nelle seguenti attivita': prelievo, presso l'indirizzo indicato da Fondimpresa, di tutta la corrispondenza cartacea in ingresso al Fondo, almeno una volta al giorno, entro le ore 9:30 di tutti i giorni feriali (durante il normale orario di lavoro di Fondimpresa). Il materiale contenuto in ciascun contenitore, prima dell'effettivo prelievo e uscita dagli uffici di Fondimpresa, deve essere censito con elenchi descrittivi, al fine di rendere agevole la predisposizione dei documenti di trasporto, l'immagazzinamento e la consultazione nella fase antecedente a rilevazione informatica e l'allocazione definitiva dei contenitori nell'archivio dell'affidatario. Tale documento deve essere firmato dal referente di Fondimpresa e dal referente dell'affidatario di cui una copia deve necessariamente essere consegnata a Fondimpresa. Tutte le attivita' di trasporto dei documenti saranno effettuate con mezzi messi a disposizione dall'affidatario e devono essere coperte da adeguata polizza assicurativa. Tale polizza deve prevedere la copertura sia del trasporto che della custodia dei documenti, dal momento della presa in carico fino al momento della archiviazione. Deve prevedere l'assicurazione incendio, furto, smarrimento e deterioramento per merci trasportate a mezzo utilizzato dall'affidatario.; scansione ed acquisizione ottica della corrispondenza prelevata, con tutti i documenti allegati, fatta eccezione di quella non assoggettata al trattamento che dovra' essere restituita a Fondimpresa, con evidenza di quella pervenuta gia' in copia; protocollazione ed archiviazione dei documenti di cui al punto precedente, mediante programma di protocollo conforme alle Linee Guida AIPA (CNIPA oggi DigitPA), e integrato con il sistema di protocollazione informatico di Fondimpresa, residente sui propri server; invio elettronico della corrispondenza (tramite il sistema di protocollo informatico di Fondimpresa) e dei documenti ai destinatari interni indicati da Fondimpresa; catalogazione e archiviazione della corrispondenza scansita nei locali tecnici dell'affidatario, secondo le procedure indicate nel Capitolato tecnico. I volumi stimati, da gestire nel periodo di esecuzione del servizio, relativamente alla corrispondenza in ingresso, sono di circa 33.000 documenti protocollati - ogni documento e' comprensivo di 10 fogli per documento - oltre a circa 600.000 fogli scansionati oltre il decimo foglio per documento, per un totale di circa 930.000 fogli dematerializzati in tre anni. L'aggiudicatario deve garantire un valore minimo di produttivita' pari ad un totale di 100 documenti protocollati al giorno ed un totale di 2.000 fogli scansionate al giorno all'interno dell'orario lavorativo (9-18 dal lunedi' al venerdi'). I documenti protocollati e scansionati, nel rispetto dei precedenti parametri di produttivita' minima, devono essere resi disponibili entro le ore 10 del giorno successivo al ritiro. Si precisa che i costi di catalogazione, archiviazione e conservazione nei locali tecnici dell'affidatario per tutto il periodo contrattuale sono ricompresi all'interno del presente servizio. c) Integrazione dei servizi di gestione digitale della corrispondenza con l'applicativo di protocollo informatico in uso. d) Restituzione, al termine del contratto, del materiale archiviato e del catalogo informatico dell'archivio. Per le condizioni, i requisiti, le specifiche tecniche, le modalita', il piano di rilascio ed ogni ulteriore dettaglio, riguardo all'esatta prestazione del servizio, si rimanda ala Capitolato tecnico. II.1.5) Vocabolario comune per gli appalti (CPV): 72512000. II.1.6) Informazioni relative all'accordo sugli appalti pubblici (AAP). L'appalto e' disciplinato dall'accordo sugli appalti pubblici (AAP): si'. Sezione IV) Procedura. IV.1) Tipo di procedura. IV.1.1) Tipo di procedura: Aperta. IV.3.2) Pubblicazioni precedenti relative allo stesso appalto: si'. Bando di gara Numero dell'avviso nella GUUE: 2015/S 209379905 del: 28/10/2015. Sezione V) Aggiudicazione dell'appalto. Appalto n. 1. Lotto n. 1 Denominazione: Procedura aperta per l'affidamento dei servizi di Gestione Digitale e di Archiviazione della corrispondenza e dei documenti di Fondimpresa. V.1) Data della decisione di aggiudicazione dell'appalto: 23/03/2016. V.2) Informazioni sulle offerte: Numero di offerte pervenute: 12. V.3) Nome e recapito dell'operatore economico in favore del quale e' stata adottata la decisione di aggiudicazione dell'appalto: Denominazione ufficiale: S2i Italia S.r.l., Indirizzo postale: Via Laurentina n. 124, Citta': Pomezia, Codice postale: 00071, Paese: Italia (IT), Telefono: +35 069145171, Posta elettronica: s2i-italia@legalmail.it fax +35 0691968118. V.4) Informazione sul valore dell'appalto. Valore finale totale dell'appalto. Valore: 244.250,97. Valuta: EUR. IVA esclusa. V.5) Informazioni sui subappalti. E' possibile che l'appalto venga subappaltato: no. Sezione VI) Altre informazioni. VI.1) Informazioni sui fondi dell'Unione europea. L'appalto e' connesso ad un progetto e/o programma finanziato da fondi dell'Unione europea: no. VI.4) Data di spedizione per la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale dell'Unione Europea: 28/04/2016 - ID:2016-055337. Codice identificativo gara (CIG) 6440272893. Il direttore generale Paola Vitto TV16BGA5315